VNC QMS SOFT hoàn thiện hệ thống xếp hàng tự động & Kiosk tra cứu thông tin tại UBND xã Đại Thành Hà Nội

Giải pháp chuyển đổi số hành chính công hiệu quả

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn quốc, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động hành chính công không còn là xu hướng, mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc. Đặc biệt tại các bộ phận “một cửa” của UBND cấp xã, phường – nơi trực tiếp tiếp nhận và giải quyết thủ tục cho người dân – việc tối ưu quy trình phục vụ là yếu tố then chốt.

Mới đây, hệ thống xếp hàng tự động kết hợp Kiosk tra cứu thông tin và đánh giá mức độ hài lòng do VNC phát triển đã được triển khai thành công tại UBND xã Đại Thành – Hà Nội. Đây được xem là bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa dịch vụ công, nâng cao trải nghiệm người dân và hiệu quả vận hành của cơ quan nhà nước.

Tổng quan về hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT

Hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT là giải pháp công nghệ toàn diện, giúp:

• Quản lý luồng người dân đến giao dịch

• Giảm thời gian chờ đợi

• Tăng tính minh bạch trong phục vụ

• Nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính

Theo giới thiệu từ nhà cung cấp, hệ thống này tích hợp đầy đủ các thiết bị phần cứng và phần mềm, từ kiosk lấy số, màn hình hiển thị, phần mềm điều phối đến hệ thống đánh giá chất lượng phục vụ.

Cấu hình chi tiết hệ thống tại UBND xã Đại Thành

Hệ thống được thiết kế đồng bộ, tối ưu cho mô hình “một cửa”, bao gồm:

1. Kiosk lấy số thứ tự & tra cứu thông tin

• 01 trụ kiosk lấy số tự động

• 01 kiosk tra cứu thông tin tích hợp đánh giá hài lòng

• Thiết kế hiện đại, chất liệu thép sơn tĩnh điện

• Màn hình cảm ứng thân thiện với người dùng

Kiosk cho phép người dân:

• Chọn dịch vụ cần thực hiện

• Nhận số thứ tự nhanh chóng

• Tra cứu thông tin thủ tục hành chính

• Gửi phản hồi ngay sau khi giao dịch

Đây chính là điểm khác biệt lớn so với mô hình truyền thống.

2. Màn hình cảm ứng & hiển thị trung tâm

• 02 màn hình cảm ứng 24 inch Full HD

• Góc nhìn rộng, hiển thị rõ ràng

• 01–02 màn hình hiển thị trung tâm cho nhiều quầy

Các màn hình giúp:

• Hiển thị số thứ tự đang phục vụ

• Thông báo quầy giao dịch

• Hướng dẫn người dân

Thông tin được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo không xảy ra nhầm lẫn.

3. Máy in số thứ tự tốc độ cao

• Công nghệ in nhiệt trực tiếp

• Tốc độ lên đến 300mm/s

• Tự động cắt giấy

Máy in giúp:

• In số thứ tự nhanh

• Hạn chế ùn tắc tại khu vực lấy số

• Tăng trải nghiệm người dân

4. Hệ thống máy tính điều khiển

• CPU Core i3 / i5

• RAM từ 4GB – 16GB

• SSD tốc độ cao

Hệ thống đảm bảo:

• Xử lý dữ liệu nhanh

• Hoạt động ổn định

• Dễ dàng nâng cấp

5. Phần mềm xếp hàng tự động VNC QMS SOFT

Đây là “trái tim” của toàn bộ hệ thống, với hàng loạt tính năng nổi bật:

• Quản lý số thứ tự theo thời gian thực

• Hiển thị số đang chờ, đang phục vụ

• Cho phép gọi số linh hoạt (tuần tự, ưu tiên, bất kỳ)

• Chuyển quầy giao dịch không cần lấy lại số

• Hỗ trợ gọi hộ giữa các quầy

• Lưu trữ dữ liệu và xuất báo cáo chi tiết

Đặc biệt:

• Có thể gọi số trực tiếp từ trình duyệt web

• Hoạt động trên nền tảng cloud

• Không cần cài đặt phức tạp tại từng máy

6. Hệ thống âm thanh thông minh

• Ampli công suất lớn

• Loa chuyên dụng chất lượng cao

Hệ thống hỗ trợ:

• Gọi số tự động bằng giọng nói

• Thông báo rõ ràng, dễ nghe

Công nghệ Text-to-Speech giúp:

• Tự động chuyển văn bản thành giọng nói

• Linh hoạt thay đổi nội dung thông báo

7. Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng

Một điểm cực kỳ quan trọng trong cải cách hành chính:

• Ghi nhận đánh giá của người dân theo thời gian thực

• Cho phép góp ý trực tiếp

• Tổng hợp báo cáo chi tiết theo:

  • Cán bộ

  • Thời gian

  • Nội dung đánh giá

Dữ liệu có thể:

• Xuất file báo cáo

• Theo dõi từ xa

• Phục vụ công tác quản lý chất lượng

Nguyên lý hoạt động của hệ thống

Quy trình vận hành cực kỳ đơn giản:

1. Người dân đến UBND

2. Chọn dịch vụ trên kiosk

3. Nhận số thứ tự

4. Chờ hiển thị trên màn hình

5. Được gọi đến quầy tương ứng

6. Sau giao dịch → đánh giá chất lượng

Tất cả đều tự động, minh bạch, không chen lấn.

Lợi ích khi triển khai hệ thống xếp hàng tự động

1. Đối với người dân

• Không phải xếp hàng thủ công

• Biết rõ thời gian chờ

• Trải nghiệm hiện đại, chuyên nghiệp

• Có quyền đánh giá dịch vụ

2. Đối với UBND xã

• Giảm áp lực cho cán bộ

• Quản lý luồng người hiệu quả

• Minh bạch hóa quy trình

• Có dữ liệu để cải thiện chất lượng

3. Đối với công tác quản lý

• Báo cáo chi tiết theo ngày/tháng

• Phân tích hiệu suất từng quầy

• Phát hiện điểm nghẽn trong quy trình

• Hỗ trợ ra quyết định

Vai trò trong chuyển đổi số hành chính công

Hệ thống này không chỉ là thiết bị, mà là:

Một phần của chiến lược chuyển đổi số quốc gia

Nó giúp:

• Chuẩn hóa quy trình phục vụ

• Số hóa dữ liệu giao dịch

• Tăng tính minh bạch

• Nâng cao sự hài lòng của người dân

Tính linh hoạt và khả năng mở rộng

Hệ thống VNC QMS SOFT có thể:

• Mở rộng số lượng quầy

• Tích hợp thêm dịch vụ

• Kết nối với hệ thống khác

• Hoạt động không dây hoàn toàn

Ngoài ra:

• Có thể lấy số từ smartphone

• Phù hợp với nhiều mô hình khác nhau

Ứng dụng thực tế tại nhiều địa phương

Không chỉ tại Hà Nội, hệ thống này đã được triển khai tại:

• Hưng Yên

• Bắc Ninh

• Đồng Nai

• TP.HCM

Điều này chứng minh: Tính ổn định và hiệu quả thực tế của giải pháp

So sánh với phương pháp truyền thống

Vì sao UBND nên triển khai hệ thống này?

• Phù hợp chủ trương chuyển đổi số

• Chi phí hợp lý

• Hiệu quả rõ rệt

• Dễ triển khai, dễ sử dụng

Đặc biệt: Không cần thay đổi quá nhiều hạ tầng hiện có

Kết luận

Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động kết hợp kiosk tra cứu thông tin tại UBND xã Đại Thành – Hà Nội là minh chứng rõ ràng cho:

Sự chuyển mình mạnh mẽ của hành chính công trong thời đại số

Không chỉ giúp:

• Giảm tải áp lực

• Nâng cao hiệu quả làm việc

Mà còn:

• Tạo trải nghiệm hiện đại cho người dân

• Xây dựng hình ảnh chính quyền chuyên nghiệp, minh bạch