05/09/2025 11:05 | VNC QMS SOFT
Trong xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ tại các cơ quan hành chính, đơn vị công quyền và bộ phận một cửa, việc đầu tư các giải pháp công nghệ hiện đại để nâng cao chất lượng phục vụ người dân đang trở thành nhu cầu thiết yếu. Không chỉ dừng lại ở việc số hóa quy trình, nhiều địa phương hiện nay còn ưu tiên triển khai các hệ thống thông minh nhằm tối ưu vận hành, giảm áp lực cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ, đồng thời tạo ra trải nghiệm văn minh, minh bạch và chuyên nghiệp hơn cho người dân khi đến giao dịch.
Mới đây, VNC QMS đã hoàn thiện sản xuất, cung cấp và triển khai đồng bộ hệ thống xếp hàng tự động, Kiosk tra cứu thông tin và hệ thống đánh giá mức độ hài lòng tại Phường Vĩnh Phúc, tỉnh Phú Thọ. Đây là một trong những dự án có ý nghĩa thiết thực, góp phần hiện đại hóa bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, nâng cao hiệu quả phục vụ hành chính công, đồng thời thể hiện rõ định hướng ứng dụng công nghệ vào quản lý và điều hành tại địa phương. Theo nội dung trên trang của VNC, hệ thống được đăng ngày 05/09/2025, gồm trụ kiosk lấy số thứ tự, kiosk tra cứu thông tin, màn hình cảm ứng 24 inch, máy in nhiệt, cấu hình CPU Core i3, SSD 120GB, RAM 16GB và màn hình hiển thị trung tâm cho 06 quầy.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cấu hình hệ thống, vai trò của từng thiết bị, lợi ích thực tế khi triển khai cũng như lý do vì sao các cơ quan hành chính, UBND xã/phường, trung tâm hành chính công nên đầu tư các giải pháp như hệ thống lấy số thứ tự tự động, máy kiosk tra cứu thông tin và thiết bị đánh giá sự hài lòng của người dân.
Trong môi trường hành chính công, mỗi ngày bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải phục vụ số lượng lớn người dân đến thực hiện các thủ tục như xác nhận giấy tờ, đăng ký hành chính, chứng thực, hộ tịch, đất đai, các thủ tục liên quan đến bảo hiểm, lao động, cư trú hoặc nhiều dịch vụ công khác. Khi lượng người đến giao dịch tăng lên, việc tổ chức thứ tự phục vụ theo phương thức thủ công thường dễ xảy ra tình trạng chen lấn, khó kiểm soát luồng tiếp dân, mất thời gian hướng dẫn, đồng thời gây áp lực lớn cho cán bộ tại quầy.
Đó chính là lý do vì sao việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động không còn là giải pháp mang tính hỗ trợ đơn thuần, mà đã trở thành một thành phần quan trọng trong mô hình hành chính công hiện đại. Ở dự án tại Phường Vĩnh Phúc, VNC QMS đã cung cấp trọn bộ giải pháp đồng bộ, trong đó kết hợp giữa cấp số tự động, tra cứu thông tin chủ động và ghi nhận mức độ hài lòng sau giao dịch. Đây là cách tiếp cận toàn diện, bởi nó tác động đồng thời đến ba giai đoạn quan trọng trong quá trình phục vụ người dân:
Giai đoạn trước khi giao dịch: người dân tiếp cận thông tin, xác định đúng thủ tục cần làm.
Giai đoạn trong khi giao dịch: người dân lấy số, chờ gọi số theo đúng quy trình, giảm lộn xộn.
Giai đoạn sau khi giao dịch: người dân thực hiện đánh giá mức độ hài lòng, giúp đơn vị có dữ liệu cải thiện chất lượng phục vụ.
Theo thông tin công bố trên bài viết gốc của VNC, hệ thống bao gồm 01 trụ Kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1, 01 trụ kiosk tra cứu thông tin, 02 màn hình cảm ứng lấy số thứ tự 24 inch, 01 máy in nhiệt in số thứ tự, 02 bộ máy tính cấu hình Core i3, SSD 120GB, RAM 4GB, cùng 02 màn hiển thị số thứ tự trung tâm cho 06 quầy.
Việc đầu tư cấu hình như vậy cho thấy hệ thống không chỉ phục vụ mục tiêu gọi số đơn giản, mà còn hướng đến khả năng vận hành ổn định, hiển thị trực quan, thao tác dễ dùng và phù hợp với môi trường hành chính công có nhiều quầy giao dịch.
1. Trụ Kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1

Thiết bị đầu tiên và cũng là trung tâm của hệ thống là trụ kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1. Đây là thiết bị mà người dân sẽ tương tác trực tiếp ngay khi bước vào khu vực giao dịch. Theo bài viết gốc, trụ kiosk có kích thước 630 mm x 1.410 mm, chất liệu thép sơn bóng theo màu yêu cầu.
Điểm mạnh của một trụ kiosk lấy số thứ tự không chỉ nằm ở yếu tố thẩm mỹ, mà còn ở tính bền bỉ và phù hợp với môi trường sử dụng liên tục. Với chất liệu thép sơn bóng, kiosk có khả năng chịu lực tốt, dễ lau chùi, hạn chế trầy xước và giữ được tính chuyên nghiệp trong không gian công sở. Kích thước tiêu chuẩn giúp thiết bị đứng vững chắc, thao tác thuận tiện cho nhiều đối tượng người dùng, kể cả người lớn tuổi.
Khi sử dụng, người dân chỉ cần chạm vào màn hình để chọn dịch vụ cần thực hiện, sau đó hệ thống sẽ tự động in ra phiếu số thứ tự. Trên phiếu số có thể tích hợp các nội dung như tên đơn vị, loại dịch vụ, số thứ tự, thời gian lấy số hoặc các hướng dẫn cơ bản. Điều này giúp chuẩn hóa quy trình tiếp đón, đồng thời giảm đáng kể thời gian hướng dẫn thủ công từ cán bộ tiếp nhận.

Song song với trụ cấp số, VNC còn cung cấp 01 trụ kiosk tra cứu thông tin. Đây là thiết bị cực kỳ hữu ích trong mô hình hành chính hiện đại, bởi người dân không phải ai cũng nắm rõ quy trình, thành phần hồ sơ hay điều kiện giải quyết của từng thủ tục hành chính.
Kiosk tra cứu thông tin đóng vai trò như một “điểm hỗ trợ điện tử” ngay tại sảnh tiếp dân. Thông qua màn hình cảm ứng, người dân có thể tự tra cứu các nội dung cần thiết như:
Danh mục thủ tục hành chính.
Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị.
Quy trình thực hiện từng thủ tục.
Thời gian giải quyết hồ sơ.
Lệ phí, phí nếu có.
Biểu mẫu liên quan.
Thông tin hướng dẫn hoặc thông báo mới từ cơ quan.
Việc có kiosk tra cứu giúp giảm đáng kể áp lực cho bộ phận hướng dẫn, đặc biệt trong những khung giờ đông người. Thay vì hỏi trực tiếp nhiều lần, người dân có thể chủ động tìm hiểu thông tin trước, từ đó chuẩn bị hồ sơ đầy đủ hơn, hạn chế sai sót và giảm số lượt đi lại.
3. Màn hình cảm ứng 24 inch
Theo bài viết gốc, hệ thống được trang bị 02 màn hình cảm ứng lấy số thứ tự 24 inch, với các thông số như độ phân giải Full HD 1920x1080, tỷ lệ 16:9, tần số quét 75Hz, tấm nền VA, góc nhìn 178 độ ngang và dọc, hiển thị 16,7 triệu màu.
Đây là cấu hình hiển thị tốt cho môi trường làm việc hành chính. Màn hình 24 inch đủ lớn để hiển thị rõ ràng các mục dịch vụ, nút bấm, hướng dẫn sử dụng và thông tin hỗ trợ. Độ phân giải Full HD giúp nội dung sắc nét, dễ đọc, giảm nhầm lẫn khi thao tác. Tấm nền VA và góc nhìn rộng giúp người dân có thể quan sát rõ từ nhiều vị trí khác nhau, đặc biệt hữu ích ở khu vực đông người.
Màn hình cảm ứng là điểm chạm quan trọng giữa hệ thống và người dân. Một giao diện tốt, phản hồi mượt, bố cục hợp lý sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp ngay từ bước đầu tiên. Với cơ quan hành chính, đây không chỉ là thiết bị công nghệ mà còn là yếu tố thể hiện hình ảnh đơn vị văn minh, hiện đại, thân thiện với người dân.
4. Máy in nhiệt in số thứ tự
Không thể thiếu trong hệ thống cấp số là máy in nhiệt in số thứ tự. Theo thông tin từ bài viết của VNC, máy sử dụng phương thức in nhiệt trực tiếp, khổ giấy 80 mm, tốc độ in tối đa 300 mm/giây, hỗ trợ nhiều cổng giao tiếp như Serial, Parallel, USB, Ethernet, powered USB, đi kèm dao cắt tự động.
Máy in nhiệt có nhiều ưu điểm nổi bật:
Tốc độ in nhanh, đáp ứng tốt ở thời điểm cao điểm.
Không cần dùng mực, tiết kiệm chi phí vận hành.
Phiếu in rõ nét, dễ đọc.
Dao cắt tự động giúp phiếu được cắt gọn gàng, tăng tính chuyên nghiệp.
Hỗ trợ nhiều cổng kết nối nên linh hoạt trong triển khai hệ thống.
Trong môi trường hành chính công, nơi có thể tiếp nhận lượng lớn công dân theo từng khung giờ, tốc độ in và độ ổn định của máy in là yếu tố rất quan trọng. Một máy in chậm hoặc hay lỗi sẽ làm ùn tắc ngay từ khâu đầu vào. Vì vậy, việc lựa chọn máy in nhiệt tốc độ cao là một giải pháp phù hợp để đảm bảo trải nghiệm liên tục, thông suốt.
5. Bộ máy tính điều khiển trung tâm
Hệ thống sử dụng 02 CPU cấu hình Core i3, SSD 120GB, RAM 16GB. Đây là cấu hình đủ đáp ứng tốt cho các phần mềm điều khiển hệ thống xếp hàng tự động, hiển thị số thứ tự, đồng bộ gọi số và lưu trữ dữ liệu vận hành cơ bản.
Ổ cứng SSD mang lại tốc độ khởi động và truy xuất nhanh hơn so với HDD truyền thống, giúp hệ thống phản hồi ổn định, ít treo hoặc chậm trong quá trình sử dụng. Cấu hình này phù hợp cho các đơn vị hành chính cần một hệ thống vận hành bền bỉ, không đòi hỏi chi phí đầu tư quá lớn nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả thực tế.
6. Màn hình hiển thị số thứ tự trung tâm cho 06 quầy

Một phần quan trọng khác trong hệ thống là 02 màn hiển thị số thứ tự trung tâm cho 06 quầy. Thiết bị này giúp hiển thị công khai số đang được gọi, quầy phục vụ tương ứng và có thể kết hợp âm thanh thông báo để hướng dẫn người dân di chuyển đến đúng vị trí.
Trong thực tế, màn hình hiển thị trung tâm mang lại nhiều lợi ích rất rõ ràng:
Người dân dễ dàng theo dõi lượt gọi.
Giảm tình trạng tập trung đông trước quầy.
Tăng tính minh bạch trong phục vụ.
Hạn chế tranh cãi về việc đến trước hay sau.
Hỗ trợ cán bộ giao dịch làm việc có trật tự và chuyên nghiệp hơn.
Đặc biệt với mô hình có tới 06 quầy, màn hình hiển thị trung tâm đóng vai trò như “bảng điều phối” toàn bộ luồng giao dịch. Mọi hoạt động gọi số được hiển thị tập trung, trực quan, giúp không gian phục vụ trở nên khoa học và dễ kiểm soát hơn rất nhiều.
Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động tại UBND xã, phường, bộ phận một cửa, trung tâm hành chính công mang lại giá trị vượt xa chức năng lấy số đơn thuần. Dưới đây là những lợi ích nổi bật nhất.
Tạo môi trường giao dịch văn minh, trật tự
Lợi ích đầu tiên và dễ nhận thấy nhất là tạo ra một môi trường giao dịch có tổ chức. Người dân đến làm thủ tục không còn phải đứng xếp hàng thủ công, chen chúc hoặc lo lắng mất lượt. Tất cả được xử lý theo nguyên tắc cấp số, gọi số và hiển thị công khai. Điều này giúp giảm căng thẳng tại khu vực chờ và nâng cao hình ảnh của cơ quan nhà nước trong mắt người dân.
Nâng cao hiệu quả phục vụ tại quầy
Khi có hệ thống điều phối luồng người dân, cán bộ tại quầy sẽ tập trung hơn vào xử lý nghiệp vụ thay vì phải giải quyết những vấn đề phát sinh về thứ tự chờ. Quy trình làm việc nhờ đó trôi chảy, ít gián đoạn, giảm áp lực tâm lý cho nhân sự tiếp dân.
Minh bạch hóa quá trình tiếp nhận
Số thứ tự được cấp tự động, gọi công khai, hiển thị trên màn hình trung tâm nên tính minh bạch được nâng lên rõ rệt. Người dân có thể theo dõi tiến trình phục vụ và cảm thấy yên tâm hơn vì không xảy ra tình trạng ưu tiên thiếu công bằng hay bỏ sót lượt.
Giảm tải cho bộ phận hướng dẫn
Khi kết hợp với kiosk tra cứu thông tin, một phần đáng kể câu hỏi lặp lại từ người dân sẽ được giải quyết ngay tại sảnh. Người dân chủ động tra cứu hồ sơ, dịch vụ, quy trình trước khi vào quầy. Điều này giúp cán bộ hướng dẫn giảm tải công việc và dành thời gian xử lý những trường hợp cần hỗ trợ sâu hơn.
Tạo dữ liệu để quản lý và cải tiến chất lượng phục vụ
Khi tích hợp phần mềm quản lý, hệ thống có thể hỗ trợ ghi nhận nhiều dữ liệu vận hành như số lượt giao dịch, thời điểm đông khách, hiệu suất từng quầy, thời gian chờ trung bình hoặc các số liệu đánh giá sự hài lòng. Những dữ liệu này rất hữu ích cho lãnh đạo đơn vị trong việc điều phối nhân sự, đánh giá hiệu quả làm việc và cải tiến quy trình phục vụ.
Bên cạnh cấp số và tra cứu thông tin, hệ thống đánh giá mức độ hài lòng là một mảnh ghép quan trọng trong hành trình phục vụ người dân. Nếu hệ thống xếp hàng tự động giúp tối ưu quy trình phục vụ, thì hệ thống đánh giá sự hài lòng giúp đo lường chất lượng phục vụ trên thực tế.
Người dân sau khi hoàn tất giao dịch có thể đưa ra phản hồi trực tiếp thông qua thiết bị đánh giá. Tùy mô hình triển khai, việc đánh giá có thể thực hiện bằng nút nhấn, màn hình cảm ứng hoặc giao diện phần mềm, với các mức như hài lòng, bình thường, chưa hài lòng hoặc các thang đo chi tiết hơn.
Vì sao cần hệ thống đánh giá hài lòng?
Thứ nhất, đây là công cụ giúp cơ quan hành chính lắng nghe phản hồi khách quan từ người dân. Không phải mọi người dân đều sẵn sàng góp ý trực tiếp, nhưng khi có một thiết bị đánh giá nhanh, đơn giản, họ sẽ dễ chia sẻ cảm nhận hơn.
Thứ hai, dữ liệu đánh giá giúp lãnh đạo nắm được chất lượng phục vụ tại từng quầy, từng thời điểm hoặc từng nhóm dịch vụ. Từ đó, đơn vị có thể phát hiện sớm vấn đề và có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Thứ ba, việc công khai ứng dụng hệ thống đánh giá cũng thể hiện tinh thần cầu thị, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm. Đây là yếu tố rất quan trọng trong cải cách hành chính hiện nay.
Lợi ích của hệ thống đánh giá mức độ hài lòng
Ghi nhận phản hồi thực tế, nhanh chóng.
Tạo cơ sở dữ liệu cho công tác kiểm tra, giám sát.
Giúp nâng cao ý thức phục vụ của cán bộ, công chức.
Hỗ trợ xây dựng hình ảnh cơ quan thân thiện, chuyên nghiệp.
Góp phần cải thiện chỉ số hài lòng của người dân đối với dịch vụ công.
Trong nhiều năm trước, người dân khi đến làm thủ tục thường phải đọc bảng niêm yết, hỏi trực tiếp cán bộ hoặc tự dò tìm thông tin thủ công. Cách làm này vừa mất thời gian, vừa phụ thuộc nhiều vào sự hướng dẫn tại chỗ.
Sự xuất hiện của Kiosk tra cứu thông tin giúp thay đổi hoàn toàn trải nghiệm này. Chỉ với vài thao tác chạm đơn giản, người dân có thể tự tiếp cận thông tin mình cần. Đây là hướng đi rất phù hợp với chủ trương xây dựng chính quyền số, hành chính số và dịch vụ công hiện đại.
Những lợi ích nổi bật của kiosk tra cứu thông tin
Kiosk giúp người dân tiếp cận thông tin một cách trực quan, nhanh chóng và chủ động hơn. Đặc biệt với những đơn vị có nhiều nhóm thủ tục, nhiều quy trình khác nhau, kiosk sẽ là công cụ hỗ trợ hiệu quả để:
Hạn chế nhầm lẫn giữa các loại giấy tờ.
Giảm tỷ lệ thiếu hồ sơ khi nộp.
Rút ngắn thời gian hỏi đáp ban đầu.
Cải thiện trải nghiệm của người dân, nhất là ở nơi đông người.
Góp phần chuyên nghiệp hóa khu vực tiếp đón.
Ngoài ra, kiosk còn có thể được tùy biến giao diện theo nhu cầu của từng đơn vị, hiển thị logo, màu sắc nhận diện, danh mục thủ tục ưu tiên hoặc các thông báo quan trọng. Điều này giúp thiết bị vừa là công cụ tra cứu, vừa là điểm nhấn công nghệ trong không gian hành chính.
Việc chỉ đầu tư một phần riêng lẻ như cấp số thứ tự hoặc chỉ lắp màn hình hiển thị đôi khi chưa đủ để tạo ra thay đổi thực sự trong trải nghiệm của người dân. Giá trị lớn nhất nằm ở giải pháp đồng bộ, tức là kết nối giữa:
Hệ thống xếp hàng tự động.
Kiosk tra cứu thông tin.
Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng.
Phần mềm điều khiển và quản lý dữ liệu.
Khi các thành phần này được triển khai cùng nhau, đơn vị sẽ hình thành một quy trình khép kín, xuyên suốt từ lúc người dân bước vào đến khi hoàn tất giao dịch. Đây là mô hình phục vụ hiện đại, chuyên nghiệp và có tính mở rộng tốt.
Đối với cấp xã, phường hay bộ phận một cửa, đầu tư đồng bộ mang lại nhiều giá trị lâu dài:
Chuẩn hóa quy trình tiếp dân.
Hạn chế phụ thuộc vào thao tác thủ công.
Tăng khả năng kiểm soát và điều phối.
Tạo hình ảnh cơ quan hiện đại, thân thiện.
Hỗ trợ mục tiêu cải cách thủ tục hành chính và chuyển đổi số.
Có thể thấy VNC QMS cung cấp đa dạng giải pháp như hệ thống xếp hàng tự động, kiosk tra cứu thông tin, hệ thống đánh giá chất lượng phục vụ, sự hài lòng, cùng các thiết bị liên quan như máy lấy số, màn hiển thị tại quầy, màn hình trung tâm và phần mềm điều khiển.
Việc VNC trực tiếp hoàn thiện sản xuất, cung cấp và triển khai tại Phường Vĩnh Phúc cho thấy năng lực đáp ứng các dự án thực tế trong khối hành chính công. Một nhà cung cấp có kinh nghiệm triển khai thực tiễn thường sẽ hiểu rõ các yêu cầu đặc thù như:
Không gian sảnh tiếp dân.
Quy trình nghiệp vụ tại bộ phận một cửa.
Số lượng quầy giao dịch.
Nhu cầu hiển thị và gọi số rõ ràng.
Yêu cầu về độ bền thiết bị và vận hành ổn định.
Khả năng tùy biến giao diện và nội dung theo từng đơn vị.
Đây là yếu tố rất quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp cho các hệ thống phục vụ công dân, bởi sản phẩm không chỉ cần chạy được mà còn phải phù hợp với thực tế sử dụng hằng ngày.
Xu hướng chung hiện nay là xây dựng mô hình hành chính lấy người dân làm trung tâm. Muốn làm được điều đó, ngoài cải tiến thủ tục và con người, các đơn vị cũng cần chú trọng đầu tư hạ tầng công nghệ phục vụ trực tiếp quá trình tiếp dân.
Những hệ thống như máy lấy số thứ tự tự động, kiosk tra cứu thông tin, màn hình hiển thị gọi số, hệ thống đánh giá mức độ hài lòng sẽ ngày càng trở nên phổ biến vì chúng giải quyết đúng những “điểm đau” lớn nhất của khâu tiếp nhận hồ sơ:
Đông người vào giờ cao điểm.
Người dân chưa nắm rõ thủ tục.
Khó kiểm soát thứ tự phục vụ.
Thiếu công cụ đo lường chất lượng phục vụ.
Cần hiện đại hóa hình ảnh bộ phận một cửa.
Khi được triển khai hợp lý, các giải pháp này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn góp phần xây dựng niềm tin của người dân đối với cơ quan hành chính.
Dự án VNC QMS hoàn thiện sản xuất, cung cấp hệ thống xếp hàng tự động, Kiosk tra cứu thông tin và hệ thống đánh giá mức độ hài lòng tại Phường Vĩnh Phúc, tỉnh Phú Thọ là minh chứng rõ ràng cho xu hướng hiện đại hóa hành chính công bằng công nghệ. Theo bài viết gốc, hệ thống gồm kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1, kiosk tra cứu thông tin, 2 màn hình cảm ứng 24 inch Full HD, máy in nhiệt 80 mm tốc độ tối đa 300 mm/giây, 2 bộ CPU Core i3 SSD 120GB RAM 16GB và 2 màn hình hiển thị trung tâm cho 06 quầy.
Sự kết hợp giữa cấp số tự động, tra cứu thông tin chủ động và đánh giá sự hài lòng tạo nên một quy trình tiếp dân thông minh, khoa học và minh bạch hơn. Đây là giải pháp đặc biệt phù hợp cho UBND xã, phường, bộ phận một cửa, trung tâm hành chính công, đơn vị công quyền, cũng như nhiều mô hình phục vụ công dân khác.
Nếu xét về hiệu quả lâu dài, đầu tư vào hệ thống xếp hàng tự động và thiết bị hỗ trợ hành chính không chỉ giúp giảm tải cho bộ phận tiếp nhận mà còn nâng tầm hình ảnh chuyên nghiệp của đơn vị, tạo dựng môi trường làm việc văn minh và nâng cao mức độ hài lòng của người dân.
VNC hoàn thiện lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động tại PGD Quán Triều – CN VietinBank Thái Nguyên
VNC hoàn thiện lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động tại PGD Phú Lương – CN VietinBank Thái Nguyên
VNC hoàn thiện lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động tại PGD Chợ Thái – VietinBank Thái Nguyên
VNC hoàn thiện lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động tại PGD Tân Lập - CN Vietinbank Thái Nguyên
VNC Hoàn Thiện Sản Xuất Và Cung Cấp Máy In Số Thứ Tự VNC PR1 Tại Phòng Khám Mắt Minh Hiệp – Hưng Yên