VNC QMS hoàn thiện cung cấp hệ thống xếp hàng tự động và hệ thống đánh giá mức độ hài lòng tại UBND xã Nghĩa Trụ – Hưng Yên

Trong bối cảnh cải cách hành chính ngày càng được đẩy mạnh, việc ứng dụng công nghệ vào quy trình tiếp dân, giải quyết thủ tục hành chính và nâng cao chất lượng phục vụ đang trở thành yêu cầu thiết yếu tại các cơ quan nhà nước. Không chỉ dừng lại ở việc hiện đại hóa hình ảnh bộ phận một cửa, các giải pháp công nghệ còn góp phần tối ưu quy trình vận hành, giảm thời gian chờ đợi, hạn chế tình trạng lộn xộn và nâng cao trải nghiệm của người dân khi đến giao dịch.

Với định hướng đó, VNC QMS đã hoàn thiện sản xuất, cung cấp và triển khai hệ thống xếp hàng tự động cùng hệ thống đánh giá mức độ hài lòng tại UBND xã Nghĩa Trụ – Hưng Yên. Đây là một trong những dự án có ý nghĩa thực tiễn cao, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính công tại địa phương, hướng đến mô hình phục vụ chuyên nghiệp, minh bạch, văn minh và hiệu quả hơn.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về giải pháp mà VNC cung cấp, cấu hình hệ thống, lợi ích thực tế, quy trình vận hành cũng như lý do vì sao các đơn vị hành chính công ngày càng ưu tiên đầu tư hệ thống xếp hàng tự động cho UBND xã, máy lấy số thứ tự, kiosk tra cứu thông tin, và hệ thống đánh giá sự hài lòng của người dân.

Tổng quan dự án triển khai tại UBND xã Nghĩa Trụ – Hưng Yên

UBND xã Nghĩa Trụ là đơn vị hành chính địa phương thường xuyên tiếp nhận và xử lý nhiều nhu cầu của người dân như chứng thực hồ sơ, xác nhận giấy tờ, đăng ký hành chính, tư vấn thủ tục và các dịch vụ công liên quan. Khi số lượng người dân đến giao dịch tăng lên, mô hình phục vụ thủ công truyền thống dễ phát sinh một số bất cập như:

• Người dân phải chờ đợi lâu

• Khó kiểm soát thứ tự ưu tiên

• Cán bộ khó điều phối lưu lượng tiếp nhận

• Khu vực chờ dễ xảy ra chen lấn, mất trật tự

• Khó thống kê hiệu quả phục vụ

• Chưa có công cụ đo lường mức độ hài lòng một cách trực quan, minh bạch

Nhằm khắc phục những hạn chế đó, VNC đã triển khai trọn bộ giải pháp bao gồm:

• 01 trụ kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1

• 01 trụ kiosk tra cứu thông tin

• 01 màn hình cảm ứng lấy số thứ tự 24 inch

• 01 máy in nhiệt in số thứ tự

• 01 bộ CPU Core i3, SSD 120GB, RAM 16GB

• 01 màn hình hiển thị số thứ tự trung tâm 55 inch cho 11 quầy

• 01 phần mềm xếp hàng tự động VNC QMS SOFT

• Tích hợp giải pháp phục vụ quản lý thứ tự và hỗ trợ đánh giá chất lượng phục vụ

Đây là cấu hình phù hợp cho môi trường hành chính công cấp xã, nơi cần sự gọn gàng, dễ sử dụng, chi phí hợp lý nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ nhu cầu vận hành thực tế.

Hệ thống xếp hàng tự động là gì?

Hệ thống xếp hàng tự động là giải pháp công nghệ dùng để tổ chức, quản lý và điều phối thứ tự phục vụ của người dân hoặc khách hàng tại các điểm giao dịch. Thay vì phải đứng chờ, hỏi trực tiếp hoặc chen lấn để đến lượt, người dân chỉ cần thao tác trên màn hình cảm ứng để chọn loại dịch vụ, nhận số thứ tự và chờ gọi đến lượt theo trình tự hiển thị trên màn hình trung tâm.

Trong môi trường hành chính công, hệ thống này đóng vai trò như một “trợ lý điều phối thông minh”, giúp:

• Phân luồng người dân theo từng nhóm thủ tục

• Tự động cấp số thứ tự

• Hiển thị số đang phục vụ

• Gọi số bằng phần mềm

• Quản lý trạng thái từng quầy giao dịch

• Thống kê số lượng lượt tiếp nhận

• Hỗ trợ đánh giá chất lượng phục vụ sau giao dịch

Nhờ đó, quy trình phục vụ trở nên rõ ràng, khoa học và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Vì sao UBND xã cần hệ thống xếp hàng tự động?

Nhiều người thường cho rằng chỉ ngân hàng, bệnh viện hay trung tâm hành chính công cấp tỉnh, cấp huyện mới cần dùng hệ thống xếp hàng tự động. Thực tế, tại cấp xã, phường, nhu cầu này ngày càng rõ rệt, nhất là ở những địa phương có dân cư đông, khối lượng hồ sơ lớn hoặc đang hướng tới xây dựng chính quyền điện tử, cải cách hành chính mạnh mẽ.

1. Giảm tình trạng chờ đợi lộn xộn

Khi chưa có hệ thống lấy số tự động, người dân thường tập trung trước quầy, hỏi nhau xem ai đến trước, ai đến sau. Điều này dễ gây nhầm lẫn, tranh cãi và làm giảm hình ảnh chuyên nghiệp của cơ quan công quyền. Hệ thống cấp số giúp mọi lượt giao dịch được sắp xếp minh bạch, rõ ràng và công bằng.

2. Tạo môi trường giao dịch văn minh

Chỉ với một thao tác chọn dịch vụ trên kiosk cảm ứng, người dân sẽ nhận phiếu số thứ tự và ngồi chờ tại khu vực chờ. Việc gọi số được hiển thị công khai trên màn hình trung tâm, giúp không gian làm việc trở nên trật tự, yên tĩnh và hiện đại hơn.

3. Tăng hiệu quả làm việc cho cán bộ tiếp nhận

Khi quy trình điều phối được tự động hóa, cán bộ không phải liên tục giải thích, sắp xếp, gọi người dân thủ công. Điều này giúp tập trung hơn vào chuyên môn xử lý hồ sơ, giảm áp lực vận hành trong giờ cao điểm.

4. Dễ phân loại theo từng nhóm dịch vụ

Hệ thống có thể thiết lập nhiều loại dịch vụ khác nhau như chứng thực, hộ tịch, địa chính, tư pháp, hướng dẫn thủ tục… Người dân chọn đúng nhu cầu ngay từ đầu, giúp phân luồng khoa học và tránh ùn tắc cục bộ tại một quầy.

5. Hỗ trợ chuyển đổi số trong hành chính công

Việc triển khai kiosk, phần mềm điều phối, màn hình hiển thị và hệ thống đánh giá hài lòng chính là một bước tiến cụ thể trong quá trình số hóa hoạt động phục vụ công dân. Đây cũng là tiêu chí ngày càng được nhiều địa phương quan tâm trong xây dựng mô hình một cửa hiện đại.

Chi tiết cấu hình hệ thống VNC cung cấp tại UBND xã Nghĩa Trụ

Để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, dễ sử dụng và phù hợp với nhu cầu thực tế của địa phương, VNC đã cung cấp cấu hình thiết bị tương đối đồng bộ. Dưới đây là phân tích chi tiết từng thành phần.

1. Trụ kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1

Đây là thiết bị trung tâm để người dân thao tác nhận số thứ tự. Trụ kiosk được thiết kế dạng đứng, chắc chắn, phù hợp lắp đặt tại khu vực sảnh hoặc gần bộ phận tiếp đón.

Thông số nổi bật:

• Kích thước: 630mm x 1410mm (ngang x cao)

• Chất liệu: thép sơn bóng theo màu yêu cầu

• Thiết kế hiện đại, bền bỉ, phù hợp môi trường công sở

• Dễ tích hợp màn hình cảm ứng và máy in phiếu số thứ tự

Thiết bị không chỉ có chức năng lấy số mà còn góp phần tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho đơn vị triển khai.

2. Kiosk tra cứu thông tin

Song song với kiosk lấy số, hệ thống còn có 01 trụ kiosk tra cứu thông tin. Đây là thành phần rất hữu ích trong môi trường hành chính công vì giúp người dân:

• Tìm hiểu quy trình thủ tục

• Xem hướng dẫn hồ sơ cần chuẩn bị

• Tra cứu thông tin liên quan đến dịch vụ công

• Giảm tải cho bộ phận hướng dẫn trực tiếp

• Tăng tính chủ động cho người đến giao dịch

Kiosk tra cứu thông tin là một bước hỗ trợ quan trọng để người dân tiếp cận thủ tục hành chính dễ dàng hơn, hạn chế việc thiếu hồ sơ, đi lại nhiều lần hoặc hỏi đáp lặp đi lặp lại.

3. Màn hình cảm ứng lấy số thứ tự 24 inch

Màn hình cảm ứng là bộ phận tương tác chính để người dân thao tác chọn nhóm dịch vụ cần giao dịch.

Cấu hình được cung cấp:

• Kích thước màn hình: 24 inch

• Kiểu màn hình: màn hình phẳng

• Độ phân giải: Full HD 1920x1080

• Tỷ lệ màn hình: 16:9

• Tần số quét: 75Hz

• Tấm nền: VA

• Góc nhìn: 178 độ ngang / 178 độ dọc

• Khả năng hiển thị: 16.7 triệu màu

Với màn hình cảm ứng kích thước lớn, hiển thị sắc nét, giao diện thân thiện, người dân ở nhiều độ tuổi đều có thể dễ dàng thao tác. Đây là yếu tố rất quan trọng trong môi trường công, nơi có nhiều đối tượng sử dụng khác nhau.

4. Máy in nhiệt in số thứ tự

Sau khi chọn dịch vụ, hệ thống sẽ in phiếu số thứ tự để người dân theo dõi lượt giao dịch của mình.

Thông số chính:

• Phương thức in: in nhiệt trực tiếp

• Khổ giấy: 80mm

• Tốc độ in: tối đa 300mm/giây

• Cổng giao tiếp: Serial RS-232C, Parallel IEEE1284, USB, USB hub, Ethernet, powered USB

• Có dao cắt tự động

Máy in nhiệt tốc độ cao giúp việc cấp phiếu diễn ra nhanh chóng, hạn chế ùn ứ ở khu vực lấy số. Khổ giấy 80mm cũng đủ rộng để hiển thị rõ các thông tin cần thiết như:

• Tên đơn vị

• Số thứ tự

• Loại dịch vụ

• Thời gian lấy số

• Hướng dẫn chờ gọi số

• Thông điệp hỗ trợ người dân

5. Bộ xử lý trung tâm

Hệ thống sử dụng:

• CPU Core i3

• SSD 120GB

• RAM 4GB

Cấu hình này đáp ứng tốt nhu cầu vận hành phần mềm xếp hàng tự động trong môi trường hành chính công cấp xã. SSD giúp tăng tốc độ khởi động và xử lý dữ liệu, đồng thời nâng cao độ ổn định trong quá trình hoạt động liên tục.

6. Màn hình hiển thị số thứ tự trung tâm 55 inch

Đây là màn hình dùng để hiển thị số đang phục vụ, quầy tiếp nhận và thông tin liên quan tại khu vực chờ.

Cấu hình triển khai:

• 01 màn hình 55 inch

• Hiển thị số thứ tự cho 11 quầy

Màn hình lớn giúp người dân quan sát dễ dàng từ xa. Trong thực tế, ngoài hiển thị số thứ tự, hệ thống còn có thể tích hợp thêm:

• Tên quầy giao dịch

• Video tuyên truyền

• Thông báo nội bộ

• Hướng dẫn thủ tục

• Nội dung truyền thông cải cách hành chính

Điều này biến màn hình trung tâm không chỉ là thiết bị gọi số mà còn là công cụ truyền thông hữu ích cho đơn vị.

7. Phần mềm xếp hàng tự động VNC QMS SOFT

Phần mềm là “bộ não” điều phối toàn bộ hệ thống.

Đặc điểm:

• Hoạt động trên Windows 7 hoặc Windows 10 64 bit

• Điều khiển quy trình cấp số, gọi số, hiển thị số

• Quản lý trạng thái các quầy

• Hỗ trợ cấu hình nhóm dịch vụ

• Có khả năng thống kê, tổng hợp dữ liệu vận hành

Phần mềm tốt không chỉ giúp hệ thống chạy ổn định mà còn quyết định mức độ linh hoạt khi tùy biến theo nhu cầu từng đơn vị. Với các cơ quan hành chính, đây là yếu tố rất quan trọng vì quy trình tiếp dân có thể khác nhau theo từng địa phương.

Quy trình hoạt động của hệ thống xếp hàng tự động tại UBND xã

Một hệ thống tốt không chỉ mạnh về thiết bị mà còn phải vận hành đơn giản, dễ hiểu. Tại UBND xã Nghĩa Trụ, quy trình có thể diễn ra theo logic sau:

Bước 1: Người dân đến khu vực tiếp đón

Người dân tiếp cận kiosk lấy số hoặc kiosk tra cứu thông tin để tìm hiểu dịch vụ cần thực hiện.

Bước 2: Chọn loại dịch vụ trên màn hình cảm ứng

Trên giao diện màn hình sẽ hiển thị các nhóm dịch vụ hành chính tương ứng. Người dân chỉ cần chạm chọn đúng nội dung mình cần.

Bước 3: Hệ thống in phiếu số thứ tự

Sau khi chọn xong, máy in nhiệt sẽ in ra phiếu số thứ tự. Phiếu có thể bao gồm mã số, thời điểm lấy số và hướng dẫn chờ gọi.

Bước 4: Chờ hiển thị trên màn hình trung tâm

Người dân ngồi tại khu vực chờ và theo dõi màn hình 55 inch. Khi đến lượt, số thứ tự sẽ được hiển thị cùng thông tin quầy tiếp nhận tương ứng.

Bước 5: Cán bộ gọi số tại quầy

Cán bộ sử dụng phần mềm hoặc thiết bị điều khiển để gọi số tiếp theo. Mọi thao tác đều đồng bộ với màn hình trung tâm.

Bước 6: Người dân hoàn tất giao dịch

Sau khi giao dịch xong, người dân có thể thực hiện đánh giá mức độ hài lòng đối với chất lượng phục vụ nếu hệ thống đánh giá được tích hợp tại quầy hoặc khu vực phù hợp.

Toàn bộ quy trình trên giúp hoạt động tiếp nhận hồ sơ trở nên rõ ràng, trật tự và chuyên nghiệp hơn rất nhiều so với cách xếp hàng truyền thống.

Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng có vai trò gì?

Bên cạnh hệ thống xếp hàng tự động, hệ thống đánh giá mức độ hài lòng là một phần cực kỳ quan trọng trong cải cách hành chính hiện đại.

Nếu hệ thống xếp hàng giúp tổ chức quy trình phục vụ, thì hệ thống đánh giá hài lòng lại giúp đo lường chất lượng phục vụ thực tế dựa trên phản hồi trực tiếp từ người dân.

Ý nghĩa của hệ thống đánh giá hài lòng:

• Ghi nhận cảm nhận thực tế của người dân sau giao dịch

• Tăng tính minh bạch trong hoạt động tiếp dân

• Giúp lãnh đạo theo dõi chất lượng phục vụ theo thời gian

• Phát hiện điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình phục vụ

• Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ tiếp nhận

• Tạo cơ sở dữ liệu cho việc cải tiến dịch vụ công

Trong bối cảnh người dân ngày càng quan tâm đến chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, việc triển khai hệ thống đánh giá mức độ hài lòng không chỉ là giải pháp công nghệ mà còn là thông điệp rõ ràng về tinh thần phục vụ.

Lợi ích thực tế khi triển khai tại bộ phận một cửa cấp xã

Việc đầu tư hệ thống xếp hàng tự động và hệ thống đánh giá hài lòng tại UBND xã mang lại nhiều lợi ích thiết thực, không chỉ cho người dân mà còn cho đội ngũ cán bộ và lãnh đạo đơn vị.

Đối với người dân

Trải nghiệm tốt hơn

Người dân không còn phải đứng chờ mệt mỏi hay băn khoăn về thứ tự. Việc lấy số tự động tạo cảm giác được phục vụ theo quy trình rõ ràng, công bằng.

Dễ tiếp cận thông tin

Với kiosk tra cứu thông tin, người dân có thể chủ động tìm hiểu thủ tục, giấy tờ cần thiết, hạn chế phải hỏi nhiều nơi.

Tiết kiệm thời gian

Quy trình nhanh gọn giúp giảm thời gian chờ, đặc biệt trong các khung giờ cao điểm hoặc vào những ngày có lượng giao dịch lớn.

Tăng sự hài lòng

Một môi trường giao dịch hiện đại, có trật tự, dễ theo dõi và có quyền đánh giá chất lượng phục vụ chắc chắn sẽ nâng cao mức độ tin tưởng của người dân đối với cơ quan hành chính.

Đối với cán bộ, công chức

Giảm áp lực điều phối thủ công

Không cần gọi tên, sắp xếp người dân bằng cách thủ công, cán bộ có thể tập trung vào khâu xử lý hồ sơ và tư vấn chuyên môn.

Hạn chế nhầm lẫn

Số thứ tự, quầy giao dịch, lượt gọi đều được đồng bộ qua hệ thống nên giảm sai sót trong quá trình tiếp nhận.

Nâng cao tính chuyên nghiệp

Khi có công nghệ hỗ trợ, quá trình phục vụ sẽ nhất quán hơn, tạo phong cách làm việc khoa học, hiện đại.

Đối với lãnh đạo đơn vị

Dễ kiểm soát hiệu quả phục vụ

Thông qua dữ liệu hệ thống, lãnh đạo có thể đánh giá lưu lượng giao dịch, mức độ đáp ứng, tần suất phục vụ và phản hồi của người dân.

Hỗ trợ công tác cải cách hành chính

Đây là minh chứng trực quan cho việc áp dụng công nghệ vào phục vụ dân, phù hợp với mục tiêu cải cách và chuyển đổi số.

Nâng cao hình ảnh đơn vị

Một bộ phận một cửa hiện đại, có màn hình gọi số, kiosk cảm ứng, hệ thống đánh giá hài lòng sẽ tạo ấn tượng tích cực và chuyên nghiệp hơn nhiều.

Vì sao nên chọn VNC là đơn vị cung cấp hệ thống xếp hàng tự động?

Trên thị trường hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp thiết bị lấy số thứ tự, nhưng với các dự án cho cơ quan hành chính công, việc lựa chọn nhà cung cấp không chỉ dựa vào giá mà còn phụ thuộc vào năng lực sản xuất, triển khai, bảo hành và khả năng tùy biến hệ thống.

1. Chủ động sản xuất và cung cấp giải pháp

VNC có định hướng rõ ràng trong lĩnh vực hệ thống xếp hàng tự động, hệ thống đánh giá mức độ hài lòng, kiosk tra cứu thông tin và các giải pháp phục vụ hành chính công.

2. Hệ thống đồng bộ

Từ kiosk, màn hình cảm ứng, phần mềm, máy in số thứ tự đến màn hình hiển thị trung tâm đều được xây dựng theo hướng đồng bộ, dễ triển khai và vận hành ổn định.

3. Dễ tùy chỉnh theo nhu cầu

Mỗi UBND xã, phường hay trung tâm hành chính có cách tổ chức quầy và nhóm dịch vụ khác nhau. Giải pháp của VNC có thể điều chỉnh để phù hợp mô hình thực tế của từng đơn vị.

4. Phù hợp môi trường hành chính công

Thiết kế thiết bị, giao diện phần mềm và quy trình vận hành đều hướng đến sự đơn giản, dễ dùng, thuận tiện cho cả cán bộ lẫn người dân.

5. Hỗ trợ nâng cao hình ảnh cải cách hành chính

Việc triển khai một hệ thống hiện đại không chỉ đáp ứng nhu cầu vận hành mà còn giúp đơn vị thể hiện quyết tâm đổi mới, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm.