05/09/2025 11:16 | VNC QMS SOFT
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang được đẩy mạnh trên toàn quốc, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động tiếp dân, giải quyết thủ tục hành chính và nâng cao chất lượng phục vụ ngày càng trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các cơ quan nhà nước. Không chỉ dừng lại ở mục tiêu giảm tải cho cán bộ, công chức, các đơn vị hành chính hiện nay còn hướng đến một mô hình làm việc chuyên nghiệp hơn, minh bạch hơn và thuận tiện hơn cho người dân.
Một trong những giải pháp đang được nhiều đơn vị lựa chọn là hệ thống xếp hàng tự động kết hợp kiosk tra cứu thông tin và hệ thống đánh giá mức độ hài lòng. Đây là mô hình công nghệ giúp tối ưu hóa quy trình tiếp nhận hồ sơ, điều phối lượt phục vụ, hỗ trợ người dân tra cứu thông tin nhanh chóng, đồng thời thu thập phản hồi thực tế về chất lượng phục vụ tại điểm giao dịch.
Mới đây, VNC QMS đã hoàn thiện sản xuất và cung cấp hệ thống xếp hàng tự động, kiosk tra cứu thông tin cùng các thiết bị liên quan cho UBND phường Chợ Lớn, TP. Hồ Chí Minh. Hệ thống được thiết kế nhằm phục vụ nhu cầu tiếp dân theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp, giảm thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm của người dân khi đến làm thủ tục hành chính. Theo thông tin trên bài đăng của VNC, cấu hình hệ thống gồm 01 trụ kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1, 01 trụ kiosk tra cứu thông tin, 02 màn hình cảm ứng 24 inch, 01 máy in nhiệt in số thứ tự, 02 CPU Core i3, SSD 120GB, RAM 8GB và 01 màn hiển thị số thứ tự trung tâm cho 10 quầy.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về dự án này, ý nghĩa của việc triển khai hệ thống tại UBND phường, cấu hình thiết bị, lợi ích thực tế cũng như lý do vì sao mô hình này đang trở thành xu hướng tất yếu trong cải cách hành chính.
Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động tại UBND phường Chợ Lớn cho thấy xu hướng hiện đại hóa quy trình phục vụ công dân đang được quan tâm mạnh mẽ. Thay vì để người dân đến trực tiếp rồi chờ đợi theo cách thủ công, gọi tên hoặc xếp hàng lộn xộn, hệ thống mới cho phép việc tiếp nhận lượt giao dịch diễn ra theo trình tự rõ ràng, minh bạch và dễ kiểm soát hơn.
Trong môi trường hành chính công, lượng người dân đến làm việc mỗi ngày thường không đồng đều, có thời điểm rất đông. Nếu không có giải pháp điều phối hợp lý, khu vực tiếp dân dễ xảy ra tình trạng ùn ứ, chen lấn, khó kiểm soát thứ tự ưu tiên, đồng thời tạo áp lực lớn lên bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Khi đó, một hệ thống lấy số thứ tự tự động không chỉ là thiết bị công nghệ, mà còn là công cụ tổ chức vận hành hiệu quả.
Dự án do VNC QMS hoàn thiện sản xuất và cung cấp bao gồm các hạng mục chính như kiosk lấy số, kiosk tra cứu thông tin, màn hình cảm ứng, máy in số thứ tự, CPU điều khiển và màn hình hiển thị trung tâm. Những thành phần này phối hợp với nhau tạo thành một hệ sinh thái tiếp dân thông minh, giúp cơ quan hành chính vận hành khoa học và chuyên nghiệp hơn. Nội dung gốc từ website VNC xác nhận rõ các thành phần này trong cấu hình hệ thống được triển khai cho UBND phường Chợ Lớn.
Điểm đáng chú ý là mô hình này không chỉ phục vụ mục tiêu xếp hàng, mà còn hướng đến trải nghiệm toàn diện hơn cho người dân. Khi đến UBND, người dân có thể lấy số thứ tự nhanh chóng trên kiosk, tra cứu thông tin cần thiết trước khi nộp hồ sơ, theo dõi lượt gọi trên màn hình hiển thị, và sau khi giao dịch xong có thể phản hồi về chất lượng phục vụ thông qua hệ thống đánh giá mức độ hài lòng.
Đây là một bước tiến rõ rệt trong quá trình xây dựng môi trường hành chính công văn minh, hiện đại và lấy người dân làm trung tâm.
Theo nội dung công bố trên website VNC, hệ thống được hoàn thiện và cung cấp cho UBND phường Chợ Lớn bao gồm các thiết bị chính sau đây: 01 trụ kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1, 01 trụ kiosk tra cứu thông tin, 02 màn hình cảm ứng 24 inch, 01 máy in nhiệt in số thứ tự, 02 bộ CPU cấu hình Core i3/SSD 120GB/RAM 8GB, và 01 màn hình hiển thị số thứ tự trung tâm cho 10 quầy.
1. Trụ kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1
Đây là thiết bị trung tâm trong hệ thống xếp hàng tự động. Người dân khi đến giao dịch sẽ thao tác trực tiếp trên kiosk để chọn nhóm dịch vụ cần thực hiện, sau đó máy sẽ in ra phiếu số thứ tự tương ứng.
Kiosk lấy số có vai trò rất quan trọng vì nó là điểm bắt đầu của toàn bộ quy trình tiếp nhận. Một kiosk được thiết kế tốt cần đảm bảo các yếu tố như dễ sử dụng, giao diện rõ ràng, thao tác nhanh, độ bền cao và hoạt động ổn định trong môi trường công cộng. Theo thông tin từ bài gốc, trụ kiosk có kích thước 630 mm x 1.410 mm, chất liệu thép sơn bóng theo màu yêu cầu. Điều này cho thấy thiết bị được thiết kế theo hướng chắc chắn, phù hợp lắp đặt lâu dài tại cơ quan hành chính.
2. Trụ kiosk tra cứu thông tin
Bên cạnh kiosk lấy số, hệ thống còn có 01 trụ kiosk tra cứu thông tin. Đây là thiết bị giúp người dân chủ động tìm hiểu các nội dung cần thiết như thủ tục hành chính, danh mục hồ sơ, hướng dẫn biểu mẫu, quy trình xử lý hoặc các thông báo từ cơ quan chức năng.
Việc bố trí kiosk tra cứu thông tin mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Thứ nhất, người dân có thể tự xem trước thông tin cần thiết mà không phải hỏi trực tiếp cán bộ ở từng khâu, từ đó giảm áp lực hướng dẫn thủ công. Thứ hai, thông tin được hiển thị thống nhất và cập nhật đồng bộ giúp hạn chế sai lệch trong quá trình tư vấn. Thứ ba, người dân cảm thấy chủ động hơn khi thực hiện thủ tục.
Trong bối cảnh nhiều đơn vị hành chính đang hướng tới mô hình “một cửa điện tử”, kiosk tra cứu thông tin không chỉ là thiết bị bổ trợ, mà thực sự là thành phần quan trọng giúp nâng cao tính minh bạch và khả năng tiếp cận thông tin công.
3. Màn hình cảm ứng lấy số thứ tự 24 inch
Hệ thống được trang bị 02 màn hình cảm ứng 24 inch. Theo thông tin công bố, các màn hình này có cấu hình gồm: kích thước 24 inch, màn hình phẳng, độ phân giải Full HD 1920x1080, tỷ lệ 16:9, tần số quét 75Hz, tấm nền VA, góc nhìn 178 độ và khả năng hiển thị 16,7 triệu màu.
Với thông số này, có thể thấy VNC sử dụng màn hình đủ lớn để hiển thị giao diện thao tác rõ ràng, màu sắc tốt và góc nhìn rộng, phù hợp với không gian công cộng. Màn hình cảm ứng 24 inch là lựa chọn hợp lý vì vừa đảm bảo trải nghiệm thao tác thoải mái, vừa tạo cảm giác hiện đại, chuyên nghiệp cho khu vực tiếp dân.
Khi người dân đứng trước kiosk, giao diện trực quan trên màn hình cảm ứng giúp họ dễ dàng chọn dịch vụ, nhận hướng dẫn từng bước và hoàn tất việc lấy số nhanh chóng. Điều này đặc biệt quan trọng với môi trường hành chính công, nơi có nhiều nhóm người dùng khác nhau, bao gồm cả người lớn tuổi hoặc người không quen thao tác với thiết bị điện tử.
4. Máy in nhiệt in số thứ tự
Một thành phần không thể thiếu trong hệ thống là 01 máy in nhiệt in số thứ tự. Bài viết gốc cho biết máy sử dụng phương thức in nhiệt trực tiếp, khổ giấy 80 mm, tốc độ in tối đa 300 mm/giây, hỗ trợ nhiều cổng giao tiếp như Serial, Parallel, USB, Ethernet, powered USB, đồng thời có dao cắt tự động.
Máy in nhiệt là giải pháp phù hợp cho hệ thống xếp hàng vì tốc độ cao, vận hành êm, ít phải bảo trì và tiết kiệm chi phí vật tư hơn so với nhiều hình thức in khác. Phiếu số thứ tự được in rõ ràng, nhanh, giúp người dân nhận phiếu chỉ trong vài giây sau khi thao tác chọn dịch vụ.
Với tốc độ in lớn và hỗ trợ đa dạng cổng giao tiếp, thiết bị này có khả năng hoạt động ổn định trong môi trường có cường độ sử dụng cao. Dao cắt tự động cũng góp phần tăng trải nghiệm người dùng, tránh việc xé giấy thủ công gây bất tiện hoặc mất thẩm mỹ.
5. CPU điều khiển hệ thống
Theo nguồn từ VNC, hệ thống sử dụng 02 CPU Core i3, SSD 120GB, RAM 8GB. Đây là cấu hình đủ tốt để vận hành phần mềm quản lý xếp hàng, hiển thị số thứ tự, xử lý dữ liệu gọi số và đồng bộ thông tin giữa các thiết bị trong hệ thống.
Việc dùng ổ cứng SSD giúp hệ thống khởi động nhanh, phản hồi tốt và ổn định hơn so với ổ HDD truyền thống. RAM 8GB cũng là mức phù hợp cho môi trường ứng dụng phần mềm quản lý tại cơ quan hành chính. Hai bộ CPU cho thấy hệ thống có sự phân chia nhiệm vụ vận hành hoặc dự phòng, giúp đảm bảo tính liên tục và ổn định trong khai thác thực tế.
6. Màn hình hiển thị số thứ tự trung tâm cho 10 quầy
Hệ thống còn được trang bị 01 màn hiển thị số thứ tự trung tâm cho 10 quầy. Đây là thiết bị giúp người dân theo dõi lượt gọi số và biết chính xác mình cần đến quầy nào khi đến lượt.
Trong một khu vực tiếp dân có nhiều quầy xử lý hồ sơ, màn hình hiển thị trung tâm đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Nó giúp đồng bộ thông tin gọi số, hạn chế việc gọi nhầm, bỏ sót hoặc gây nhầm lẫn giữa các khu vực giao dịch. Đồng thời, khi được kết hợp cùng âm thanh gọi số, màn hình trung tâm tạo nên một quy trình phục vụ chuyên nghiệp, rõ ràng và dễ quan sát.
Giảm tình trạng chen lấn, lộn xộn tại khu vực tiếp dân
Một trong những vấn đề phổ biến tại các điểm giao dịch hành chính là người dân tập trung đông vào cùng một thời điểm, dẫn đến tình trạng đứng chờ không theo hàng lối, hỏi thông tin nhiều lần hoặc khó xác định ai đến trước, ai đến sau. Hệ thống xếp hàng tự động giúp giải quyết triệt để tình trạng này bằng cách số hóa quy trình tiếp nhận.
Mỗi người dân khi đến chỉ cần thao tác lấy số, sau đó ngồi chờ đến lượt theo thông báo trên màn hình. Mọi thứ diễn ra rõ ràng, có trình tự, hạn chế tối đa tranh cãi hoặc bức xúc do chờ đợi.
Tăng tính minh bạch trong phục vụ hành chính
Ở các cơ quan hành chính, tính minh bạch là yếu tố rất quan trọng. Khi áp dụng hệ thống lấy số thứ tự và gọi số tự động, thứ tự phục vụ được thể hiện công khai, giúp người dân dễ dàng theo dõi. Điều này góp phần nâng cao niềm tin của người dân đối với quy trình tiếp nhận hồ sơ.
Minh bạch không chỉ ở việc “ai đến trước phục vụ trước”, mà còn thể hiện ở cách cơ quan tổ chức hoạt động bài bản, có dữ liệu, có màn hình hiển thị, có hệ thống điều phối rõ ràng.
Nâng cao trải nghiệm của người dân
Người dân ngày nay không chỉ quan tâm đến việc giải quyết thủ tục nhanh hay chậm, mà còn chú ý đến trải nghiệm tổng thể khi đến giao dịch. Một không gian có kiosk hướng dẫn, có màn hình hiển thị rõ ràng, có phiếu số thứ tự, có tra cứu thông tin tự động sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp và hiện đại hơn rất nhiều so với quy trình thủ công.
Việc triển khai kiosk tra cứu thông tin còn giúp người dân chuẩn bị hồ sơ tốt hơn, hạn chế thiếu sót giấy tờ và giảm thời gian hỏi đáp lặp đi lặp lại tại quầy.
Hỗ trợ cán bộ, công chức làm việc hiệu quả hơn
Không chỉ người dân được hưởng lợi, chính đội ngũ cán bộ tiếp dân cũng được hỗ trợ đáng kể khi hệ thống được đưa vào sử dụng. Thay vì phải liên tục hướng dẫn thứ tự chờ, giải thích ai đến trước ai đến sau hoặc gọi tên thủ công, cán bộ có thể tập trung xử lý hồ sơ chuyên môn.
Hệ thống tự động hóa một phần quy trình tiếp nhận, nhờ đó giảm áp lực cho bộ phận một cửa và tăng hiệu suất làm việc chung.
Thu thập dữ liệu phục vụ công tác quản lý và cải tiến chất lượng
Khi triển khai đồng bộ cùng hệ thống đánh giá mức độ hài lòng, đơn vị quản lý có thể thu thập phản hồi thực tế từ người dân sau giao dịch. Đây là nguồn dữ liệu rất quan trọng để đánh giá thái độ phục vụ, thời gian xử lý, chất lượng hướng dẫn và mức độ hài lòng tổng thể.
Những dữ liệu này có thể dùng để điều chỉnh quy trình, nâng cao chất lượng cán bộ, cải thiện cơ sở vật chất và phục vụ công tác báo cáo quản lý trong dài hạn.
Trong nhiều bài toán chuyển đổi số ở cấp xã, phường, quận, huyện, người ta thường chú ý trước tiên đến phần mềm nghiệp vụ hoặc cổng dịch vụ công trực tuyến. Tuy nhiên, tại điểm tiếp dân trực tiếp, kiosk tra cứu thông tin lại là một mắt xích rất thực tế và hiệu quả.
Thiết bị này giúp người dân:
tra cứu thủ tục hành chính,
xem thành phần hồ sơ cần chuẩn bị,
đọc hướng dẫn biểu mẫu,
nắm quy trình xử lý,
tìm hiểu các thông báo, quy định hoặc thông tin tuyên truyền.
Khi thông tin được đưa lên kiosk, cơ quan hành chính không còn phụ thuộc hoàn toàn vào khâu hướng dẫn miệng. Điều này giảm tải cho cán bộ, đồng thời tạo ra một chuẩn thông tin thống nhất, dễ cập nhật và dễ tiếp cận.
Ở góc độ hình ảnh đơn vị, kiosk tra cứu còn thể hiện rõ tinh thần hiện đại hóa, chuyên nghiệp hóa và phục vụ người dân theo hướng chủ động hơn.
Dù tiêu đề bài gốc nhắc đến hệ thống đánh giá mức độ hài lòng, phần cấu hình hiển thị trên trang chủ yếu mô tả nhóm thiết bị kiosk, màn hình, máy in và màn hình hiển thị trung tâm. Dù vậy, xét trong tổng thể giải pháp mà VNC cung cấp cho các đơn vị hành chính, hệ thống đánh giá mức độ hài lòng là một thành phần rất có giá trị.
Khác với cách khảo sát thủ công, hệ thống điện tử cho phép người dân đánh giá ngay sau khi giao dịch hoàn tất. Thao tác nhanh, đơn giản và có thể thực hiện ngay tại quầy hoặc khu vực lối ra. Phản hồi này giúp đơn vị nắm được chất lượng phục vụ theo thời gian thực.
Các tiêu chí đánh giá thường xoay quanh:
thái độ phục vụ,
thời gian giải quyết,
mức độ rõ ràng trong hướng dẫn,
sự hài lòng chung.
Khi được tích hợp tốt, hệ thống đánh giá không chỉ mang tính hình thức, mà trở thành công cụ quản trị rất hữu ích để đo lường hiệu quả cải cách hành chính.
Phù hợp với mục tiêu chuyển đổi số
Chuyển đổi số không chỉ là đưa hồ sơ lên môi trường mạng, mà còn bao gồm cả việc số hóa trải nghiệm của người dân tại điểm giao dịch trực tiếp. Hệ thống xếp hàng tự động là một trong những bước đi thiết thực nhất vì dễ thấy hiệu quả ngay, dễ đo lường và tác động trực tiếp tới chất lượng phục vụ.
Dễ triển khai, hiệu quả rõ ràng
So với nhiều giải pháp công nghệ khác, hệ thống xếp hàng có chi phí đầu tư hợp lý hơn và hiệu quả mang lại rất rõ rệt. Người dân nhìn thấy ngay sự thay đổi, cán bộ cũng cảm nhận được sự thuận lợi trong vận hành.
Tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho đơn vị
Một bộ phận một cửa có kiosk hiện đại, màn hình hiển thị rõ ràng, quy trình gọi số bài bản luôn tạo ấn tượng tốt hơn nhiều so với mô hình phục vụ thủ công. Đây không chỉ là bài toán vận hành, mà còn là bài toán hình ảnh, uy tín và chất lượng dịch vụ công.
Từ nội dung trên website, có thể thấy VNC hoạt động trong nhiều nhóm giải pháp như hệ thống xếp hàng tự động, hệ thống đánh giá mức độ hài lòng và kiosk tra cứu thông tin. Điều này cho thấy doanh nghiệp có định hướng rõ ràng trong lĩnh vực công nghệ phục vụ giao dịch công cộng.
Các giải pháp như VNC QMS có thể ứng dụng ở nhiều môi trường:
UBND xã, phường, quận, huyện,
trung tâm hành chính công,
bệnh viện, phòng khám,
ngân hàng,
đơn vị điện lực, bảo hiểm, viễn thông,
trung tâm dịch vụ khách hàng.
Điểm mạnh của mô hình này là khả năng tùy biến theo nhu cầu từng đơn vị. Có nơi chỉ cần lấy số và gọi số. Có nơi cần thêm kiosk tra cứu. Có nơi muốn tích hợp đánh giá hài lòng và báo cáo dữ liệu. Việc xây dựng hệ thống theo nhu cầu thực tế giúp tối ưu chi phí đầu tư mà vẫn đảm bảo hiệu quả khai thác.
Việc VNC QMS hoàn thiện sản xuất và cung cấp hệ thống xếp hàng tự động, kiosk tra cứu thông tin và các thiết bị liên quan cho UBND phường Chợ Lớn, TP. Hồ Chí Minh là một ví dụ tiêu biểu cho xu hướng hiện đại hóa hoạt động tiếp dân trong cơ quan hành chính. Theo nội dung công bố, hệ thống gồm 01 trụ kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1, 01 trụ kiosk tra cứu thông tin, 02 màn hình cảm ứng 24 inch, 01 máy in nhiệt in số thứ tự, 02 CPU Core i3/SSD 120GB/RAM 8GB và 01 màn hiển thị số thứ tự trung tâm cho 10 quầy.
Đây không chỉ là một dự án cung cấp thiết bị, mà còn là bước tiến quan trọng trong việc xây dựng môi trường hành chính công chuyên nghiệp, minh bạch và thân thiện hơn với người dân. Khi được triển khai đúng cách, hệ thống giúp giảm tải khu vực tiếp dân, rút ngắn thời gian chờ, tăng tính minh bạch, nâng cao trải nghiệm người dân và hỗ trợ cơ quan quản lý cải thiện chất lượng phục vụ một cách thực chất.
Trong tương lai, những mô hình như thế này sẽ ngày càng trở nên phổ biến tại các đơn vị hành chính, bởi nó đáp ứng đúng ba yêu cầu lớn nhất của cải cách hiện nay: hiệu quả vận hành, minh bạch quy trình và nâng cao sự hài lòng của người dân.
VNC hoàn thiện lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động tại PGD Quán Triều – CN VietinBank Thái Nguyên
VNC hoàn thiện lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động tại PGD Phú Lương – CN VietinBank Thái Nguyên
VNC hoàn thiện lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động tại PGD Chợ Thái – VietinBank Thái Nguyên
VNC hoàn thiện lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động tại PGD Tân Lập - CN Vietinbank Thái Nguyên
