VNC QMS hoàn thiện sản xuất, cung cấp hệ thống xếp hàng tự động, hệ thống đánh giá mức độ hài lòng tin tại xã Nguyễn Lương Bằng, tỉnh Hải Phòng

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn quốc, các cơ quan hành chính nhà nước ngày càng chú trọng đầu tư vào hạ tầng công nghệ nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dân, tổ chức và doanh nghiệp. Một trong những giải pháp đang được nhiều đơn vị ưu tiên triển khai hiện nay chính là hệ thống xếp hàng tự động kết hợp với hệ thống đánh giá mức độ hài lòng.

Mới đây, VNC QMS SOFT đã hoàn thiện sản xuất, cung cấp và triển khai thành công hệ thống xếp hàng tự động cùng hệ thống đánh giá mức độ hài lòng tại xã Nguyễn Lương Bằng, tỉnh Hải Phòng. Đây là một trong những công trình tiêu biểu, thể hiện năng lực của VNC trong việc cung cấp các giải pháp công nghệ phục vụ lĩnh vực hành chính công, góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch, văn minh và hiệu quả hơn.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về dự án, cấu hình hệ thống, lợi ích mang lại cũng như lý do vì sao giải pháp xếp hàng tự động VNC QMS SOFT đang ngày càng được tin dùng tại các cơ quan nhà nước, trung tâm hành chính công, UBND xã, phường, bệnh viện, ngân hàng và nhiều đơn vị dịch vụ khác.

Tổng quan dự án triển khai tại xã Nguyễn Lương Bằng, tỉnh Hải Phòng

Việc triển khai hệ thống lấy số thứ tự tự động tại xã Nguyễn Lương Bằng không chỉ mang ý nghĩa đầu tư về mặt thiết bị, mà còn là bước tiến quan trọng trong việc chuẩn hóa quy trình tiếp nhận – xử lý – trả kết quả hồ sơ hành chính.

Tại nhiều bộ phận một cửa, một trong những vấn đề thường gặp là tình trạng người dân đến giao dịch cùng lúc, khó kiểm soát thứ tự, mất thời gian chờ đợi, dễ xảy ra chen lấn hoặc nhầm lẫn giữa các lĩnh vực tiếp nhận. Khi chưa có công nghệ hỗ trợ, cán bộ phải mất thêm thời gian hướng dẫn, sắp xếp và xử lý các phát sinh không cần thiết.

Chính vì vậy, việc ứng dụng một hệ thống đồng bộ gồm:

• Trụ kiosk lấy số thứ tự

• Màn hình cảm ứng chọn dịch vụ

• Máy in nhiệt in phiếu số

• Màn hình hiển thị tại quầy

• Màn hình trung tâm

• Phần mềm điều khiển xếp hàng

• Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng

sẽ giúp toàn bộ quá trình tiếp dân diễn ra khoa học, rõ ràng và minh bạch hơn.

Dự án tại xã Nguyễn Lương Bằng là minh chứng rõ ràng cho việc công nghệ có thể tạo ra sự thay đổi tích cực trong hoạt động hành chính công. Thay vì xếp hàng thủ công hoặc chờ gọi tự phát, người dân có thể chủ động chọn đúng lĩnh vực cần giao dịch, nhận số thứ tự, theo dõi lượt gọi trên màn hình và đánh giá chất lượng phục vụ sau khi hoàn tất thủ tục.

Hệ thống xếp hàng tự động là gì?

Hệ thống xếp hàng tự động là giải pháp công nghệ dùng để quản lý thứ tự giao dịch của khách hàng hoặc công dân tại các điểm phục vụ công cộng. Hệ thống giúp phân luồng theo từng dịch vụ, lĩnh vực hoặc quầy tiếp nhận, từ đó tạo ra quy trình tiếp đón chuyên nghiệp, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Thay vì phải hỏi thủ công hoặc đứng chờ không rõ đến lượt khi nào, người giao dịch chỉ cần thao tác trên màn hình cảm ứng lấy số thứ tự, hệ thống sẽ tự động in phiếu và chuyển dữ liệu vào phần mềm điều phối trung tâm. Khi đến lượt, số thứ tự sẽ được hiển thị trên màn hình LCD tại quầy và màn hình trung tâm, đồng thời có thể phát âm thanh thông báo nếu được cấu hình.

Giải pháp này đặc biệt phù hợp với:

• UBND xã, phường, thị trấn

• Trung tâm hành chính công

• Bộ phận một cửa cấp huyện, cấp tỉnh

• Bệnh viện, phòng khám

• Ngân hàng

• Điện lực, bảo hiểm xã hội

• Trung tâm dịch vụ khách hàng

• Các doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn

Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng là gì?

Song song với việc số hóa quy trình tiếp dân, hệ thống đánh giá mức độ hài lòng là công cụ hỗ trợ các cơ quan, đơn vị thu thập ý kiến phản hồi trực tiếp từ người dân sau khi sử dụng dịch vụ.

Thông qua thiết bị đánh giá hoặc giao diện phần mềm, người dân có thể thực hiện thao tác chọn mức độ hài lòng như:

• Rất hài lòng

• Hài lòng

• Bình thường

• Không hài lòng

• Rất không hài lòng

Dữ liệu đánh giá được lưu lại, tổng hợp và xuất báo cáo, giúp lãnh đạo đơn vị có cơ sở khách quan để:

• Theo dõi chất lượng phục vụ của từng quầy, từng cán bộ

• Đánh giá hiệu quả cải cách hành chính

• Phát hiện các điểm yếu trong quy trình

• Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ

• Từng bước cải thiện trải nghiệm của người dân

Đây là một giải pháp rất quan trọng trong xu hướng lấy người dân làm trung tâm, đồng thời phù hợp với mục tiêu xây dựng nền hành chính công khai, minh bạch, hiện đại.

Cấu hình hệ thống VNC QMS triển khai tại xã Nguyễn Lương Bằng

Theo nội dung dự án, hệ thống do VNC QMS SOFT cung cấp bao gồm các hạng mục chính như sau:

1. Trụ kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1

Đây là thiết bị đầu vào quan trọng nhất của toàn bộ hệ thống. Người dân sẽ thực hiện thao tác chọn dịch vụ trực tiếp trên kiosk để nhận số thứ tự.

Thông số cơ bản:

• Kích thước: 630mm x 1.410mm (ngang x cao)

• Chất liệu: thép sơn bóng theo màu yêu cầu

Kiosk được thiết kế chắc chắn, hiện đại, phù hợp lắp đặt tại khu vực sảnh chờ hoặc khu vực tiếp đón. Với kiểu dáng đứng độc lập, thiết bị vừa mang tính thẩm mỹ, vừa giúp người sử dụng thao tác dễ dàng.

2. Màn hình cảm ứng lấy số thứ tự 24 inch

Hệ thống được trang bị 02 màn hình cảm ứng 24 inch để hỗ trợ thao tác chọn lĩnh vực hoặc dịch vụ một cách trực quan.

Thông số nổi bật:

• Kích thước màn hình: 24 inch

• Kiểu màn hình: phẳng

• Độ phân giải: Full HD 1920 x 1080

• Tỉ lệ màn hình: 16:9

• Tần số quét: 75Hz

• Tấm nền: VA

• Góc nhìn: 178 độ ngang / 178 độ dọc

• Khả năng hiển thị: 16.7 triệu màu

Với màn hình lớn, hiển thị sắc nét, giao diện phần mềm có thể được thiết kế rõ ràng, dễ thao tác, phù hợp cho nhiều đối tượng người dùng, kể cả người lớn tuổi.

3. Máy in nhiệt in số thứ tự

Sau khi người dân chọn xong lĩnh vực cần giao dịch, hệ thống sẽ tự động in phiếu số thứ tự để làm căn cứ theo dõi.

Thông số kỹ thuật:

• Phương thức in: in nhiệt trực tiếp

• Kích thước giấy: 80mm

• Tốc độ in: tối đa 300mm/giây

• Cổng giao tiếp: Serial RS-232C, Parallel IEEE1284, USB, USB Hub, Ethernet, Powered USB

• Tích hợp: dao cắt tự động

Thiết bị in nhanh, ổn định, giúp giảm thời gian chờ ngay từ khâu lấy số. Phiếu số thứ tự có thể tích hợp các thông tin như tên đơn vị, lĩnh vực giao dịch, số thứ tự, thời gian lấy số, mã quầy hoặc các nội dung hướng dẫn cần thiết.

4. Bộ xử lý trung tâm – CPU Core i3

Để vận hành phần mềm và quản lý toàn bộ dữ liệu của hệ thống, VNC trang bị bộ máy tính điều khiển trung tâm với cấu hình:

• CPU Core i3

• SSD 120GB

• RAM 16GB

Cấu hình này đáp ứng tốt nhu cầu vận hành phần mềm xếp hàng tự động trong môi trường hành chính công, bảo đảm tốc độ xử lý ổn định và khả năng lưu trữ dữ liệu cơ bản.

5. Hệ thống hiển thị tại quầy và màn hình trung tâm

Dự án triển khai:

• 10 màn LCD hiển thị số thứ tự cho 10 quầy

• 01 tivi 65 inch hiển thị số thứ tự trung tâm

Đây là thành phần giúp người dân dễ dàng theo dõi lượt gọi. Khi cán bộ tại quầy nhấn gọi số, hệ thống sẽ cập nhật ngay trên màn hình tại quầy và màn hình trung tâm.

Mô hình này rất phù hợp với các đơn vị có nhiều lĩnh vực giải quyết hồ sơ cùng lúc, giúp phân luồng rõ ràng giữa các quầy và hạn chế tối đa tình trạng gọi nhầm, bỏ lượt hoặc mất trật tự trong khu vực chờ.

6. Phần mềm xếp hàng tự động VNC QMS SOFT

Đây là “bộ não” của toàn bộ hệ thống. Phần mềm cho phép:

• Cấu hình lĩnh vực giao dịch

• Phân quyền cho từng quầy

• Gọi số, gọi lại, chuyển số

• Quản lý dữ liệu lượt phục vụ

• Theo dõi trạng thái hoạt động của từng quầy

• Tổng hợp báo cáo theo ngày, tuần, tháng

• Thống kê lượng khách theo từng lĩnh vực

• Tùy chỉnh giao diện lấy số

• Quản lý và đồng bộ với hệ thống đánh giá mức độ hài lòng

Phần mềm là yếu tố quyết định tính linh hoạt và hiệu quả thực tế của hệ thống. Nhờ có VNC QMS SOFT, đơn vị sử dụng có thể dễ dàng mở rộng, điều chỉnh hoặc tùy biến theo nhu cầu vận hành cụ thể.

Quy trình hoạt động của hệ thống xếp hàng tự động tại bộ phận một cửa

Một hệ thống xếp hàng tự động hiện đại không chỉ là tập hợp của nhiều thiết bị, mà còn là một quy trình được tổ chức logic để tối ưu trải nghiệm người dân. Tại xã Nguyễn Lương Bằng, quy trình có thể vận hành theo các bước sau:

Bước 1: Người dân đến khu vực tiếp đón

Khi đến làm thủ tục hành chính, người dân di chuyển đến khu vực đặt trụ kiosk lấy số thứ tự.

Bước 2: Chọn lĩnh vực cần giao dịch

Trên màn hình cảm ứng 24 inch, người dân chọn đúng lĩnh vực như:

• Chứng thực

• Hộ tịch

• Địa chính

• Tư pháp

• Tiếp nhận hồ sơ

• Trả kết quảhoặc các nhóm dịch vụ khác tùy cấu hình thực tế.

Bước 3: Nhận phiếu số thứ tự

Hệ thống tự động in phiếu, trên đó hiển thị:

• Số thứ tự

• Tên dịch vụ

• Thời gian lấy số

• Hướng dẫn theo dõi màn hình

Bước 4: Chờ gọi số

Người dân ngồi tại khu vực chờ, theo dõi thông tin trên màn hình trung tâm 65 inch hoặc màn hình tại từng quầy.

Bước 5: Cán bộ tại quầy gọi số

Khi sẵn sàng tiếp nhận, cán bộ sử dụng phần mềm hoặc bàn gọi số để gọi số tiếp theo. Hệ thống sẽ hiển thị số thứ tự cần phục vụ và quầy tương ứng.

Bước 6: Hoàn tất giao dịch

Sau khi xử lý xong thủ tục, người dân có thể thực hiện đánh giá chất lượng phục vụ thông qua hệ thống đánh giá mức độ hài lòng.

Bước 7: Dữ liệu được lưu trữ và báo cáo

Toàn bộ thông tin như số lượt giao dịch, thời gian chờ, thời gian phục vụ, kết quả đánh giá hài lòng… sẽ được lưu lại để phục vụ công tác quản lý, thống kê và cải tiến quy trình.

Lợi ích của hệ thống xếp hàng tự động tại xã, phường, bộ phận một cửa

1. Tạo sự công bằng và minh bạch trong tiếp nhận hồ sơ

Mọi người dân đều được phục vụ theo đúng thứ tự đã lấy số, không còn tình trạng chen ngang, ưu tiên không rõ ràng hoặc nhầm lẫn trong gọi lượt.

2. Giảm áp lực cho cán bộ tiếp dân

Thay vì phải trực tiếp điều phối, hướng dẫn thứ tự và xử lý những tình huống lộn xộn, cán bộ có thể tập trung hơn vào chuyên môn và nghiệp vụ.

3. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của cơ quan hành chính

Việc ứng dụng kiosk lấy số, màn hình hiển thị, phần mềm điều phối và hệ thống đánh giá giúp bộ phận tiếp dân trở nên hiện đại, khoa học và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

4. Tiết kiệm thời gian cho người dân

Người dân không cần phải đứng chờ sát quầy hoặc liên tục hỏi đến lượt chưa. Mọi thông tin đều hiển thị rõ ràng, giúp chủ động hơn trong thời gian chờ.

5. Dễ dàng phân luồng theo lĩnh vực

Với những đơn vị có nhiều nghiệp vụ khác nhau, hệ thống giúp chia luồng rõ ràng ngay từ khâu đầu vào, tránh ùn tắc cục bộ tại một số quầy.

6. Dễ quản lý và thống kê

Lãnh đạo đơn vị có thể nắm được:

• Mỗi ngày có bao nhiêu lượt giao dịch

• Lĩnh vực nào đông nhất

• Quầy nào hoạt động hiệu quả

• Thời gian chờ trung bình là bao lâu

• Mức độ hài lòng của người dân thế nào

Đây là những dữ liệu cực kỳ giá trị trong công tác cải cách hành chính và nâng cao chất lượng phục vụ.

Lợi ích của hệ thống đánh giá mức độ hài lòng

Nếu hệ thống xếp hàng tự động giúp tổ chức quy trình tiếp dân hiệu quả hơn, thì hệ thống đánh giá mức độ hài lòng lại là công cụ phản ánh trực tiếp cảm nhận thực tế của người sử dụng dịch vụ.

1. Thu thập phản hồi khách quan

Người dân đánh giá ngay sau khi hoàn tất giao dịch nên phản hồi có độ chân thực cao, giúp đơn vị nắm bắt đúng trải nghiệm thực tế.

2. Tăng tính giám sát chất lượng phục vụ

Khi có công cụ đánh giá công khai, cán bộ cũng có ý thức hơn trong thái độ phục vụ, tác phong làm việc và giao tiếp với người dân.

3. Tạo nền tảng cải tiến liên tục

Các chỉ số hài lòng không chỉ mang tính tham khảo mà còn là cơ sở để đề ra giải pháp cải thiện quy trình, đào tạo nhân sự và nâng cấp dịch vụ.

4. Phù hợp xu hướng hành chính lấy người dân làm trung tâm

Hiện nay, chất lượng giải quyết thủ tục không chỉ đo bằng tốc độ xử lý mà còn bằng trải nghiệm của người dân. Vì vậy, hệ thống đánh giá mức độ hài lòng là một thành phần rất cần thiết.

Vì sao nên lựa chọn VNC QMS SOFT?

Trên thị trường hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp xếp hàng tự động, nhưng VNC QMS SOFT vẫn là cái tên được nhiều khách hàng tin tưởng nhờ những ưu điểm nổi bật sau:

Kinh nghiệm thực tế trong nhiều lĩnh vực

VNC không chỉ cung cấp cho khối hành chính công mà còn triển khai cho:

• bệnh viện,

• trung tâm y tế,

• ngân hàng,

• doanh nghiệp dịch vụ,

• đơn vị một cửa,

• trung tâm giao dịch khách hàng.

Nhờ đó, VNC hiểu rõ đặc thù vận hành của từng mô hình và có thể tư vấn phương án phù hợp.

Chủ động sản xuất và tùy biến thiết bị

Việc chủ động trong khâu sản xuất giúp VNC có khả năng:

• tùy chỉnh kích thước,

• màu sắc,

• giao diện,

• nội dung phiếu in,

• số lượng quầy,

• số lượng lĩnh vực,

• phương án lắp đặt,theo đúng yêu cầu của từng khách hàng.

Phần mềm linh hoạt, dễ sử dụng

VNC QMS SOFT được thiết kế theo hướng thân thiện, dễ vận hành, dễ mở rộng và thuận tiện trong công tác quản trị.

Giải pháp đồng bộ từ phần cứng đến phần mềm

Khách hàng không phải làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau. VNC cung cấp trọn gói từ thiết bị đầu cuối, hiển thị, phần mềm điều khiển đến giải pháp đánh giá hài lòng.

Hỗ trợ kỹ thuật và bảo hành

Đối với các hệ thống phục vụ hành chính công, tính ổn định là yếu tố rất quan trọng. Một đơn vị có khả năng hỗ trợ kỹ thuật tốt sẽ giúp khách hàng yên tâm trong quá trình vận hành lâu dài.

Tại sao các địa phương nên đầu tư hệ thống xếp hàng tự động ngay từ bây giờ?

Trong giai đoạn hiện nay, cải cách thủ tục hành chính không chỉ dừng ở việc rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ mà còn phải hướng đến mục tiêu nâng cao sự hài lòng của người dân. Một bộ phận một cửa hiện đại không thể thiếu các yếu tố:

• tiếp đón khoa học,

• quản lý lượt giao dịch minh bạch,

• hiển thị thông tin rõ ràng,

• đánh giá chất lượng phục vụ khách quan,

• báo cáo dữ liệu đầy đủ.

Vì vậy, việc đầu tư máy lấy số thứ tự tự động, màn hình hiển thị gọi số, phần mềm xếp hàng tự động và hệ thống đánh giá mức độ hài lòng không còn là lựa chọn mang tính hình thức, mà là một phần quan trọng trong chiến lược hiện đại hóa bộ máy hành chính.

Đặc biệt với các xã, phường, thị trấn đang từng bước nâng cấp cơ sở vật chất, mô hình như tại xã Nguyễn Lương Bằng, tỉnh Hải Phòng chính là ví dụ thực tế rất đáng tham khảo.

Ứng dụng của hệ thống xếp hàng tự động ngoài lĩnh vực hành chính công

Bên cạnh khối nhà nước, giải pháp của VNC còn có thể triển khai hiệu quả trong nhiều mô hình khác như:

Bệnh viện, phòng khám

• Phân luồng khám bệnh theo chuyên khoa

• Quản lý thứ tự đăng ký, thanh toán, cấp phát thuốc

• Giảm ùn tắc tại khu vực tiếp đón

Ngân hàng

• Lấy số theo loại giao dịch

• Điều phối khách hàng theo quầy

• Nâng cao trải nghiệm tại sảnh giao dịch

Trung tâm bảo hiểm, điện lực, viễn thông

• Kiểm soát lưu lượng giao dịch

• Giảm áp lực giờ cao điểm

• Tăng tính chuyên nghiệp

Doanh nghiệp, trung tâm chăm sóc khách hàng

• Phân loại dịch vụ

• Gọi lượt theo từng nhóm nghiệp vụ

• Kết hợp đánh giá chất lượng phục vụ

Một số tiêu chí cần quan tâm khi lựa chọn hệ thống xếp hàng tự động

Khi đầu tư hệ thống, các đơn vị nên cân nhắc kỹ một số yếu tố sau:

Phù hợp với số lượng quầy và lĩnh vực

Không phải đơn vị nào cũng cần cấu hình giống nhau. Cần xác định rõ:

• có bao nhiêu quầy,

• bao nhiêu lĩnh vực phục vụ,

• lượng người giao dịch mỗi ngày,để lựa chọn mô hình tối ưu.

Chất lượng phần mềm

Phần mềm cần ổn định, dễ dùng, có báo cáo rõ ràng và hỗ trợ tùy chỉnh giao diện theo thực tế.

Chất lượng phần cứng

Kiosk, màn hình, máy in, CPU và các thiết bị ngoại vi phải bảo đảm độ bền, tính thẩm mỹ và hoạt động liên tục.

Khả năng mở rộng

Hệ thống nên có khả năng nâng cấp thêm quầy, thêm màn hình, thêm chức năng hoặc tích hợp với các giải pháp khác sau này.

Chính sách bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật

Đây là yếu tố rất quan trọng, đặc biệt đối với các đơn vị hành chính công cần vận hành ổn định mỗi ngày.

VNC QMS – Đồng hành cùng chuyển đổi số trong hành chính công

Dự án hoàn thiện sản xuất và cung cấp hệ thống xếp hàng tự động, hệ thống đánh giá mức độ hài lòng tại xã Nguyễn Lương Bằng, tỉnh Hải Phòng tiếp tục khẳng định năng lực của VNC QMS SOFT trong việc đồng hành cùng các đơn vị trên hành trình chuyển đổi số.

Không chỉ là nhà cung cấp thiết bị, VNC còn mang đến một giải pháp tổng thể giúp:

• chuẩn hóa quy trình phục vụ,

• nâng cao hiệu quả vận hành,

• cải thiện trải nghiệm người dân,

• xây dựng hình ảnh cơ quan hiện đại, văn minh, chuyên nghiệp.

Đây là hướng đi rất phù hợp với mục tiêu cải cách hành chính hiện nay, đồng thời mở ra nền tảng để các địa phương tiếp tục ứng dụng công nghệ sâu rộng hơn trong tương lai.

Kết luận

Việc VNC QMS SOFT hoàn thiện sản xuất, cung cấp hệ thống xếp hàng tự động và hệ thống đánh giá mức độ hài lòng tại xã Nguyễn Lương Bằng, tỉnh Hải Phòng là một bước tiến thiết thực trong quá trình hiện đại hóa hoạt động tiếp dân và giải quyết thủ tục hành chính.

Với cấu hình đồng bộ gồm:

• trụ kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1,

• màn hình cảm ứng 24 inch,

• máy in nhiệt tốc độ cao,

• CPU điều khiển trung tâm,

• 10 màn hình hiển thị tại quầy,

• 1 màn hình trung tâm 65 inch,

• phần mềm xếp hàng tự động VNC QMS SOFT,

hệ thống không chỉ giúp nâng cao hiệu quả vận hành mà còn góp phần xây dựng môi trường giao dịch minh bạch, chuyên nghiệp và thân thiện hơn với người dân.

Trong bối cảnh các cơ quan, đơn vị ngày càng chú trọng chất lượng phục vụ và mức độ hài lòng của người dân, đầu tư vào hệ thống lấy số thứ tự tự động và hệ thống đánh giá hài lòng chắc chắn là một giải pháp cần thiết, hiệu quả và mang tính lâu dài.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phù hợp cho UBND xã, phường, trung tâm hành chính công, bệnh viện, ngân hàng hoặc trung tâm dịch vụ khách hàng, thì VNC QMS SOFT là một trong những lựa chọn đáng cân nhắc với khả năng cung cấp giải pháp đồng bộ, linh hoạt và sát thực tế sử dụng.