VNC QMS hoàn thiện sản xuất, cung cấp hệ thống xếp hàng tự động, kiosk tra cứu thông tin và hệ thống đánh giá mức độ hài lòng tại UBND phường Lê Thanh Nghị – Hải Phòng

Trong tiến trình chuyển đổi số hành chính công, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ vào bộ phận một cửa không còn là xu hướng, mà đã trở thành nhu cầu thực tế tại nhiều địa phương. Một trong những giải pháp mang lại hiệu quả rõ rệt là hệ thống xếp hàng tự động kết hợp kiosk tra cứu thông tin và hệ thống đánh giá mức độ hài lòng. Đây là mô hình giúp chuẩn hóa quy trình tiếp dân, giảm tình trạng chờ đợi lộn xộn, đồng thời nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Mới đây, VNC QMS đã hoàn thiện sản xuất, cung cấp và triển khai hệ thống xếp hàng tự động, kiosk tra cứu thông tin, hệ thống đánh giá mức độ hài lòng tại UBND phường Lê Thanh Nghị – thành phố Hải Phòng. Dự án tiếp tục khẳng định năng lực của VNC trong việc đồng hành cùng các cơ quan hành chính nhà nước trong công cuộc nâng cao chất lượng phục vụ công dân bằng các giải pháp công nghệ thực tiễn. Thông tin về dự án này cũng xuất hiện trong hệ thống bài đăng khách hàng/tin tức của VNC cùng nhóm giải pháp tương tự cho khối UBND và hành chính công.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tổng thể giải pháp, cấu hình hệ thống, lợi ích thực tế, quy trình vận hành và lý do vì sao ngày càng nhiều UBND xã, phường, trung tâm hành chính công lựa chọn triển khai mô hình này.

Tổng quan dự án tại UBND phường Lê Thanh Nghị – Hải Phòng

UBND phường là nơi thường xuyên tiếp nhận và giải quyết số lượng lớn hồ sơ, thủ tục hành chính liên quan đến người dân như xác nhận giấy tờ, chứng thực, hộ tịch, địa chính, cư trú, lao động – thương binh xã hội, cũng như nhiều dịch vụ hành chính khác. Khi số lượng người đến giao dịch tăng lên, việc tổ chức luồng phục vụ khoa học là yếu tố rất quan trọng để tránh quá tải, giảm áp lực cho cán bộ và tăng trải nghiệm hài lòng cho công dân.

Trước nhu cầu đó, VNC đã triển khai giải pháp đồng bộ bao gồm:

• Hệ thống xếp hàng tự động

• Kiosk tra cứu thông tin

• Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng

• Màn hình hiển thị và gọi số thứ tự

• Phần mềm quản lý điều phối quy trình phục vụ

Theo các bài đăng cùng nhóm dự án của VNC, mô hình triển khai cho cơ quan hành chính công thường sử dụng kiosk lấy số thứ tự, màn hình cảm ứng, thiết bị hiển thị trung tâm và các thành phần hỗ trợ đánh giá chất lượng phục vụ. Một số bài liên quan của VNC cho thấy giải pháp này được áp dụng rộng tại nhiều UBND xã, phường và bộ phận một cửa trong năm 2025.

Việc hoàn thiện dự án tại UBND phường Lê Thanh Nghị không chỉ là hoạt động cung cấp thiết bị, mà còn là một bước cụ thể trong quá trình hiện đại hóa quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo hướng:

• Công khai, minh bạch

• Nhanh chóng, chính xác

• Phục vụ văn minh, chuyên nghiệp

• Dễ quản lý, dễ thống kê, dễ đánh giá

Hệ thống xếp hàng tự động là gì?

Hệ thống xếp hàng tự động là giải pháp công nghệ giúp tổ chức thứ tự phục vụ người dân hoặc khách hàng một cách khoa học thông qua việc cấp số thứ tự, phân luồng giao dịch, hiển thị số đang phục vụ và điều phối lượt gọi tại từng quầy.

Thay vì người dân phải đứng chen chúc, hỏi thủ công hoặc chờ theo cảm tính, hệ thống xếp hàng tự động cho phép họ:

1. Chọn đúng dịch vụ cần thực hiện

2. Nhận số thứ tự

3. Theo dõi lượt gọi trên màn hình hiển thị

4. Di chuyển đến đúng quầy khi đến lượt

Đối với cán bộ tiếp nhận hồ sơ, hệ thống này giúp tối ưu thời gian thao tác, giảm áp lực điều phối thủ công và đảm bảo quy trình phục vụ diễn ra rõ ràng, công bằng.

Trong môi trường hành chính công, hệ thống xếp hàng tự động đặc biệt phù hợp với bộ phận một cửa, nơi cần xử lý nhiều nhóm thủ tục khác nhau nhưng vẫn phải duy trì tính trật tự và minh bạch. Đây cũng là nhóm giải pháp trọng tâm mà VNC giới thiệu trên website doanh nghiệp cho nhiều lĩnh vực như hành chính công, ngân hàng, y tế và dịch vụ công cộng.

Kiosk tra cứu thông tin đóng vai trò gì trong bộ phận một cửa?

Bên cạnh hệ thống lấy số thứ tự, kiosk tra cứu thông tin là một thiết bị cực kỳ hữu ích trong môi trường hành chính hiện đại.

Kiosk có thể được sử dụng để hỗ trợ người dân tra cứu:

• Danh mục thủ tục hành chính

• Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

• Quy trình giải quyết từng thủ tục

• Mức phí, lệ phí

• Thời gian xử lý

• Hướng dẫn biểu mẫu

• Thông báo mới từ UBND

• Các thông tin hành chính cần công khai

Việc bố trí kiosk tra cứu thông tin ngay tại khu vực tiếp dân mang lại nhiều lợi ích:

• Giảm áp lực hỏi đáp trực tiếp cho cán bộ

• Giúp người dân chủ động tiếp cận thông tin

• Hạn chế sai sót do chuẩn bị thiếu hồ sơ

• Nâng cao tính minh bạch trong cung cấp thông tin công

• Tăng tính chuyên nghiệp và hiện đại cho bộ phận một cửa

Trong các bài giới thiệu giải pháp của VNC, kiosk tra cứu thông tin thường được tích hợp cùng kiosk lấy số hoặc bố trí thành một cụm thiết bị phục vụ đồng bộ cho quy trình tiếp dân. Một số dự án khác của VNC tại UBND xã, phường cũng ghi nhận mô hình gồm trụ kiosk lấy số và trụ kiosk tra cứu thông tin.

Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng là gì?

Trong hoạt động hành chính công hiện nay, ngoài việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đúng quy trình, các cơ quan nhà nước còn đặc biệt chú trọng đến yếu tố mức độ hài lòng của người dân. Đây là một chỉ số quan trọng phản ánh chất lượng phục vụ thực tế.

Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng là giải pháp cho phép người dân thực hiện phản hồi ngay sau khi hoàn tất giao dịch thông qua các thiết bị cảm ứng hoặc nút bấm. Nội dung đánh giá thường xoay quanh các tiêu chí như:

• Thái độ phục vụ của cán bộ

• Thời gian chờ đợi

• Mức độ rõ ràng trong hướng dẫn

• Sự minh bạch, công khai

• Chất lượng phục vụ tổng thể

Dữ liệu đánh giá được ghi nhận tự động và tổng hợp thành báo cáo để lãnh đạo đơn vị theo dõi, phân tích và cải thiện chất lượng phục vụ.

Khi triển khai tại UBND phường Lê Thanh Nghị, hệ thống đánh giá mức độ hài lòng không chỉ mang tính hình thức, mà còn tạo ra một kênh phản hồi thực tế, giúp đơn vị quản lý:

• Nắm bắt cảm nhận của người dân

• Giám sát chất lượng phục vụ theo thời gian

• Phát hiện điểm nghẽn trong quy trình

• Từng bước nâng cao hình ảnh chính quyền phục vụ

VNC cũng giới thiệu đây là một trong những nhóm giải pháp chủ lực bên cạnh hệ thống xếp hàng tự động và kiosk tra cứu thông tin.

Cấu hình hệ thống triển khai tại UBND phường Lê Thanh Nghị – Hải Phòng

Dựa trên mô hình triển khai các dự án cùng nhóm trên website VNC, hệ thống tại bộ phận một cửa thường bao gồm các thành phần chính như sau:

1. Trụ kiosk lấy số thứ tự

Thiết bị này cho phép người dân lựa chọn dịch vụ hành chính cần thực hiện và in phiếu số thứ tự tương ứng. Kiosk thường được thiết kế dạng đứng, chắc chắn, phù hợp đặt tại khu vực sảnh hoặc cửa tiếp nhận.

Theo một số bài đăng dự án tương tự của VNC, trụ kiosk lấy số thứ tự có thể sử dụng dòng VNC-PR3.1, kết hợp màn hình cảm ứng cỡ lớn để thao tác thuận tiện.

2. Màn hình cảm ứng chọn dịch vụ

Màn hình cảm ứng giúp người dân thao tác trực quan, dễ sử dụng, kể cả với người ít tiếp xúc công nghệ. Giao diện có thể thiết kế theo từng nhóm thủ tục như:

• Chứng thực

• Hộ tịch

• Địa chính

• Tư pháp

• Lao động – xã hội

• Thủ tục khác

Việc chia nhóm dịch vụ rõ ràng giúp quá trình lấy số nhanh và chính xác hơn.

3. Kiosk tra cứu thông tin

Thiết bị này được dùng để tra cứu thông tin thủ tục, hướng dẫn hồ sơ, thông báo hành chính và các nội dung công khai khác. Đây là công cụ hỗ trợ cực tốt cho bộ phận một cửa trong môi trường phục vụ đông người.

4. Màn hình hiển thị trung tâm

Màn hình trung tâm có chức năng hiển thị số thứ tự đang được gọi, tên/quầy phục vụ và đôi khi hiển thị thêm nội dung truyền thông, thông báo hoặc hướng dẫn thủ tục.

Thiết bị này giúp người dân dễ theo dõi lượt gọi mà không phải tập trung đông tại quầy.

5. Thiết bị hiển thị tại quầy

Tại từng quầy tiếp nhận, có thể bố trí màn hình LED hoặc màn hình hiển thị số để cán bộ thao tác gọi số và người dân dễ dàng xác định nơi được phục vụ.

6. Bộ điều khiển gọi số cho giao dịch viên

Cán bộ tại quầy sử dụng bàn phím gọi số, thiết bị nút bấm hoặc phần mềm trên máy tính để gọi số tiếp theo, gọi lại, chuyển quầy hoặc kết thúc lượt phục vụ.

7. Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng

Thiết bị đánh giá thường được đặt ở vị trí phù hợp để người dân thao tác sau khi hoàn tất giao dịch. Dữ liệu từ thiết bị được đồng bộ lên phần mềm quản trị.

8. Phần mềm quản lý trung tâm

Đây là “bộ não” của toàn hệ thống, chịu trách nhiệm:

• Quản lý danh mục dịch vụ

• Quản lý thứ tự giao dịch

• Theo dõi trạng thái phục vụ tại từng quầy

• Thống kê lượng người đến giao dịch

• Báo cáo hiệu suất phục vụ

• Tổng hợp đánh giá hài lòng

• Trích xuất dữ liệu phục vụ quản lý

Các trang giới thiệu giải pháp của VNC cho thấy công ty cung cấp đồng bộ cả phần cứng lẫn phần mềm cho hệ thống xếp hàng và đánh giá mức độ hài lòng.

Quy trình vận hành thực tế của hệ thống

Tại UBND phường, quy trình vận hành hệ thống xếp hàng tự động thường diễn ra theo các bước sau:

Bước 1: Người dân đến khu vực tiếp nhận

Ngay khi đến bộ phận một cửa, người dân có thể quan sát bảng hướng dẫn, màn hình hiển thị và kiosk để biết mình cần thao tác thế nào.

Bước 2: Tra cứu thông tin nếu cần

Nếu chưa rõ thủ tục hoặc chưa chắc thành phần hồ sơ, người dân có thể sử dụng kiosk tra cứu thông tin để xem hướng dẫn.

Bước 3: Lấy số thứ tự

Người dân chọn đúng nhóm thủ tục trên kiosk lấy số. Hệ thống in phiếu số thứ tự tương ứng.

Bước 4: Chờ đến lượt theo màn hình hiển thị

Người dân ngồi chờ tại khu vực quy định và theo dõi số thứ tự trên màn hình trung tâm.

Bước 5: Đến đúng quầy khi được gọi

Khi đến lượt, số thứ tự sẽ hiển thị cùng quầy tiếp nhận tương ứng. Người dân đến đúng vị trí mà không cần chen lấn hay hỏi nhiều lần.

Bước 6: Hoàn tất giao dịch

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, xử lý theo quy trình chuyên môn và cập nhật trạng thái giao dịch.

Bước 7: Đánh giá mức độ hài lòng

Sau khi hoàn tất, người dân có thể thực hiện đánh giá chất lượng phục vụ ngay trên thiết bị được bố trí sẵn.

Quy trình này tạo ra trải nghiệm rất khác biệt so với cách điều phối truyền thống. Mọi bước đều rõ ràng, công khai và dễ theo dõi.

Lợi ích nổi bật của hệ thống xếp hàng tự động tại UBND phường

1. Tạo môi trường giao dịch văn minh, trật tự

Đây là lợi ích dễ nhận thấy nhất. Thay vì tập trung đông trước quầy, người dân lấy số và ngồi chờ đến lượt. Không gian làm việc nhờ đó gọn gàng, khoa học và chuyên nghiệp hơn.

2. Giảm áp lực cho cán bộ một cửa

Khi đã có hệ thống hỗ trợ phân luồng, cán bộ không phải liên tục giải thích thứ tự, gọi người dân theo cách thủ công hoặc xử lý tình huống chen ngang, nhầm lượt.

3. Tăng tính minh bạch trong phục vụ

Thứ tự được cấp tự động và hiển thị công khai. Điều này giúp hạn chế băn khoăn của người dân về việc ưu tiên thiếu rõ ràng hay phục vụ không đúng lượt.

4. Rút ngắn thời gian thao tác

Người dân xác định đúng dịch vụ ngay từ đầu, cán bộ tiếp nhận đúng nhóm hồ sơ, từ đó giảm sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.

5. Nâng cao hình ảnh chính quyền hiện đại

Một bộ phận một cửa được trang bị kiosk, màn hình hiển thị, hệ thống gọi số và đánh giá hài lòng sẽ tạo ấn tượng rõ rệt về sự chuyên nghiệp, thân thiện và hiện đại.

6. Hỗ trợ công tác thống kê, báo cáo

Thông qua phần mềm quản lý, lãnh đạo có thể nắm được:

• Số lượt giao dịch trong ngày

• Khung giờ cao điểm

• Hiệu suất làm việc của quầy

• Thời gian chờ trung bình

• Tỷ lệ hài lòng của người dân

Những dữ liệu này rất có giá trị trong quá trình tối ưu quy trình phục vụ.

7. Phù hợp với định hướng chuyển đổi số hành chính công

Việc số hóa khâu tiếp dân là một phần quan trọng trong mục tiêu hiện đại hóa hành chính, xây dựng chính quyền phục vụ và nâng cao trải nghiệm công dân.

Vì sao kiosk tra cứu thông tin và đánh giá hài lòng nên triển khai đồng bộ với hệ thống xếp hàng?

Nhiều đơn vị ban đầu chỉ quan tâm đến việc lấy số thứ tự. Tuy nhiên, nếu muốn tạo ra một giải pháp thực sự hiệu quả cho bộ phận một cửa, việc triển khai đồng bộ 3 thành phần là rất cần thiết:

• Hệ thống xếp hàng tự động

• Kiosk tra cứu thông tin

• Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng

Ba nhóm thiết bị này bổ trợ cho nhau theo một chuỗi logic:

• Trước giao dịch: kiosk tra cứu giúp người dân hiểu thủ tục

• Trong giao dịch: hệ thống xếp hàng tổ chức luồng phục vụ

• Sau giao dịch: hệ thống đánh giá ghi nhận phản hồi chất lượng

Khi đi cùng nhau, chúng tạo thành một quy trình khép kín giúp nâng cao trải nghiệm người dân từ đầu đến cuối.

Đây cũng là mô hình mà VNC đang triển khai cho nhiều đơn vị hành chính công trên thực tế.

VNC – Đơn vị cung cấp giải pháp xếp hàng tự động và đánh giá hài lòng cho hành chính công

Theo thông tin giới thiệu trên website doanh nghiệp, VNC là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp như:

• Hệ thống xếp hàng tự động

• Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng

• Kiosk tra cứu thông tin

• Tư vấn, thiết kế và triển khai giải pháp đồng bộ

Website VNC cũng cho thấy công ty đã triển khai các hệ thống tương tự cho nhiều khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực, trong đó có cơ quan nhà nước, ngân hàng và các đơn vị dịch vụ.

Điểm mạnh của VNC trong các dự án dạng này nằm ở khả năng:

• Tư vấn cấu hình phù hợp theo mặt bằng thực tế

• Cung cấp đồng bộ phần cứng và phần mềm

• Tùy biến giao diện theo nhu cầu từng đơn vị

• Hỗ trợ lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo hành

• Tối ưu giải pháp cho môi trường hành chính công

Việc VNC hoàn thiện dự án tại UBND phường Lê Thanh Nghị – Hải Phòng tiếp tục cho thấy doanh nghiệp đang bám sát nhu cầu hiện đại hóa bộ phận một cửa tại các địa phương.

Ứng dụng thực tế của giải pháp tại bộ phận một cửa

Giải pháp này phù hợp với rất nhiều mô hình tiếp dân, tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính, chẳng hạn như:

• UBND xã, phường, thị trấn

• Trung tâm hành chính công

• Bộ phận một cửa cấp quận, huyện

• Các đơn vị sự nghiệp công lập

• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ chuyên ngành

Đặc biệt, ở những nơi có lượng công dân giao dịch nhiều mỗi ngày, hệ thống xếp hàng tự động sẽ càng phát huy rõ hiệu quả.

Trong bối cảnh người dân ngày càng kỳ vọng vào chất lượng phục vụ tốt hơn, việc đầu tư một giải pháp bài bản không chỉ giúp cải thiện vận hành mà còn góp phần nâng cao uy tín của cơ quan.

Các tiêu chí cần quan tâm khi lựa chọn hệ thống xếp hàng tự động cho UBND

Nếu một đơn vị hành chính đang tìm hiểu giải pháp tương tự, dưới đây là những tiêu chí rất đáng lưu ý:

Phù hợp với số lượng quầy và nhóm thủ tục

Mỗi UBND có đặc thù khác nhau. Hệ thống phải tùy chỉnh được danh mục dịch vụ, số quầy phục vụ và cách phân luồng.

Dễ sử dụng với người dân

Giao diện kiosk cần trực quan, chữ rõ, thao tác đơn giản, hỗ trợ tốt cho mọi đối tượng sử dụng.

Ổn định, bền bỉ

Thiết bị phải có chất lượng tốt, hoạt động ổn định trong môi trường phục vụ công cộng với tần suất sử dụng cao.

Có phần mềm quản lý và báo cáo

Không chỉ gọi số, hệ thống cần có khả năng thống kê, báo cáo và quản trị dữ liệu phục vụ.

Hỗ trợ đánh giá chất lượng phục vụ

Đây là yếu tố ngày càng quan trọng trong hoạt động hành chính công hiện đại.

Có đơn vị triển khai giàu kinh nghiệm

Một nhà cung cấp có kinh nghiệm thực tế sẽ giúp đơn vị được tư vấn chính xác hơn, tránh đầu tư dàn trải hoặc thiếu đồng bộ.

Ý nghĩa của dự án đối với quá trình chuyển đổi số tại địa phương

Dự án tại UBND phường Lê Thanh Nghị – Hải Phòng không chỉ đơn thuần là lắp đặt thêm vài thiết bị công nghệ. Về bản chất, đây là một bước nâng cấp mô hình phục vụ theo hướng:

• Lấy người dân làm trung tâm

• Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận

• Tăng tính công khai, minh bạch

• Thu thập dữ liệu phục vụ cải tiến liên tục

• Xây dựng hình ảnh bộ máy hành chính hiện đại, thân thiện

Trong chuyển đổi số hành chính công, những thay đổi như vậy có ý nghĩa rất lớn. Bởi người dân không chỉ cần thủ tục được giải quyết đúng, mà còn cần trải nghiệm thuận tiện, rõ ràng và được tôn trọng trong quá trình giao dịch.

Việc áp dụng hệ thống xếp hàng tự động, kiosk tra cứu và đánh giá hài lòng giúp biến điều đó thành trải nghiệm thực tế mỗi ngày.