Hệ thống xếp hàng tự động và Kiosk tra cứu thông tin tại UBND xã Nam Sơn - Bắc Ninh: Giải pháp hiện đại hóa bộ phận một cửa hiệu quả

Trong quá trình chuyển đổi số tại các cơ quan hành chính nhà nước, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ vào tiếp dân, giải quyết thủ tục hành chính và tra cứu thông tin đang trở thành xu hướng tất yếu. Một trong những mô hình được nhiều địa phương quan tâm hiện nay chính là hệ thống xếp hàng tự động kết hợp Kiosk tra cứu thông tin. Đây không chỉ là công cụ hỗ trợ vận hành chuyên nghiệp hơn mà còn góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân, giảm áp lực cho cán bộ và tạo dựng hình ảnh hiện đại, văn minh cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Mới đây, VNC QMS SOFT đã hoàn thiện sản xuất, cung cấp và triển khai hệ thống xếp hàng tự động, Kiosk tra cứu thông tin tại UBND xã Nam Sơn - Bắc Ninh. Dự án này là một bước đi thiết thực trong quá trình nâng cao hiệu quả hoạt động tại bộ phận một cửa, đồng thời thể hiện định hướng ứng dụng công nghệ vào quản lý hành chính công ngày càng rõ nét.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cấu hình hệ thống, lợi ích thực tế, nguyên lý hoạt động cũng như lý do vì sao máy lấy số thứ tự hành chính công và Kiosk tra cứu thông tin đang trở thành giải pháp rất được quan tâm tại các UBND xã, phường, thị trấn, trung tâm hành chính công và các đơn vị cung cấp dịch vụ công hiện nay. Thông tin về cấu hình dự án và ngày đăng được đối chiếu từ trang giới thiệu của VNC.

Tổng quan dự án triển khai tại UBND xã Nam Sơn - Bắc Ninh

Theo thông tin từ VNC, hệ thống được cung cấp cho UBND xã Nam Sơn bao gồm đầy đủ các hạng mục phần cứng và phần mềm cần thiết để xây dựng một mô hình tiếp dân chuyên nghiệp, khoa học và dễ vận hành. Cụ thể, hệ thống có các thành phần như:

• 01 trụ Kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1

• 01 trụ Kiosk tra cứu thông tin

• 02 màn hình cảm ứng lấy số thứ tự 24 inch

• 01 máy in nhiệt in số thứ tự

• 02 CPU Core i3, SSD 120GB, RAM 4GB

• 11 màn hiển thị số thứ tự, thông tin nghiệp vụ, lĩnh vực tại quầy cho 11 quầy làm việc

• 01 phần mềm xếp hàng tự động VNC QMS SOFT

Trang sản phẩm cũng nêu một số thông số tiêu biểu như trụ kiosk kích thước 630 x 1.410 mm, chất liệu thép sơn bóng theo màu yêu cầu; màn hình 24 inch Full HD 1920x1080, tỉ lệ 16:9, tần số quét 75Hz; máy in nhiệt trực tiếp dùng giấy 80 mm, tốc độ in tối đa 300 mm/giây, hỗ trợ nhiều cổng giao tiếp như RS-232C, Parallel, USB, Ethernet và dao cắt tự động. Phần mềm vận hành trên Windows 7 hoặc Windows 10 64-bit.

Nhìn vào cấu hình trên có thể thấy đây không phải là một hệ thống đơn lẻ chỉ dùng để phát số, mà là một giải pháp đồng bộ, có khả năng tổ chức luồng tiếp dân, hướng dẫn tra cứu thông tin, hiển thị số gọi tại từng quầy và hỗ trợ cán bộ vận hành tập trung. Nói cách khác, đây là mô hình phù hợp với nhu cầu thực tế của bộ phận một cửa tại cấp xã, nơi thường xuyên tiếp nhận nhiều nhóm thủ tục khác nhau như hộ tịch, chứng thực, địa chính, tư pháp, văn hóa - xã hội, lao động - thương binh và xã hội, hay các thủ tục hành chính công khác.

Vì sao UBND xã, phường cần hệ thống xếp hàng tự động?

Trong mô hình hành chính truyền thống, người dân thường đến trực tiếp, hỏi thủ tục, chờ đến lượt và phụ thuộc khá nhiều vào việc hướng dẫn bằng miệng hoặc bằng bảng niêm yết. Khi lượng người tăng lên vào các khung giờ cao điểm, rất dễ xảy ra tình trạng đông đúc, chen lấn, khó kiểm soát thứ tự và gây áp lực lớn cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Chính vì vậy, việc ứng dụng hệ thống xếp hàng tự động cho UBND xã mang lại rất nhiều lợi ích rõ rệt.

Trước hết, hệ thống giúp minh bạch hóa quy trình tiếp nhận. Người dân đến giao dịch chỉ cần chọn đúng dịch vụ trên màn hình cảm ứng, lấy số thứ tự và chờ gọi theo đúng lượt. Điều này hạn chế tối đa việc nhầm lẫn, bỏ sót hoặc tranh cãi về thứ tự phục vụ.

Tiếp theo, hệ thống giúp phân luồng thủ tục hành chính một cách thông minh. Mỗi lĩnh vực có thể được gán một loại số riêng, một nhóm quầy riêng, một màn hình hiển thị riêng. Nhờ đó, việc tổ chức tiếp dân trở nên rõ ràng hơn, cán bộ xử lý đúng chuyên môn, người dân cũng dễ theo dõi hơn.

Một điểm cực kỳ quan trọng nữa là nâng cao hình ảnh hiện đại của cơ quan hành chính. Khi bộ phận một cửa được trang bị Kiosk lấy số, màn hình cảm ứng, màn hiển thị quầy và phần mềm điều phối chuyên nghiệp, trải nghiệm của người dân sẽ được cải thiện đáng kể. Đây là yếu tố quan trọng trong bối cảnh các địa phương đang đẩy mạnh cải cách hành chính, hướng đến mô hình phục vụ văn minh, thân thiện, hiệu quả.

Ngoài ra, hệ thống còn giúp giảm tải cho cán bộ hướng dẫn, bởi nhiều thao tác ban đầu như chọn lĩnh vực, lấy số, xác định quầy chờ, theo dõi lượt gọi đã được tự động hóa. Cán bộ có thể tập trung hơn vào xử lý hồ sơ thay vì liên tục giải đáp những câu hỏi lặp đi lặp lại về thứ tự hoặc khu vực làm việc.

Kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1 là gì?

Trong cấu hình dự án tại UBND xã Nam Sơn, thiết bị trung tâm đầu tiên cần nhắc đến là trụ Kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1. Đây là thiết bị đầu vào của hệ thống, đóng vai trò tiếp nhận nhu cầu ban đầu của người dân khi đến giao dịch.

Thiết bị này thường được đặt tại khu vực sảnh hoặc gần quầy hướng dẫn. Người dùng thao tác trực tiếp trên màn hình cảm ứng để lựa chọn nhóm dịch vụ cần làm. Sau khi lựa chọn xong, hệ thống sẽ tự động in ra một phiếu số thứ tự. Trên phiếu có thể hiển thị các thông tin như mã số, tên dịch vụ, thời gian lấy số và các nội dung hướng dẫn cần thiết.

Kiosk lấy số thứ tự không chỉ giúp quá trình đón tiếp diễn ra bài bản hơn mà còn tạo ra trải nghiệm chủ động cho người dân. Thay vì phải hỏi cán bộ hoặc đứng chờ không rõ thứ tự, người dân có thể biết ngay mình đang ở lượt nào, cần chờ ở đâu và khi nào đến lượt được gọi.

Theo thông tin công bố trên trang VNC, trụ kiosk trong dự án có kích thước 630 mm x 1.410 mm, sử dụng chất liệu thép sơn bóng theo màu yêu cầu. Điều này cho thấy thiết bị được thiết kế theo hướng chắc chắn, bền bỉ, phù hợp với môi trường sử dụng công cộng thường xuyên.

Kiosk tra cứu thông tin tại UBND xã có vai trò gì?

Bên cạnh thiết bị lấy số, dự án còn bao gồm 01 trụ Kiosk tra cứu thông tin. Đây là hạng mục đặc biệt hữu ích trong môi trường hành chính công, nơi người dân thường có nhu cầu tìm hiểu trước về quy trình, thủ tục, thành phần hồ sơ, biểu mẫu, lệ phí và thời hạn giải quyết.

Với Kiosk tra cứu thông tin, cơ quan có thể số hóa và hiển thị nhiều nội dung cần thiết như:

• Danh mục thủ tục hành chính

• Thành phần hồ sơ của từng thủ tục

• Các bước thực hiện

• Thời gian giải quyết

• Mức phí, lệ phí nếu có

• Biểu mẫu liên quan

• Thông báo mới của địa phương

• Quy định, hướng dẫn tiếp công dân

• Sơ đồ phòng ban, quầy chức năng

Lợi ích lớn nhất của Kiosk tra cứu là giúp người dân chủ động tiếp cận thông tin mà không cần hỏi trực tiếp. Điều này vừa tiết kiệm thời gian, vừa giảm tải cho bộ phận hướng dẫn, đồng thời hạn chế tình trạng chuẩn bị thiếu hồ sơ.

Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, Kiosk tra cứu thông tin còn đóng vai trò như một “điểm chạm công nghệ” giữa cơ quan nhà nước và người dân. Khi được triển khai hợp lý, thiết bị này không chỉ phục vụ tra cứu đơn thuần mà còn có thể tích hợp nội dung tuyên truyền, thông báo hành chính, giới thiệu dịch vụ công trực tuyến, thậm chí hướng dẫn người dân thực hiện các thao tác số cơ bản.

Màn hình cảm ứng 24 inch giúp thao tác thuận tiện hơn

Một điểm đáng chú ý trong cấu hình tại UBND xã Nam Sơn là hệ thống sử dụng 02 màn hình cảm ứng lấy số thứ tự 24 inch. Đây là loại màn hình có kích thước khá phù hợp cho môi trường công cộng: đủ lớn để hiển thị rõ ràng, đủ hiện đại để hỗ trợ thao tác trực quan.

Theo thông tin từ trang giới thiệu dự án, màn hình có độ phân giải Full HD 1920x1080, tỉ lệ 16:9, tần số quét 75Hz, tấm nền VA, góc nhìn rộng 178 độ và khả năng hiển thị 16,7 triệu màu. Những thông số này cho thấy màn hình có chất lượng hiển thị tốt, góc nhìn rộng, hình ảnh rõ nét, phù hợp cho người dân ở nhiều độ tuổi sử dụng.

Trong thực tế, giao diện màn hình cảm ứng của hệ thống xếp hàng tự động cần được thiết kế thật dễ hiểu, nút bấm to, phân chia theo lĩnh vực rõ ràng, màu sắc trực quan và thao tác tối giản. Khi đó, ngay cả người dùng không rành công nghệ vẫn có thể dễ dàng lấy số hoặc tra cứu thông tin.

Máy in nhiệt số thứ tự hoạt động ổn định, tốc độ cao

Một hệ thống xếp hàng tự động hiệu quả không thể thiếu máy in nhiệt in số thứ tự. Đây là thiết bị trực tiếp tạo ra phiếu số để người dân cầm theo trong quá trình chờ phục vụ.

Theo thông tin từ VNC, máy in trong dự án sử dụng phương thức in nhiệt trực tiếp, khổ giấy 80 mm, tốc độ in tối đa 300 mm/giây và hỗ trợ đa dạng cổng kết nối như RS-232C, Parallel, USB, Ethernet, powered USB, kèm dao cắt tự động.

Ưu điểm của máy in nhiệt là:

• In nhanh, gần như không phải chờ

• Chất lượng in rõ ràng

• Không cần dùng mực in như máy in thường

• Chi phí vận hành hợp lý

• Phù hợp với cường độ sử dụng liên tục

Trong môi trường UBND xã hoặc bộ phận một cửa, thiết bị này cần đáp ứng được tần suất lấy số khá đều trong ngày. Tốc độ in nhanh và khả năng hoạt động ổn định giúp tránh ùn tắc ngay từ khâu đầu tiên.

11 màn hiển thị số thứ tự tại quầy cho 11 quầy làm việc

Một trong những thành phần thể hiện rõ tính đồng bộ của hệ thống là 11 màn hiển thị số thứ tự, thông tin nghiệp vụ, lĩnh vực tại quầy cho 11 quầy. Điều này cho thấy mô hình được thiết kế để phục vụ nhiều quầy chức năng cùng lúc, phù hợp với nhu cầu phân luồng hồ sơ ở cơ quan hành chính.

Màn hiển thị tại quầy có vai trò rất quan trọng. Khi cán bộ bấm gọi số trên phần mềm hoặc thiết bị điều khiển, số thứ tự sẽ được hiển thị tại quầy tương ứng. Người dân chỉ cần quan sát màn hình là biết mình được mời đến đâu, không bị lúng túng hoặc nhầm vị trí.

Việc mỗi quầy có một màn hình riêng còn giúp đồng bộ hóa thông tin giữa phần mềm, cán bộ và người dân. Trong môi trường đông người, đây là cách cực kỳ hiệu quả để tránh gọi nhầm, nghe không rõ hoặc bỏ qua lượt.

Ngoài hiển thị số, các màn hình này còn có thể hiển thị thêm thông tin nghiệp vụ, lĩnh vực phục vụ, giúp người dân nhận diện đúng quầy mình cần đến. Đây là chi tiết nhỏ nhưng rất có giá trị trong thực tế vận hành.

Phần mềm xếp hàng tự động VNC QMS SOFT là “bộ não” của toàn hệ thống

Nếu kiosk, màn hình, máy in là phần cứng thì phần mềm xếp hàng tự động VNC QMS SOFT chính là trung tâm điều phối toàn bộ hoạt động. Theo thông tin từ trang dự án, phần mềm vận hành trên hệ điều hành Windows 7 hoặc Windows 10 64-bit.

Một phần mềm xếp hàng tự động dành cho bộ phận một cửa thường đảm nhận các chức năng chính như:

• Quản lý danh mục dịch vụ, lĩnh vực thủ tục hành chính

• Cấp phát số thứ tự theo từng nhóm dịch vụ

• Điều phối gọi số theo quầy

• Hiển thị số đang phục vụ và số chờ

• Quản lý thông tin gọi lại, chuyển quầy, tạm dừng

• Thống kê số lượng lượt phục vụ

• Theo dõi hiệu suất hoạt động theo quầy hoặc theo thời gian

• Hỗ trợ cấu hình giao diện, nội dung hiển thị, âm thanh gọi số

Chính nhờ phần mềm mà toàn bộ quy trình được liên kết chặt chẽ: từ lúc người dân chạm vào màn hình lấy số, đến lúc nhận phiếu, chờ, theo dõi màn hình và được gọi vào quầy. Một hệ thống xếp hàng tốt không đơn thuần là thiết bị hiện đại, mà là khả năng phối hợp mượt mà giữa các thành phần.

Mô hình hoạt động thực tế tại bộ phận một cửa

Để hình dung rõ hơn, có thể mô tả quy trình hoạt động cơ bản của hệ thống tại UBND xã như sau:

Người dân đến bộ phận một cửa, quan sát khu vực Kiosk lấy số hoặc Kiosk tra cứu thông tin. Nếu chưa rõ thủ tục cần chuẩn bị những gì, người dân có thể tra cứu trước trên kiosk. Sau đó, họ chọn đúng lĩnh vực cần giao dịch trên màn hình cảm ứng lấy số thứ tự.

Ngay khi thao tác hoàn tất, máy in nhiệt sẽ in ra một phiếu số. Người dân cầm phiếu và ngồi chờ đến lượt. Khi cán bộ tại quầy thao tác gọi số trên phần mềm, thông tin sẽ được đồng thời hiển thị trên màn hình tại quầy và có thể đi kèm âm thanh thông báo. Người dân theo dõi số của mình và di chuyển đến đúng quầy được chỉ định.

Quy trình này giúp bộ phận tiếp nhận hồ sơ vận hành theo một trật tự rõ ràng, giảm hiện tượng tập trung đông người quanh quầy, đồng thời tạo ra trải nghiệm văn minh hơn cho người dân.

Lợi ích nổi bật của hệ thống xếp hàng tự động tại UBND xã Nam Sơn

Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động và Kiosk tra cứu thông tin tại UBND xã Nam Sơn mang lại nhiều giá trị thiết thực, không chỉ trong vận hành nội bộ mà còn trong chất lượng phục vụ cộng đồng.

1. Tăng tính chuyên nghiệp cho bộ phận một cửa

Thay vì tiếp dân theo cách thủ công, hệ thống giúp mọi quy trình được chuẩn hóa. Người dân đến là có thể tự lấy số, tự theo dõi lượt gọi, tự xác định quầy. Cơ quan hành chính vì thế tạo được hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại và thân thiện hơn.

2. Giảm thời gian chờ và giảm cảm giác chờ đợi

Thực tế, không phải lúc nào hệ thống cũng làm tổng thời gian xử lý ngắn hơn ngay lập tức, nhưng nó gần như chắc chắn làm trải nghiệm chờ trở nên dễ chịu hơn. Người dân biết mình đang ở đâu trong hàng chờ, không phải thấp thỏm hay đứng chen trước quầy để hỏi.

3. Hạn chế ùn tắc và mất trật tự

Ở các khung giờ cao điểm, khu vực tiếp dân rất dễ rơi vào cảnh đông đúc. Khi có hệ thống điều phối tự động, dòng người sẽ được phân tán tốt hơn, không còn tình trạng nhiều người tập trung trước một quầy chỉ để hỏi “đến lượt tôi chưa”.

4. Hỗ trợ cán bộ làm việc hiệu quả hơn

Cán bộ không phải liên tục giải thích thứ tự, gọi thủ công hoặc xử lý các tình huống chen ngang. Họ có thể tập trung vào chuyên môn, xử lý hồ sơ chính xác hơn, giảm áp lực và giảm sai sót.

5. Tăng khả năng công khai, minh bạch

Xếp hàng theo số là cách rất trực quan để bảo đảm công bằng trong phục vụ. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng trong môi trường hành chính công, nơi yêu cầu minh bạch luôn được đặt lên hàng đầu.

6. Phù hợp với định hướng chuyển đổi số

Việc đầu tư Kiosk lấy số, Kiosk tra cứu thông tin và phần mềm điều phối là bước đi cụ thể trong lộ trình chuyển đổi số tại cơ sở. Đây không phải là “làm cho hiện đại cho đẹp”, mà là đầu tư đúng vào trải nghiệm phục vụ và hiệu quả vận hành.

Vì sao Kiosk tra cứu thông tin là thiết bị rất đáng đầu tư?

Nhiều đơn vị khi cân nhắc triển khai thường chú ý nhiều đến máy lấy số thứ tự, nhưng thực ra Kiosk tra cứu thông tin cũng cực kỳ quan trọng. Trong không ít trường hợp, người dân mất thời gian không phải vì chờ lâu, mà vì chưa hiểu rõ thủ tục, thiếu giấy tờ hoặc vào nhầm quầy.

Một Kiosk tra cứu được xây dựng nội dung tốt sẽ giúp giảm rất nhiều tình huống đó. Người dân có thể tự tìm hiểu trước khi nộp hồ sơ. Điều này giúp:

• Giảm số lượt hỏi trực tiếp

• Giảm nguy cơ thiếu hồ sơ

• Tăng tỷ lệ xử lý hồ sơ suôn sẻ ngay từ lần đầu

• Tạo cảm giác chủ động, thuận tiện

• Hỗ trợ người dân tiếp cận thông tin công một cách minh bạch

Với các địa phương đang nỗ lực cải cách hành chính, đây là thiết bị nên được xem là một phần quan trọng của hệ thống phục vụ, chứ không chỉ là hạng mục bổ sung.

Những đơn vị nào phù hợp triển khai mô hình tương tự?

Mô hình triển khai tại UBND xã Nam Sơn không chỉ phù hợp với một địa phương riêng lẻ mà có thể áp dụng rất rộng rãi cho nhiều loại hình đơn vị như:

• UBND xã, phường, thị trấn

• Bộ phận một cửa cấp huyện

• Trung tâm hành chính công

• Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai

• Trung tâm y tế, bệnh viện, phòng khám

• Ngân hàng, tổ chức tín dụng

• Điện lực, bảo hiểm, viễn thông

• Các trung tâm dịch vụ công có lượng khách đến giao dịch thường xuyên

Điểm mạnh của mô hình này là có thể tùy chỉnh theo quy mô thực tế. Đơn vị nhỏ có thể triển khai số quầy ít hơn. Đơn vị lớn có thể mở rộng thêm màn hình trung tâm, tích hợp đánh giá hài lòng, báo cáo dữ liệu, gọi số ưu tiên hoặc các tính năng nâng cao khác.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp hệ thống xếp hàng tự động

Khi đầu tư hệ thống xếp hàng tự động cho cơ quan hành chính, việc chọn nhà cung cấp là cực kỳ quan trọng. Một hệ thống tốt không chỉ nằm ở thiết bị đẹp hay cấu hình mạnh, mà còn nằm ở khả năng tư vấn đúng nhu cầu, triển khai ổn định và hỗ trợ lâu dài.

Một số tiêu chí cần quan tâm gồm:

• Có kinh nghiệm triển khai thực tế cho cơ quan hành chính hoặc đơn vị công

• Có khả năng sản xuất, tùy biến cấu hình theo yêu cầu

• Phần mềm dễ sử dụng, linh hoạt, hỗ trợ tiếng Việt tốt

• Thiết bị chắc chắn, phù hợp môi trường sử dụng cường độ cao

• Có chính sách bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật rõ ràng

• Có khả năng mở rộng hệ thống khi đơn vị phát sinh nhu cầu mới

Trang giới thiệu dự án cho thấy VNC cung cấp đồng bộ từ kiosk, màn hình cảm ứng, máy in đến phần mềm xếp hàng, thể hiện năng lực triển khai theo mô hình tổng thể thay vì chỉ bán lẻ thiết bị.

Xu hướng hiện đại hóa bộ phận một cửa bằng công nghệ số

Trong vài năm gần đây, khái niệm bộ phận một cửa điện tử, hành chính công thông minh, tiếp dân hiện đại ngày càng được nhắc đến nhiều hơn. Điều này phản ánh một xu hướng rất rõ: cơ quan hành chính không chỉ cần xử lý đúng mà còn cần phục vụ tốt.

Người dân ngày nay quan tâm nhiều hơn đến trải nghiệm khi đi làm thủ tục. Họ muốn quy trình rõ ràng, ít phải hỏi, ít chen chúc, dễ theo dõi và tiết kiệm thời gian. Những nhu cầu đó không thể giải quyết triệt để nếu vẫn vận hành hoàn toàn thủ công.

Bởi vậy, hệ thống xếp hàng tự động và Kiosk tra cứu thông tin đang trở thành một phần quan trọng trong quá trình hiện đại hóa bộ phận một cửa. Đây là giải pháp vừa mang tính thực tế, vừa có hiệu quả nhìn thấy rõ ngay trong vận hành hằng ngày.

Kết luận

Dự án VNC QMS hoàn thiện sản xuất, cung cấp hệ thống xếp hàng tự động, Kiosk tra cứu thông tin tại UBND xã Nam Sơn - Bắc Ninh là một ví dụ tiêu biểu cho việc ứng dụng công nghệ vào cải cách hành chính ở cấp cơ sở. Hệ thống được cấu hình đồng bộ với trụ Kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1, Kiosk tra cứu thông tin, màn hình cảm ứng 24 inch, máy in nhiệt, CPU vận hành, 11 màn hiển thị tại quầy và phần mềm điều phối VNC QMS SOFT

Không chỉ giúp quản lý thứ tự phục vụ khoa học hơn, hệ thống còn góp phần nâng cao tính minh bạch, giảm áp lực cho cán bộ, hỗ trợ người dân tra cứu thông tin dễ dàng hơn và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho bộ phận một cửa. Với những lợi ích đó, đây là giải pháp rất phù hợp cho các UBND xã, phường, trung tâm hành chính công và nhiều đơn vị dịch vụ công khác.