13/01/2026 11:03 | VNC QMS SOFT
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ của các cơ quan hành chính nhà nước, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý và phục vụ người dân ngày càng trở nên cần thiết. Đặc biệt tại các bộ phận “một cửa” của UBND cấp xã, phường, nơi thường xuyên tiếp nhận và giải quyết nhiều thủ tục hành chính, việc quản lý dòng người đến giao dịch một cách khoa học, minh bạch và hiệu quả là một yêu cầu quan trọng.
Nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dân, UBND phường Bắc Giang – tỉnh Bắc Ninh đã lựa chọn giải pháp công nghệ từ VNCTEL để triển khai hệ thống xếp hàng tự động, kiosk tra cứu thông tin và hệ thống đánh giá mức độ hài lòng của người dân tại bộ phận một cửa.
Dự án này không chỉ giúp tối ưu quy trình tiếp nhận hồ sơ hành chính mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chính quyền điện tử hiện đại – minh bạch – chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong thời đại số.
Theo thông tin từ hệ thống giải pháp của VNCTEL, các sản phẩm của công ty được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như cơ quan hành chính, bệnh viện, ngân hàng, doanh nghiệp và trung tâm dịch vụ công, giúp giảm thời gian chờ đợi và nâng cao hiệu quả quản lý.
Tại nhiều cơ quan hành chính, trước đây việc tiếp nhận hồ sơ thường diễn ra theo hình thức truyền thống:
Người dân xếp hàng trực tiếp tại quầy
Không có hệ thống quản lý thứ tự rõ ràng
Dễ xảy ra chen lấn hoặc nhầm lẫn
Nhân viên khó kiểm soát lượng hồ sơ tiếp nhận
Điều này khiến:
Thời gian chờ đợi kéo dài
Tạo áp lực cho cán bộ tiếp nhận
Người dân cảm thấy thiếu minh bạch trong quá trình phục vụ
Trong những thời điểm cao điểm như:
Đăng ký hộ khẩu
Xác nhận giấy tờ
Thủ tục hành chính
Số lượng người dân đến giao dịch có thể tăng đột biến, khiến việc phục vụ trở nên quá tải.
Hệ thống xếp hàng tự động ra đời nhằm giải quyết các vấn đề trên bằng cách:
Tự động cấp số thứ tự
Quản lý luồng giao dịch
Hiển thị và gọi số đến quầy
Thống kê và báo cáo dữ liệu
Nhờ đó, hệ thống giúp:
Tạo môi trường phục vụ văn minh
Minh bạch quy trình xử lý
Giảm áp lực cho cán bộ tiếp dân
Nâng cao sự hài lòng của người dân
Đặc biệt trong các mô hình Trung tâm hành chính công hoặc bộ phận một cửa, giải pháp này đã trở thành một phần quan trọng của quá trình chuyển đổi số trong quản lý nhà nước.
Dự án do VNCTEL triển khai bao gồm 3 hệ thống chính:
Hệ thống xếp hàng tự động
Kiosk tra cứu thông tin
Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng
Ba hệ thống này được tích hợp đồng bộ nhằm tạo ra một mô hình phục vụ người dân thông minh.
Các thiết bị và phần mềm trong hệ thống được thiết kế để:
Hoạt động ổn định
Dễ dàng mở rộng
Tích hợp với hạ tầng mạng của đơn vị
Theo thông tin từ nhà cung cấp, hệ thống sử dụng phần mềm quản lý xếp hàng VNC QMS SOFT, cho phép quản lý toàn bộ quy trình phục vụ và thống kê dữ liệu giao dịch.
Kiosk lấy số thứ tự là thiết bị quan trọng nhất trong hệ thống xếp hàng tự động.
Thiết bị được đặt tại khu vực tiếp đón công dân để:
Người dân chọn dịch vụ cần giải quyết
Hệ thống tự động in phiếu số thứ tự
Hướng dẫn người dân chờ đến lượt
Thông tin trên phiếu thường bao gồm:
Số thứ tự
Thời gian lấy số
Loại dịch vụ
Quầy giao dịch
Kiosk sử dụng màn hình cảm ứng với giao diện thân thiện, giúp người dân dễ dàng thao tác.
Ưu điểm của kiosk lấy số:
Hoạt động tự động hoàn toàn
Tốc độ in nhanh
Có thể tùy chỉnh giao diện dịch vụ
Phù hợp với nhiều mô hình cơ quan
Sau khi lấy số, người dân có thể theo dõi thứ tự của mình trên hệ thống màn hình hiển thị.
Màn hình được bố trí tại khu vực chờ để hiển thị:
Số thứ tự đang được phục vụ
Quầy giao dịch tương ứng
Các số tiếp theo
Khi đến lượt, hệ thống sẽ:
Hiển thị số trên màn hình
Phát âm thanh thông báo
Nhờ vậy, người dân có thể chủ động theo dõi mà không cần phải đứng chờ tại quầy.
Mỗi quầy tiếp nhận hồ sơ được trang bị phần mềm gọi số để cán bộ có thể:
Gọi số tiếp theo
Gọi lại số bị bỏ qua
Chuyển số sang quầy khác
Hệ thống cũng cho phép:
Gọi số theo thứ tự
Gọi ưu tiên
Quản lý nhiều dịch vụ khác nhau
Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng hiển thị:
Danh sách khách đang chờ
Thời gian chờ trung bình
Số lượng hồ sơ đã xử lý
Ngoài hệ thống lấy số, dự án còn triển khai kiosk tra cứu thông tin hành chính.
Đây là thiết bị giúp người dân:
Tra cứu thủ tục hành chính
Xem hướng dẫn hồ sơ
Tìm hiểu quy trình giải quyết
Kiosk thường hiển thị các nội dung như:
Danh mục thủ tục hành chính
Hồ sơ cần chuẩn bị
Thời gian xử lý
Lệ phí
Nhờ đó, người dân có thể chủ động chuẩn bị hồ sơ trước khi đến quầy, giúp:
Giảm thời gian xử lý
Hạn chế sai sót hồ sơ
Tăng hiệu quả tiếp nhận
Một trong những yếu tố quan trọng của cải cách hành chính là đánh giá chất lượng phục vụ của cán bộ và cơ quan nhà nước.
Trước đây việc đánh giá thường thực hiện bằng:
Phiếu khảo sát giấy
Đánh giá thủ công
Phương pháp này có nhiều hạn chế như:
Khó tổng hợp dữ liệu
Tỷ lệ phản hồi thấp
Không phản ánh chính xác chất lượng phục vụ
Do đó, hệ thống đánh giá điện tử ra đời để giải quyết vấn đề này.
Sau khi hoàn tất giao dịch, người dân có thể thực hiện đánh giá trên thiết bị điện tử.
Các tiêu chí đánh giá thường bao gồm:
Thái độ phục vụ
Thời gian giải quyết
Mức độ hài lòng chung
Người dân chỉ cần nhấn vào các biểu tượng cảm xúc như:
Rất hài lòng
Hài lòng
Bình thường
Không hài lòng
Dữ liệu đánh giá sẽ được lưu trữ và thống kê tự động.
Hệ thống mang lại nhiều lợi ích cho cơ quan quản lý:
Minh bạch chất lượng phục vụ
Cơ quan quản lý có thể theo dõi:
Mức độ hài lòng của người dân
Hiệu suất phục vụ của từng quầy
Cải thiện chất lượng dịch vụ
Dựa trên dữ liệu đánh giá, đơn vị có thể:
Điều chỉnh quy trình phục vụ
Nâng cao chất lượng tiếp dân
Phục vụ công tác quản lý
Hệ thống cho phép:
Xuất báo cáo thống kê
Phân tích dữ liệu theo thời gian
Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cơ quan hành chính.
Nhờ quy trình tự động hóa, hệ thống giúp:
Giảm thời gian chờ đợi
Phân luồng giao dịch hợp lý
Tăng tốc độ xử lý hồ sơ
Quy trình phục vụ được hiển thị công khai trên hệ thống, giúp:
Tránh tranh chấp thứ tự
Tạo sự công bằng cho người dân
Hệ thống có thể thống kê:
Số lượng hồ sơ tiếp nhận
Thời gian xử lý trung bình
Hiệu suất từng quầy
Dữ liệu này giúp lãnh đạo đơn vị đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.
Không chỉ giúp cơ quan quản lý tốt hơn, hệ thống còn mang lại nhiều tiện ích cho người dân.
Sau khi lấy số, người dân có thể:
Ngồi chờ thoải mái
Theo dõi màn hình hiển thị
Kiosk tra cứu giúp người dân:
Biết rõ thủ tục
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Người dân có quyền:
Đánh giá chất lượng phục vụ
Góp phần cải thiện dịch vụ công
VNCTEL là doanh nghiệp công nghệ được thành lập từ năm 2008, chuyên cung cấp các giải pháp:
Hệ thống xếp hàng tự động
Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng
Kiosk tra cứu thông tin
Hệ thống biểu quyết điện tử
Sau hơn 16 năm hoạt động, VNCTEL đã triển khai hàng nghìn dự án trên toàn quốc cho:
Cơ quan hành chính
Bệnh viện
Ngân hàng
Doanh nghiệp
Các giải pháp của VNCTEL được đánh giá cao nhờ:
Công nghệ hiện đại
Hệ thống ổn định
Khả năng tùy biến cao
Theo giới thiệu của doanh nghiệp, hệ thống xếp hàng tự động giúp giảm thời gian chờ đợi và nâng cao hiệu quả phục vụ trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động, kiosk tra cứu thông tin và hệ thống đánh giá mức độ hài lòng tại UBND phường Bắc Giang – tỉnh Bắc Ninh là một bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa nền hành chính công.
Giải pháp công nghệ do VNCTEL cung cấp đã giúp:
Tối ưu quy trình phục vụ
Nâng cao sự hài lòng của người dân
Hỗ trợ quản lý hiệu quả
Trong tương lai, các hệ thống như vậy sẽ ngày càng được triển khai rộng rãi tại:
Trung tâm hành chính công
UBND các cấp
Các cơ quan dịch vụ công
Qua đó góp phần xây dựng một nền hành chính minh bạch – hiện đại – phục vụ người dân tốt hơn.
Ứng dụng hệ thống xếp hàng tự động cho trung tâm hành chính công Xã, Phường sau sát nhập
Giải pháp xếp hàng tự động sử dụng Kiosk lấy số thứ tự và màn hình hiển thị số thứ tự trung tâm
