Giới thiệu tổng quan

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, việc nâng cao chất lượng phục vụ người dân tại các cơ quan hành chính công trở thành yêu cầu cấp thiết. Đặc biệt, tại các địa phương đang phát triển nhanh như phường Quế Võ (tỉnh Bắc Ninh), nhu cầu cải tiến quy trình tiếp nhận – xử lý hồ sơ càng trở nên quan trọng.

Nắm bắt xu hướng này, Công ty TNHH VNC đã triển khai thành công hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT tại Bộ phận Một cửa UBND phường Quế Võ. Đây là một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao trải nghiệm người dân và tối ưu hiệu suất làm việc của cán bộ.

Theo thông tin từ dự án, hệ thống đã được sản xuất, lắp đặt hoàn chỉnh với đầy đủ thiết bị phần cứng và phần mềm, đáp ứng tiêu chuẩn vận hành hiện đại, ổn định và dễ mở rộng.

1. Thực trạng quá tải tại bộ phận một cửa và nhu cầu cấp thiết

1.1 Áp lực tại các trung tâm hành chính

Tại các địa phương có tốc độ đô thị hóa nhanh như Quế Võ, số lượng người dân đến giải quyết thủ tục hành chính mỗi ngày rất lớn. Điều này dẫn đến:

• Tình trạng chen lấn, xếp hàng thủ công

• Thời gian chờ đợi kéo dài

• Khó kiểm soát thứ tự phục vụ

• Gây áp lực cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ

Bên cạnh đó, việc quản lý thủ công còn khiến dữ liệu không được lưu trữ đầy đủ, khó thống kê và báo cáo.

1.2 Yêu cầu chuyển đổi số hành chính công

Chính phủ Việt Nam đang thúc đẩy mạnh mẽ chương trình chuyển đổi số quốc gia, trong đó:

• Số hóa quy trình hành chính

• Tăng tính minh bạch

• Nâng cao trải nghiệm người dân

• Giảm tải áp lực cho bộ máy công quyền

Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động là một trong những giải pháp thiết thực và hiệu quả nhất để đạt được các mục tiêu này.

2. Giải pháp hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT

2.1 Tổng quan hệ thống

Hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT là giải pháp tích hợp:

• Phần cứng (Kiosk, màn hình, máy in…)

• Phần mềm quản lý thông minh

• Hệ thống âm thanh và hiển thị

Tại UBND phường Quế Võ, hệ thống được triển khai đầy đủ, đồng bộ và tối ưu cho mô hình Bộ phận Một cửa.

2.2 Thành phần thiết bị chi tiết

2.2.1 Kiosk lấy số thứ tự

• Model: VNC-PR3.1

• Thiết kế hiện đại, chắc chắn

• Chất liệu thép sơn cao cấp

• Tích hợp màn hình cảm ứng 24 inch

Kiosk đóng vai trò là điểm tiếp xúc đầu tiên với người dân, giúp:

• Lấy số thứ tự nhanh chóng

• Lựa chọn dịch vụ cần xử lý

• Giảm hoàn toàn việc xếp hàng thủ công

2.2.2 Màn hình cảm ứng

• Kích thước: 24 inch

• Độ phân giải Full HD (1920x1080)

• Góc nhìn rộng 178 độ

• Hiển thị 16.7 triệu màu

Màn hình giúp giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho mọi đối tượng, kể cả người lớn tuổi.

2.2.3 Máy in nhiệt

• In trực tiếp, tốc độ cao (300mm/s)

• Giấy 80mm

• Dao cắt tự động

Máy in đảm bảo:

• In số thứ tự nhanh

• Giảm thời gian chờ

• Hạn chế lỗi vận hành

2.2.4 Bộ xử lý trung tâm (CPU)

• Core i3

• RAM 16GB

• SSD 120GB

Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, xử lý nhanh và lưu trữ dữ liệu hiệu quả.

2.2.5 Màn hình hiển thị trung tâm

• TV 65 inch

• Hiển thị cho 9 quầy giao dịch

Giúp người dân dễ dàng theo dõi số thứ tự, quầy phục vụ và trạng thái giao dịch.

2.2.6 Hệ thống âm thanh

• Ampli Oriole PA7

• Loa Bose 101

Đảm bảo:

• Âm thanh rõ ràng

• Thông báo chính xác

• Trải nghiệm chuyên nghiệp

3. Phần mềm VNC QMS SOFT – Trái tim của hệ thống

3.1 Tính năng nổi bật

Phần mềm VNC QMS SOFT mang lại nhiều tính năng vượt trội:

Quản lý số thứ tự thông minh

• Gọi số theo thứ tự, ưu tiên hoặc tùy chọn

• Gọi lại khách hàng vắng mặt

• Hiển thị danh sách chờ

Thống kê và báo cáo chi tiết

• Theo ngày, tháng, năm

• Theo từng quầy giao dịch

• Xuất báo cáo Word, Excel, PDF

Hỗ trợ làm việc linh hoạt

• Gọi số từ trình duyệt web

• Không cần cài phần mềm tại từng máy

• Hỗ trợ nhiều thiết bị

Công nghệ điện toán đám mây

• Lưu trữ dữ liệu tập trung

• Truy xuất từ xa

• Bảo mật cao

Text-to-Speech (chuyển văn bản thành giọng nói)

• Tự động phát âm thanh gọi số

• Có thể tùy chỉnh nội dung thông báo

Hoạt động ổn định

• Lưu dữ liệu khi mất điện

• Không mất thông tin hàng chờ

• Tự động khôi phục

Hỗ trợ liên quầy

• Chuyển khách giữa các quầy

• Gọi hộ khi quầy quá tải

• Tăng hiệu suất làm việc

Tất cả các tính năng này giúp hệ thống hoạt động linh hoạt, thông minh và phù hợp với môi trường hành chính công.

4. Lợi ích khi triển khai hệ thống xếp hàng tự động

4.1 Đối với người dân

• Không cần xếp hàng thủ công

• Minh bạch thứ tự phục vụ

• Giảm thời gian chờ đợi

• Trải nghiệm hiện đại, chuyên nghiệp

4.2 Đối với cán bộ

• Giảm áp lực công việc

• Dễ dàng quản lý số lượng khách

• Tăng hiệu suất xử lý hồ sơ

• Hạn chế sai sót

4.3 Đối với cơ quan quản lý

• Dữ liệu được lưu trữ đầy đủ

• Dễ dàng thống kê, báo cáo

• Nâng cao hình ảnh cơ quan

• Đáp ứng tiêu chí chuyển đổi số

5. Ý nghĩa đối với chuyển đổi số tại Bắc Ninh

Bắc Ninh là một trong những địa phương đi đầu trong chuyển đổi số tại Việt Nam. Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động tại UBND phường Quế Võ góp phần:

• Hiện đại hóa hành chính công

• Xây dựng chính quyền điện tử

• Nâng cao chất lượng phục vụ người dân

Theo định hướng phát triển, khu vực Quế Võ đang hướng tới trở thành đô thị hiện đại, với hạ tầng đồng bộ và dịch vụ công chất lượng cao.

6. Kinh nghiệm triển khai từ VNC

Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và viễn thông, VNCTEL đã triển khai hàng trăm dự án trên toàn quốc:

• UBND xã, phường

• Trung tâm hành chính công

• Công an, bệnh viện

• Doanh nghiệp lớn

Danh sách khách hàng trải dài nhiều tỉnh thành như Bắc Ninh, Đồng Nai, Hưng Yên… cho thấy năng lực triển khai mạnh mẽ và uy tín của đơn vị.

7. Tại sao nên chọn hệ thống xếp hàng tự động VNC?

7.1 Giải pháp trọn gói

• Phần cứng + phần mềm đồng bộ

• Dễ triển khai

• Dễ bảo trì

7.2 Chi phí tối ưu

• Không cần mạch điều khiển phức tạp

• Tiết kiệm chi phí sửa chữa

• Tối ưu đầu tư

7.3 Linh hoạt và mở rộng

• Hỗ trợ nhiều quầy

• Kết nối không dây

• Mở rộng dễ dàng

7.4 Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng

• Đội ngũ chuyên nghiệp

• Bảo hành rõ ràng

• Hỗ trợ toàn quốc

8. Xu hướng tương lai của hệ thống xếp hàng tự động

Trong tương lai, hệ thống xếp hàng sẽ tiếp tục phát triển theo hướng:

• Tích hợp AI

• Nhận diện khuôn mặt

• Đặt lịch online

• Lấy số qua điện thoại

• Kết nối dữ liệu quốc gia

VNC QMS SOFT đã sẵn sàng cho xu hướng này với nền tảng công nghệ mở và linh hoạt.

9. Kết luận

Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT tại UBND phường Quế Võ là minh chứng rõ ràng cho hiệu quả của chuyển đổi số trong hành chính công.

Không chỉ giúp:

• Nâng cao trải nghiệm người dân

• Tối ưu quy trình làm việc

• Giảm tải áp lực

Mà còn góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch và chuyên nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp xếp hàng tự động cho:

• UBND xã/phường

• Trung tâm hành chính

• Bệnh viện

• Doanh nghiệp

Thì VNC chính là lựa chọn đáng tin cậy hàng đầu tại Việt Nam.