05/09/2025 14:34 | VNC QMS SOFT
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu tại Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực hành chính công, việc ứng dụng các hệ thống công nghệ nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dân là điều cấp thiết.
Mới đây, VNC QMS SOFT đã hoàn thiện quá trình sản xuất, cung cấp và lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động tại bộ phận một cửa UBND xã Phụng Công – tỉnh Hưng Yên. Đây là một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ hành chính, góp phần nâng cao sự hài lòng của người dân.
Hệ thống được triển khai bao gồm nhiều thành phần công nghệ hiện đại như:
Kiosk lấy số thứ tự tự động
Màn hình hiển thị số thứ tự trung tâm
Phần mềm quản lý xếp hàng thông minh
Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng
Kiosk tra cứu thông tin
Mô hình này không chỉ giúp giảm tải áp lực cho cán bộ tiếp dân mà còn mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp, minh bạch và công bằng cho người dân khi đến làm thủ tục hành chính.
2.1 Thực trạng trước khi ứng dụng
Trước khi áp dụng hệ thống xếp hàng tự động, nhiều UBND cấp xã gặp phải các vấn đề phổ biến như:
Người dân phải xếp hàng thủ công, chen lấn
Không kiểm soát được thứ tự phục vụ
Dễ xảy ra tình trạng bỏ sót hoặc ưu tiên không minh bạch
Khó thống kê số lượng hồ sơ, thời gian xử lý
Những hạn chế này ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của cơ quan hành chính và trải nghiệm của người dân.
2.2 Xu hướng tất yếu: Chính quyền điện tử – chính quyền số
Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động là một phần trong chiến lược xây dựng:
Chính quyền điện tử
Chính quyền số
Hành chính công minh bạch
Các giải pháp như VNC QMS giúp số hóa toàn bộ quy trình tiếp dân, từ khâu lấy số, gọi số, xử lý hồ sơ đến đánh giá chất lượng dịch vụ.
Hệ thống được thiết kế đồng bộ, tối ưu cho mô hình bộ phận một cửa.
3.1 Kiosk lấy số thứ tự thông minh
Kiosk là thiết bị trung tâm giúp người dân chủ động lấy số thứ tự.
Thông số nổi bật:
Màn hình cảm ứng hiện đại
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
In phiếu số thứ tự nhanh chóng
Hỗ trợ nhiều lĩnh vực dịch vụ
Theo các dự án tương tự, kiosk thường sử dụng màn hình cảm ứng 24 inch, độ phân giải Full HD, giúp hiển thị rõ ràng và dễ thao tác
3.2 Máy in số thứ tự tốc độ cao
In nhiệt trực tiếp
Tốc độ in nhanh (lên tới 300mm/s)
Tự động cắt giấy
Điều này giúp giảm thời gian chờ và tránh ùn tắc tại khu vực lấy số
3.3 Màn hình hiển thị trung tâm, hiển thị số thứ tự tại quầy
Hệ thống sử dụng màn hình lớn bằng tivi và màn LCD 19.5 inch hiển thị:
Số thứ tự đang được gọi
Thông tin các phòng, quầy đón tiếp
Quầy giao dịch
Thông báo hướng dẫn
Màn hình có thể phục vụ nhiều quầy cùng lúc, đảm bảo người dân dễ dàng theo dõi
3.4 Phần mềm quản lý xếp hàng VNC QMS SOFT
Đây là “bộ não” của toàn bộ hệ thống.
Tính năng nổi bật:
Quản lý số thứ tự theo từng quầy
Thống kê chi tiết theo ngày/tháng
Hiển thị số chờ, số đã phục vụ
Gọi lại số bị bỏ lỡ
Hỗ trợ chuyển số giữa các quầy
Lưu trữ dữ liệu an toàn
Đặc biệt, phần mềm có khả năng lưu dữ liệu ngay cả khi mất điện, giúp hệ thống vận hành ổn định
3.5 Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng
Một điểm nổi bật trong dự án tại Phụng Công là tích hợp hệ thống đánh giá dịch vụ.
Người dân có thể:
Đánh giá thái độ phục vụ
Đánh giá nghiệp vụ cán bộ
Góp ý trực tiếp
Hệ thống cho phép tùy chỉnh tiêu chí đánh giá linh hoạt, phù hợp từng đơn vị
3.6 Kiosk tra cứu thông tin
Ngoài việc lấy số, người dân còn có thể:
Tra cứu thủ tục hành chính
Xem hướng dẫn hồ sơ
Tìm kiếm thông tin nhanh chóng
Điều này giúp giảm tải cho cán bộ và tăng tính chủ động cho người dân.
4.1 Đối với người dân
Không cần chen lấn, xếp hàng
Chủ động thời gian chờ
Trải nghiệm hiện đại, văn minh
Minh bạch trong phục vụ
4.2 Đối với cơ quan hành chính
Quản lý khoa học, chuyên nghiệp
Giảm áp lực cho cán bộ
Tăng hiệu suất làm việc
Có dữ liệu báo cáo rõ ràng
4.3 Đối với quản lý cấp trên
Dễ dàng giám sát hoạt động
Có số liệu thống kê minh bạch
Đánh giá hiệu quả phục vụ
Theo thông tin từ các dự án thực tế, VNC là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực:
Hệ thống xếp hàng tự động
Hệ thống đánh giá hài lòng
Kiosk tra cứu thông tin
Với hơn 16 năm hoạt động, VNC đã triển khai tại:
UBND các cấp
Bệnh viện
Ngân hàng
Trung tâm hành chính công
Hệ thống được thiết kế linh hoạt, phù hợp nhiều mô hình khác nhau
Không chỉ tại Phụng Công, VNC QMS đã triển khai thành công tại nhiều địa phương khác như:
Hà Nội
Đồng Nai
Hải Dương
Bắc Ninh
Các hệ thống đều có cấu hình tương tự, bao gồm kiosk, phần mềm và màn hình hiển thị, giúp đồng bộ hóa quy trình hành chính
7.1 Tăng tính minh bạch
Mọi giao dịch đều được ghi nhận:
Thời gian tiếp nhận
Thời gian xử lý
Kết quả
7.2 Nâng cao chất lượng dịch vụ công
Người dân được phục vụ:
Nhanh hơn
Chính xác hơn
Công bằng hơn
7.3 Tối ưu nguồn lực
Giảm nhân sự hỗ trợ
Tăng hiệu quả vận hành
Khi triển khai hệ thống, các đơn vị cần chú ý:
8.1 Tính ổn định
Hệ thống phải hoạt động liên tục, không lỗi.
8.2 Khả năng mở rộng
Dễ dàng nâng cấp khi tăng số quầy.
8.3 Dễ sử dụng
Phù hợp cả người lớn tuổi.
8.4 Tích hợp đa hệ thống
Phần mềm quản lý
Hệ thống đánh giá
Kiosk tra cứu
Chi phí ban đầu có thể là rào cản, nhưng lợi ích mang lại:
Giảm chi phí vận hành
Tăng hiệu suất
Nâng cao hình ảnh cơ quan
Đây là khoản đầu tư mang lại giá trị lâu dài.
Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động tại UBND xã Phụng Công là một minh chứng rõ ràng cho xu hướng chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính công.
Giải pháp của VNC QMS không chỉ giúp:
Nâng cao chất lượng phục vụ
Tối ưu quy trình làm việc
Tăng sự hài lòng của người dân
Mà còn góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả.
