Giới thiệu tổng quan

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn quốc, đặc biệt trong lĩnh vực hành chính công, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý và phục vụ người dân không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu.

Một trong những giải pháp nổi bật góp phần nâng cao chất lượng phục vụ tại bộ phận “một cửa” chính là hệ thống xếp hàng tự động kết hợp kiosk tra cứu thông tin và đánh giá mức độ hài lòng.

Mới đây, UBND xã Như Quỳnh đã chính thức đưa vào vận hành hệ thống VNC QMS SOFT do VNC sản xuất và triển khai. Đây là bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ hành chính, hướng tới mô hình chính quyền số.

Theo thông tin từ bài viết gốc, hệ thống đã được hoàn thiện từ khâu sản xuất, lắp đặt đến vận hành thực tế, đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý và phục vụ công dân tại địa phương .

Vì sao cần hệ thống xếp hàng tự động tại UBND xã?

1. Áp lực quá tải tại bộ phận một cửa

Tại nhiều địa phương, bộ phận tiếp nhận hồ sơ thường xuyên rơi vào tình trạng:

• Người dân phải xếp hàng thủ công

• Không kiểm soát được thứ tự ưu tiên

• Dễ xảy ra chen lấn, mất trật tự

• Cán bộ khó quản lý số lượng hồ sơ

Điều này không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm người dân mà còn làm giảm hiệu suất làm việc của cán bộ.

2. Yêu cầu chuyển đổi số và cải cách hành chính

Theo định hướng của các địa phương, tỷ lệ hồ sơ trực tuyến và chất lượng phục vụ cần được nâng cao liên tục. Ví dụ, tỉnh Hưng Yên đặt mục tiêu tỷ lệ giải quyết dịch vụ công trực tuyến đạt mức cao trong giai đoạn 2025 .

Do đó, việc áp dụng hệ thống thông minh như VNC QMS là bước đi phù hợp để:

• Chuẩn hóa quy trình phục vụ

• Minh bạch hóa hoạt động

• Tăng mức độ hài lòng của người dân

Tổng quan hệ thống VNC QMS SOFT tại UBND xã Như Quỳnh

Hệ thống được thiết kế đồng bộ, bao gồm cả phần cứng và phần mềm hiện đại.

1. Kiosk lấy số thứ tự và tra cứu thông tin

Hệ thống bao gồm:

• 01 trụ kiosk lấy số tự động VNC-PR3.1

• 01 kiosk tra cứu thông tin tích hợp đánh giá hài lòng

Kiosk được thiết kế với:

• Kích thước tối ưu (630mm x 1410mm)

• Chất liệu thép sơn tĩnh điện

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Người dân chỉ cần thao tác vài bước đơn giản để:

• Lấy số thứ tự

• Tra cứu thủ tục hành chính

• Đánh giá cán bộ sau giao dịch

2. Màn hình cảm ứng hiện đại

Hệ thống sử dụng:

• 02 màn hình cảm ứng 24 inch

• Độ phân giải Full HD

• Góc nhìn rộng 178 độ

Điều này giúp:

• Hiển thị rõ ràng

• Dễ thao tác cho mọi đối tượng

• Tăng tính chuyên nghiệp cho khu vực tiếp dân

3. Máy in số thứ tự tốc độ cao

Máy in nhiệt trực tiếp với:

• Tốc độ in lên tới 300mm/s

• Hỗ trợ nhiều cổng kết nối

• Tích hợp dao cắt tự động

Đảm bảo:

• In nhanh – không chờ đợi

• Vận hành ổn định, ít lỗi

4. Hệ thống hiển thị trung tâm

• 02 màn hình hiển thị số thứ tự

• Phục vụ 11 quầy giao dịch

Giúp:

• Người dân dễ dàng theo dõi

• Giảm tình trạng bỏ lượt hoặc nhầm lẫn

5. Cấu hình máy chủ

• CPU Core i3

• RAM 16GB

• SSD 120GB

Đảm bảo hệ thống hoạt động mượt mà, ổn định.

Phần mềm VNC QMS SOFT – “Trái tim” của hệ thống

Phần mềm là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả vận hành.

1. Tính năng quản lý thông minh

Hệ thống cho phép:

• Thống kê số lượng khách theo ngày/tháng

• Hiển thị số lượng đang chờ

• Quản lý trạng thái phục vụ

Giúp cán bộ:

• Chủ động điều phối công việc

• Giảm áp lực tại giờ cao điểm

2. Linh hoạt trong vận hành

Các chức năng nổi bật:

• Gọi số theo thứ tự hoặc ưu tiên

• Chuyển số giữa các quầy

• Gọi hộ khi quầy bận

Điều này cực kỳ quan trọng trong thực tế, khi:

• Có quầy quá tải

• Có cán bộ nghỉ hoặc vắng mặt

3. Công nghệ hiện đại

Hệ thống sử dụng:

• Công nghệ điện toán đám mây

• Lưu trữ dữ liệu an toàn

• Truy xuất báo cáo từ xa

Đảm bảo:

• Không mất dữ liệu khi sự cố

• Dễ dàng quản lý từ nhiều thiết bị

4. Gọi số bằng trình duyệt web

Một điểm nổi bật:

• Không cần cài phần mềm tại từng máy

• Có thể gọi số trực tiếp trên trình duyệt

Giảm chi phí triển khai và bảo trì.

5. Tích hợp Text-to-Speech

Hệ thống có khả năng:

• Tự động phát âm thanh gọi số

• Thay đổi nội dung dễ dàng

Tạo trải nghiệm chuyên nghiệp như:

• Ngân hàng

• Bệnh viện lớn

Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng – Điểm khác biệt quan trọng

1. Ghi nhận phản hồi trực tiếp

Người dân có thể:

• Đánh giá cán bộ ngay sau giao dịch

• Gửi ý kiến, góp ý

Hệ thống sẽ:

• Ghi nhận thời gian

• Gắn với từng cán bộ

2. Báo cáo chi tiết

Phần mềm cho phép:

• Tổng hợp theo ngày/tháng

• Phân tích theo từng cán bộ

• Xuất file báo cáo

Giúp lãnh đạo:

• Đánh giá chính xác hiệu suất làm việc

• Cải thiện chất lượng phục vụ

3. Tăng tính minh bạch

Khi có hệ thống đánh giá:

• Cán bộ làm việc có trách nhiệm hơn

• Người dân cảm thấy được tôn trọng

Đây chính là yếu tố then chốt nâng cao hình ảnh chính quyền.

Hệ thống âm thanh – Hoàn thiện trải nghiệm người dùng

Bao gồm:

• Ampli Oriole PA7

• 02 loa Bose 101

Mang lại:

• Âm thanh rõ ràng

• Gọi số chính xác

• Tránh nhầm lẫn

Lợi ích khi triển khai hệ thống xếp hàng tự động

1. Đối với người dân

• Không cần xếp hàng thủ công

• Biết chính xác thời gian chờ

• Trải nghiệm chuyên nghiệp

2. Đối với cán bộ

• Giảm áp lực công việc

• Dễ quản lý quy trình

• Tăng hiệu suất xử lý hồ sơ

3. Đối với chính quyền

• Minh bạch hóa hoạt động

• Nâng cao uy tín

• Đáp ứng tiêu chí chính quyền số

Vai trò của hệ thống trong chuyển đổi số địa phương

Việc triển khai hệ thống tại xã Như Quỳnh không phải là bước đi đơn lẻ, mà nằm trong chiến lược tổng thể xây dựng chính quyền điện tử.

Trước đó, địa phương cũng đã hợp tác với các đơn vị viễn thông để thúc đẩy chuyển đổi số trong giai đoạn 2025–2030 .

Điều này cho thấy:

• Chính quyền đang đầu tư mạnh vào công nghệ

• Hướng tới phục vụ người dân tốt hơn

So sánh với mô hình truyền thống

Rõ ràng, hệ thống mới mang lại hiệu quả vượt trội.

Khả năng mở rộng và ứng dụng

Hệ thống không chỉ áp dụng tại UBND xã mà còn phù hợp với:

• Bệnh viện

• Trung tâm y tế

• Ngân hàng

• Trung tâm hành chính công

VNC cũng đã triển khai nhiều dự án tương tự tại:

• Phú Thọ

• Hà Nội

• Bắc Ninh

• Đồng Nai

Chứng minh tính linh hoạt và hiệu quả thực tế.

Xu hướng tương lai của hệ thống xếp hàng thông minh

Trong tương lai, hệ thống có thể phát triển thêm:

• Lấy số qua điện thoại

• Đặt lịch trước

• Tích hợp AI dự đoán thời gian chờ

• Phân tích dữ liệu nâng cao

Đây là hướng đi tất yếu trong kỷ nguyên số.

Kết luận

Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT tại UBND xã Như Quỳnh không chỉ là một dự án công nghệ đơn thuần mà còn là bước tiến lớn trong cải cách hành chính và chuyển đổi số.

Hệ thống mang lại:

• Sự tiện lợi cho người dân

• Hiệu quả cho cán bộ

• Minh bạch cho chính quyền

Quan trọng hơn, nó góp phần xây dựng hình ảnh một nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp và lấy người dân làm trung tâm.