Giới thiệu chung

Trong quá trình cải cách hành chính hiện nay, việc nâng cao chất lượng phục vụ người dân tại bộ phận “một cửa” của các cơ quan nhà nước đang trở thành nhiệm vụ quan trọng. Một trong những giải pháp công nghệ được nhiều địa phương triển khai là hệ thống xếp hàng tự động kết hợp Kiosk tra cứu thông tin và hệ thống đánh giá mức độ hài lòng của công dân.

Mới đây, Công ty TNHH VNC (VNCTEL) đã hoàn thiện việc sản xuất, cung cấp và lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT tại Bộ phận Một Cửa UBND xã Tân An, tỉnh Đồng Nai. Hệ thống này góp phần hiện đại hóa quy trình tiếp nhận và xử lý thủ tục hành chính, giúp người dân được phục vụ nhanh chóng, minh bạch và chuyên nghiệp hơn.

Việc triển khai hệ thống không chỉ giúp giảm thời gian chờ đợi của người dân, mà còn hỗ trợ cán bộ quản lý dễ dàng thống kê, báo cáo và nâng cao chất lượng phục vụ.

Tổng quan về hệ thống xếp hàng tự động tại UBND xã Tân An

Hệ thống được thiết kế theo mô hình quản lý hàng chờ thông minh, giúp điều phối lượng người đến giao dịch tại bộ phận một cửa một cách khoa học.

Theo thông tin từ dự án, hệ thống được triển khai để cấp phát số thứ tự và quản lý giao dịch cho 9 quầy tiếp nhận hồ sơ, đảm bảo quy trình làm việc được diễn ra trật tự và minh bạch.

Mục tiêu triển khai

Việc lắp đặt hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu sau:

• Tự động hóa quy trình lấy số và gọi số

• Giảm tình trạng chen lấn, xếp hàng thủ công

• Tăng tính minh bạch trong xử lý hồ sơ

• Hỗ trợ người dân tra cứu thông tin nhanh chóng

• Thu thập ý kiến đánh giá chất lượng phục vụ của cán bộ

Nhờ đó, bộ phận một cửa của UBND xã Tân An có thể nâng cao chất lượng phục vụ và tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong cải cách hành chính.

Thành phần hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS

Một hệ thống xếp hàng tự động hoàn chỉnh bao gồm nhiều thiết bị phần cứng và phần mềm hoạt động đồng bộ. Tại UBND xã Tân An, hệ thống bao gồm các thành phần chính sau:

1. Kiosk lấy số thứ tự VNC-PR3.1

Đây là thiết bị quan trọng nhất trong hệ thống xếp hàng.

Người dân khi đến giao dịch chỉ cần chạm vào màn hình cảm ứng để chọn dịch vụ, sau đó hệ thống sẽ in phiếu số thứ tự tự động.

Thông số kỹ thuật

• Kích thước: 630mm x 1410mm

• Chất liệu: thép sơn tĩnh điện bền bỉ

• CPU: Core i5

• RAM: 16GB

• Ổ cứng SSD: 120GB

Thiết bị được thiết kế với màn hình cảm ứng thân thiện, dễ sử dụng cho mọi đối tượng.

2. Màn hình cảm ứng lấy số thứ tự 24 inch

Hệ thống sử dụng 02 màn hình cảm ứng 24 inch để hiển thị các dịch vụ hành chính cho người dân lựa chọn.

Thông số chính:

• Kích thước: 24 inch

• Độ phân giải: Full HD (1920x1080)

• Tỉ lệ màn hình: 16:9

• Tần số quét: 75Hz

• Góc nhìn: 178°

Nhờ màn hình lớn và độ phân giải cao, người dân có thể dễ dàng thao tác và lựa chọn dịch vụ cần giao dịch.

3. Máy in nhiệt số thứ tự

Sau khi chọn dịch vụ trên màn hình, hệ thống sẽ tự động in phiếu số thứ tự.

Thông số nổi bật:

• Phương thức in: in nhiệt trực tiếp

• Khổ giấy: 80mm

• Tốc độ in: 300mm/s

• Tích hợp dao cắt tự động

Phiếu số thứ tự thường bao gồm:

• Số thứ tự

• Thời gian lấy số

• Tên đơn vị

• Loại dịch vụ

Nhờ đó người dân có thể chủ động theo dõi lượt gọi của mình.

4. Màn hình hiển thị số thứ tự trung tâm

Hệ thống được trang bị 01 màn hình hiển thị số thứ tự trung tâm, giúp người dân dễ dàng theo dõi lượt phục vụ tại 9 quầy giao dịch.

Màn hình hiển thị các thông tin:

• Số thứ tự đang phục vụ

• Quầy giao dịch

• Thông báo hướng dẫn

Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp âm thanh thông báo tự động, giúp người dân nghe rõ khi đến lượt giao dịch.

Phần mềm xếp hàng tự động VNC QMS SOFT

Phần mềm VNC QMS SOFT là “bộ não” điều khiển toàn bộ hệ thống.

Phần mềm này hoạt động trên hệ điều hành Windows và có nhiều tính năng quản lý thông minh.

Các tính năng chính

• Quản lý số thứ tự tự động

• Hiển thị số khách hàng đang chờ

• Gọi số theo thứ tự hoặc ưu tiên

• Gọi lại khách hàng

• Hiển thị số bỏ qua

• Báo cáo thống kê chi tiết

Phần mềm còn có thể xuất báo cáo dưới nhiều định dạng như Word, Excel, PDF để phục vụ công tác quản lý.

Công nghệ Text-to-Speech trong hệ thống

Một điểm đặc biệt của hệ thống là tích hợp công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói (Text-to-Speech).

Công nghệ này cho phép:

• Hệ thống tự động đọc số thứ tự

• Phát thông báo hướng dẫn

• Thay đổi nội dung giọng nói dễ dàng

Nhờ đó, quá trình gọi số trở nên tự động và chuyên nghiệp hơn.

Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng của công dân

Một trong những thành phần quan trọng của hệ thống là hệ thống đánh giá mức độ hài lòng của người dân.

Sau khi hoàn tất giao dịch, công dân có thể đánh giá trực tiếp trên Kiosk.

Các tiêu chí đánh giá có thể bao gồm:

• Hài lòng về dịch vụ

• Không hài lòng về thái độ phục vụ

• Không hài lòng về nghiệp vụ

• Không hài lòng về thời gian xử lý

• Ý kiến góp ý

Tất cả dữ liệu đánh giá được ghi nhận và tổng hợp tự động, giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi chất lượng phục vụ của từng cán bộ.

Tính năng báo cáo và quản lý dữ liệu

Hệ thống cho phép:

• Tổng hợp đánh giá theo cán bộ

• Thống kê theo ngày / tháng / năm

• Xuất báo cáo chi tiết

• Truy cập dữ liệu từ xa

Ngoài ra, hệ thống còn lưu trữ dữ liệu đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra và cải thiện chất lượng phục vụ.

Hệ thống âm thanh thông báo

Để hỗ trợ quá trình gọi số, hệ thống được trang bị:

• 01 Ampli Oriole PA7

• 02 Loa Bose 101

Hệ thống âm thanh giúp thông báo số thứ tự rõ ràng trong khu vực giao dịch, tránh tình trạng bỏ lỡ lượt gọi.

Lợi ích khi triển khai hệ thống xếp hàng tự động

Việc ứng dụng hệ thống xếp hàng tự động mang lại nhiều lợi ích cho cơ quan hành chính.

1. Tăng tính minh bạch

Mọi giao dịch đều được quản lý bằng số thứ tự, giúp loại bỏ tình trạng chen lấn hoặc ưu tiên không rõ ràng.

2. Giảm thời gian chờ đợi

Người dân có thể ngồi chờ đến lượt thay vì đứng xếp hàng, tạo trải nghiệm tốt hơn.

3. Nâng cao hình ảnh chính quyền

Hệ thống hiện đại giúp bộ phận một cửa trở nên chuyên nghiệp và thân thiện hơn với người dân.

4. Quản lý dữ liệu hiệu quả

Các báo cáo thống kê giúp lãnh đạo:

• Theo dõi lượng người giao dịch

• Đánh giá hiệu suất cán bộ

• Điều chỉnh quy trình làm việc

VNCTEL – Đơn vị cung cấp giải pháp xếp hàng tự động uy tín

Công ty TNHH VNC (VNCTEL) là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực:

• Hệ thống xếp hàng tự động

• Kiosk tra cứu thông tin

• Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng

• Giải pháp công nghệ hành chính công

Được thành lập từ năm 2008, VNCTEL đã có hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp công nghệ và viễn thông.

Các giải pháp của VNC đã được triển khai tại:

• Cơ quan hành chính

• Ngân hàng

• Bệnh viện

• Trung tâm hành chính công

• Doanh nghiệp

Vì sao nên chọn hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS

Công nghệ hiện đại

Hệ thống được phát triển trên nền tảng công nghệ mới, hỗ trợ:

• điện toán đám mây

• quản lý từ xa

• tích hợp nhiều thiết bị

Giải pháp toàn diện

VNCTEL cung cấp giải pháp trọn gói:

• tư vấn

• thiết kế

• sản xuất

• lắp đặt

• bảo hành

Chi phí hợp lý

So với các giải pháp nhập khẩu, hệ thống của VNC có giá thành cạnh tranh nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cao.

Xu hướng ứng dụng hệ thống xếp hàng tự động trong hành chính công

Trong những năm gần đây, nhiều địa phương tại Việt Nam đã triển khai hệ thống xếp hàng tự động tại:

• UBND xã, phường

• Trung tâm hành chính công

• Cơ quan bảo hiểm

• Bệnh viện

Giải pháp này giúp:

• nâng cao hiệu quả quản lý

• giảm tải cho cán bộ

• tăng sự hài lòng của người dân

Kết luận

Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động, Kiosk tra cứu thông tin và hệ thống đánh giá mức độ hài lòng tại UBND xã Tân An – Đồng Nai là bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa nền hành chính.

Hệ thống không chỉ giúp tối ưu quy trình tiếp nhận hồ sơ, mà còn góp phần nâng cao chất lượng phục vụ và sự hài lòng của người dân.

Với kinh nghiệm lâu năm và giải pháp công nghệ hiện đại, VNCTEL tiếp tục khẳng định vị thế là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp hệ thống xếp hàng tự động tại Việt Nam.