VNC Hoàn Thiện Triển Khai Hệ Thống Xếp Hàng Tự Động Tại Bộ Phận Một Cửa Học Viện Bưu Chính Viễn Thông

Giới thiệu dự án

Trong xu hướng chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại các cơ quan hành chính, đơn vị giáo dục và tổ chức công lập, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ nhằm nâng cao chất lượng phục vụ đang trở thành yêu cầu tất yếu. Nhằm hiện đại hóa quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính, Học viện Bưu chính Viễn thông đã lựa chọn Công ty TNHH VNC triển khai hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT cho Bộ phận Một cửa.

Dự án được thực hiện với mục tiêu xây dựng môi trường giao dịch chuyên nghiệp, minh bạch, giảm thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm của sinh viên, học viên, cán bộ cũng như khách đến làm việc tại Học viện.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nghiên cứu, sản xuất và triển khai hệ thống xếp hàng tự động trên toàn quốc, VNC tiếp tục khẳng định năng lực thông qua việc cung cấp giải pháp đồng bộ, hiện đại và dễ dàng mở rộng trong tương lai.

Thực trạng trước khi triển khai hệ thống

Tại các đơn vị giáo dục có số lượng sinh viên lớn như Học viện Bưu chính Viễn thông, nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính diễn ra thường xuyên với số lượng lớn mỗi ngày.

Các nghiệp vụ phổ biến gồm:

• Xác nhận giấy tờ sinh viên
• Cấp bảng điểm
• Tiếp nhận hồ sơ đào tạo
• Hỗ trợ tuyển sinh
• Tiếp nhận các thủ tục hành chính khác

Khi chưa ứng dụng hệ thống xếp hàng tự động, việc quản lý lượt phục vụ thường gặp nhiều khó khăn:

• Người dân phải xếp hàng trực tiếp.
• Dễ xảy ra tình trạng chen lấn vào giờ cao điểm.
• Khó kiểm soát thứ tự phục vụ.
• Cán bộ mất thời gian điều phối.
• Khó thống kê số lượng hồ sơ tiếp nhận hàng ngày.

Chính vì vậy, việc đầu tư hệ thống quản lý xếp hàng tự động là giải pháp cần thiết nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và hiệu quả vận hành.

Giải pháp hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT

VNC đã nghiên cứu và triển khai giải pháp xếp hàng tự động phù hợp với mô hình hoạt động của Bộ phận Một cửa Học viện Bưu chính Viễn thông.

Hệ thống được vận hành trên nền tảng phần mềm VNC QMS SOFT với khả năng:

• Quản lý số thứ tự tập trung.
• Điều phối khách hàng đến đúng quầy giao dịch.
• Hiển thị thông tin trực quan.
• Tự động phát âm thanh gọi số.
• Theo dõi và thống kê dữ liệu phục vụ.
• Báo cáo hiệu suất làm việc theo từng quầy.

Toàn bộ hệ thống hoạt động đồng bộ, ổn định và có thể nâng cấp mở rộng khi nhu cầu sử dụng tăng lên.

Danh sách thiết bị triển khai cho dự án

Dự án được VNC sản xuất và cung cấp với đầy đủ các thiết bị chuyên dụng phục vụ công tác quản lý thứ tự giao dịch.

02 Máy lấy số thứ tự để bàn cảm ứng VNC

Chức năng:

• Cho phép người dùng lựa chọn dịch vụ cần thực hiện.
• In phiếu số thứ tự tự động.
• Hiển thị thông tin đơn vị trên phiếu.
• Quản lý số thứ tự theo từng nhóm dịch vụ.

Đặc điểm:

• Thiết kế hiện đại.
• Màn hình cảm ứng dễ sử dụng.
• Hoạt động ổn định liên tục.
• Tích hợp phần mềm VNC QMS SOFT.

08 Bàn gọi số thứ tự tại quầy

Số lượng: 08 bộ

Chức năng:

• Cán bộ chủ động gọi số tiếp theo.
• Chuyển số.
• Gọi lại số.
• Tạm dừng hoặc kết thúc giao dịch.

Ưu điểm:

• Thiết kế nhỏ gọn.
• Phím chức năng chuyên dụng.
• Kết nối trực tiếp với hệ thống trung tâm.

08 Màn hình hiển thị số thứ tự tại quầy

Số lượng: 08 màn hình

Chức năng:

• Hiển thị số đang được phục vụ.
• Thông báo trực quan cho người dân.
• Đồng bộ với hệ thống gọi số tự động.

Đặc điểm:

• LED độ sáng cao.
• Hiển thị rõ ràng.
• Hoạt động bền bỉ.

01 Màn hình hiển thị trung tâm

Số lượng: 01 màn hình

Chức năng:

• Hiển thị toàn bộ thông tin gọi số.
• Hiển thị quầy giao dịch tương ứng.
• Trình chiếu video, hình ảnh, thông báo.

Lợi ích:

• Giúp người dân dễ dàng theo dõi lượt phục vụ.
• Tăng tính chuyên nghiệp cho khu vực giao dịch.

01 Bộ loa gọi số tự động

Số lượng: 01 bộ

Chức năng:

• Phát âm thanh gọi số tự động.
• Hỗ trợ tiếng Việt rõ ràng.
• Thông báo số thứ tự và quầy phục vụ.

Ưu điểm:

• Âm lượng lớn.
• Chất lượng âm thanh rõ nét.
• Hoạt động ổn định liên tục.

01 Bộ điều khiển trung tâm 20 cổng

Số lượng: 01 bộ

Chức năng:

• Điều phối toàn bộ hệ thống.
• Kết nối các thiết bị.
• Quản lý dữ liệu tập trung.
• Đảm bảo hệ thống vận hành đồng bộ.

Các tính năng nổi bật của hệ thống

Quản lý số thứ tự thông minh

Người dùng chỉ cần lựa chọn dịch vụ cần thực hiện trên màn hình cảm ứng, hệ thống sẽ tự động cấp số và đưa vào hàng chờ tương ứng.

Tự động gọi số

Hệ thống tự động phát thông báo bằng giọng nói khi đến lượt phục vụ.

Ví dụ:

"Xin mời số A001 đến quầy số 1."

Điều này giúp giảm tình trạng bỏ sót lượt hoặc nhầm lẫn.

Hiển thị trực quan

Thông tin gọi số được đồng bộ trên:

• Màn hình trung tâm.
• Màn hình tại quầy.
• Hệ thống âm thanh.

Người sử dụng dễ dàng theo dõi mà không cần hỏi nhân viên.

Báo cáo thống kê chi tiết

Phần mềm cho phép:

• Thống kê số lượng hồ sơ tiếp nhận.
• Thống kê thời gian chờ.
• Theo dõi hiệu suất từng quầy.
• Xuất báo cáo theo ngày, tuần, tháng.

Mở rộng linh hoạt

Hệ thống có thể mở rộng thêm:

• Kiosk tra cứu thông tin.
• Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng.
• Màn hình quảng cáo.
• Cổng thông tin điện tử.

Lợi ích mang lại cho Học viện Bưu chính Viễn thông

Đối với sinh viên và người dân

• Không phải xếp hàng thủ công.
• Chủ động theo dõi thứ tự.
• Tiết kiệm thời gian chờ đợi.
• Nâng cao trải nghiệm dịch vụ.

Đối với cán bộ tiếp nhận

• Giảm áp lực điều phối.
• Tăng năng suất làm việc.
• Hạn chế sai sót trong quá trình phục vụ.

Đối với đơn vị quản lý

• Kiểm soát dữ liệu tập trung.
• Thống kê chính xác hiệu suất.
• Dễ dàng đánh giá chất lượng phục vụ.
• Hỗ trợ công tác chuyển đổi số.

VNC – Đơn Vị Chuyên Sản Xuất Hệ Thống Xếp Hàng Tự Động Tại Việt Nam

Công ty TNHH VNC là đơn vị chuyên nghiên cứu, phát triển và sản xuất các giải pháp:

• Hệ thống xếp hàng tự động.
• Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng.
• Kiosk tra cứu thông tin.
• Hệ thống biểu quyết điện tử.
• Giải pháp chuyển đổi số hành chính công.

Với hàng nghìn dự án triển khai trên toàn quốc, VNC luôn cam kết mang đến các giải pháp hiện đại, ổn định và phù hợp với nhu cầu thực tế của từng đơn vị.

Kết luận

Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT tại Bộ phận Một cửa Học viện Bưu chính Viễn thông là bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa công tác hành chính và nâng cao chất lượng phục vụ.

Dự án không chỉ giúp tối ưu quy trình tiếp nhận hồ sơ mà còn góp phần xây dựng hình ảnh đơn vị chuyên nghiệp, hiện đại và thân thiện hơn với người dân, sinh viên và các tổ chức đến làm việc.

Thông qua giải pháp này, Học viện Bưu chính Viễn thông tiếp tục khẳng định định hướng ứng dụng công nghệ số vào quản lý và vận hành, hướng tới mô hình hành chính thông minh trong tương lai.