Tổng đài điện thoại có vài trò như thế nào?

20/05/2014 14:29 | VNC QMS - VNC QMS SOFT

Thông thường thấy khách hàng khi tìm hiểu về tổng đài thường hay tìm kiếm từ khóa "tổng đài điện thoại là gì ?"

Nhưng có lẽ điều mà chúng ta cần lại không nằm trong câu hỏi này...

Nếu để trả lời chính xác cho câu hỏi "Tổng đài điện thoại là gì ?" nó phải được trả lời bằng chuyên môn, bằng kỹ thuật..."Là hệ thống chuyển mạch...gì gì đó". Và có lẽ đây không phải câu trả lời mà chúng ta chờ đợi...

Trên thực tế câu trả lời mà mọi người cần nằm trong câu hỏi "Tác dụng của tổng đài điện thoại là gì ?"

Xin tóm tắt 1 số tác dụng của tổng đài nội bộ trong 1 cơ quan như sau :

* Tổng đài nội bộ cho phép ta trang bị cho mỗi phòng ban, thậm chí là mỗi nhân viên một máy điện thoại...và đó là 1 số nội bộ riêng biệt.

* Bạn không mất thời gian đi từ phòng này sang phòng khác để bàn công việc. Thay vào đó bạn có thể gọi điện thoại từ phòng này sang phòng kia để trao đổi công việc ...hoặc cho từng người để trao đổi công việc. Việc gọi điện thoại nội bộ trong hệ thống tổng đài đơn giản và không hề mất phí.

* Khác với việc đấu song song để nhiều người cùng dùng 1 số điện thoại. Khi bạn đang nói chuyện người khác nhấc máy lên sẽ nghe thấy bạn đang nói chuyện với khách. Với tổng đài việc các máy lẻ trong hệ thống liên lạc nói chuyện với khách hàng hay nói chuyện trao đổi nội bộ là hoàn toàn không bị người thứ ba làm phiền hoặc nghe xen.

* Cơ quan bạn có nhiều phòng ban, bạn phải trang bị cho mỗi phòng bạn 1 số thuê bao cố định từ bưu điện. Điều đó làm cho

+ Số lượng thuê bao bạn phải thuê khá nhiều

+ Mặc dù nhiều vậy nhưng trong phòng có khi vẫn phải xếp hàng chờ đợi để được gọi, trong khi đó khách hàng từ bên ngoài lại không thể gọi vào ...vì máy đang bận

+ Bạn có thấy khó chịu không ? khi bạn đang chờ 1 cuộc điện thoại của khách hàng mà người khác lại đang có 1 cuộc nói chuyện khá lâu với khách.

+ Trong khi phòng bạn rất cần điện thoại để liên lạc thì phòng bên cạnh điện thoại lại không dùng đến.

Khi bạn sử dụng tổng đài, điều này sẽ được giải quyết

+ Tất cả các đường thuê bao sẽ được đưa vào tổng đài, khi đường thuê bao này bận tổng đài tự tìm đến đường thuê bao đang rỗi để bạn có thể sử dụng cho cuộc gọi đi hoặc gọi đến.

+ Bạn sẽ tận dụng được những đường thuê bao rảnh rỗi để sử dụng và khai thác tối đa các đường thuê bao bạn đang có một cách hiệu quả.

+Bạn có thể giảm bớt số lượng thuê bao với bưu điện so với việc trang bị cho mỗi phòng ban một số thê bao.

* Bạn có thể phân cấp sử dụng cho các nhân viên trong cơ quan.

+ Cho phép người này được gọi đi động, đường dài. Nhưng người khác thì chỉ được gọi nội tỉnh. Hoặc có những người không có nhu cầu liên lạc thì chỉ được dùng để liên lạc nội bộ.

+ Bạn có thể quản lý cuộc gọi của mỗi nhân viên thông qua việc cấp mã cho từng nhân viên...để mỗi khi gọi họ phải bấm qua mã. Điều này giúp bạn quản lý tốt chi phí điện thoại trong cơ quan bạn.

* Hệ thống tổng đài tạo lên tính chuyên nghiệp trong công việc.

+ Khách hàng đến gặp bạn để trao đổi công việc, thay vì lễ tân chạy vào thông báo cho bạn biết, nhân viên lễ tân chỉ việc nhấc máy và gọi cho bạn theo số máy lẻ của bạn. Hoặc đơn giản bảo vệ cũng có thể thống báo cho bạn biết, bạn có người đến chờ và xin gặp.

+ Khi có cuộc gọi đến, thay vì 1 ai đó nhấc máy nghe và nói khách hàng chờ và đi gọi bạn....giờ đây nhân viên trực điện thoại sẽ nghe và bấm chuyển đến cho bạn mà không ai cần rời khỏi vị trí.

+ Hoặc hơn nữa khi khách hàng gọi đến họ có thể nghe những hướng dẫn phát ra từ hệ thống và khách hàng có thể tự bấm đến số máy lẻ của bạn. ( Tính năng DISA của tổng đài điện thoại )

Còn rất rất nhiều các tính năng khác mà hệ thống tổng đài mang lại khi bạn sử dụng nó. Cần thêm thông tin và sự tư vấn .Hãy liên hê với chúng tôi.

Hỏi đáp/bình luận

Hoặc đăng nhập qua

Bài viết khác

Mất mạng vì dùng Facebook quá liều

Giải pháp viễn thông tích hợp cho ngành tài chính

Tổng đài điện thoại thông tin kinh tế xã hội 1068 - Viettel

Giải pháp viễn thông dành cho ngành bán lẻ

Giải pháp hội nghị thoại đa điểm

Samsung Galaxy S5 Prime có giá 18,5 triệu đồng

Giải pháp kết nối Microsoft Lync cho hệ thống thoại

Xây dựng tổng đài IP-PBX tận dụng SIP Trunk từ nhà cung cấp dịch vụ

Giải pháp đàm thoại VoIP đa chi nhánh của Siemens

Giải pháp tổng đài VoIP mã nguồn mở Asterisk

Xem thêm