VNC Hoàn Thiện Triển Khai Hệ Thống Xếp Hàng Tự Động, Kiosk Tra Cứu Thông Tin Và Đánh Giá Hài Lòng Tại Bộ Phận Một Cửa TTHCC TP Tam Điệp

Trong xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ tại các cơ quan hành chính công hiện nay, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ thông minh vào quy trình tiếp dân đang trở thành yêu cầu tất yếu. Không chỉ giúp nâng cao hiệu quả làm việc, các hệ thống hiện đại còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, minh bạch và thân thiện hơn đối với người dân khi thực hiện thủ tục hành chính.

Mới đây, VNCTEL đã hoàn thiện sản xuất, cung cấp và lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động, kiosk tra cứu thông tin cùng hệ thống đánh giá chất lượng phục vụ tại Bộ phận Một Cửa Trung tâm Hành chính công thành phố Tam Điệp. Đây là một trong những dự án tiêu biểu trong quá trình hiện đại hóa nền hành chính công bằng giải pháp công nghệ số.

Giải pháp hiện đại hóa quy trình tiếp dân tại TTHCC TP Tam Điệp

Tại các trung tâm hành chính công, số lượng người dân đến giao dịch mỗi ngày thường rất lớn. Nếu quy trình tiếp nhận hồ sơ vẫn được vận hành thủ công sẽ dễ xảy ra nhiều vấn đề như:

• Chen lấn, mất trật tự khi chờ làm thủ tục
• Khó kiểm soát lượng hồ sơ theo từng quầy
• Người dân không biết phải đến khu vực nào xử lý
• Mất nhiều thời gian chờ đợi
• Khó thống kê, đánh giá chất lượng phục vụ

Để giải quyết những vấn đề này, VNCTEL đã triển khai hệ thống xếp hàng tự động đồng bộ cho Bộ phận Một Cửa TTHCC thành phố Tam Điệp. Hệ thống được thiết kế theo mô hình quản lý hàng chờ thông minh, giúp điều phối luồng tiếp dân một cách khoa học, minh bạch và chuyên nghiệp hơn.

Hệ thống xếp hàng tự động hoạt động như thế nào?

Ngay khi đến khu vực giao dịch, người dân có thể thao tác trực tiếp trên kiosk lấy số thứ tự cảm ứng để lựa chọn nhóm dịch vụ cần thực hiện. Sau khi chọn thủ tục, hệ thống sẽ tự động cấp số thứ tự tương ứng và điều phối đến quầy tiếp nhận phù hợp.

Thông tin số thứ tự sẽ được hiển thị liên tục trên màn hình trung tâm, đồng thời tích hợp âm thanh gọi số tự động giúp người dân dễ dàng theo dõi lượt phục vụ của mình.

Toàn bộ quá trình gọi số được phần mềm quản lý tự động xử lý, giúp:

• Giảm áp lực cho cán bộ tiếp dân
• Hạn chế nhầm lẫn khi gọi số
• Tăng tốc độ xử lý hồ sơ
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn

Giải pháp này hiện đang được triển khai rộng rãi tại nhiều UBND xã, phường và trung tâm hành chính công trên toàn quốc nhờ khả năng vận hành ổn định và hiệu quả thực tế cao.

Kiosk tra cứu thông tin – hỗ trợ người dân nhanh chóng và thuận tiện

Bên cạnh hệ thống lấy số thứ tự, dự án còn tích hợp kiosk tra cứu thông tin hiện đại nhằm hỗ trợ người dân chủ động tìm hiểu các thủ tục hành chính.

Thông qua màn hình cảm ứng, người dân có thể:

• Tra cứu quy trình thủ tục hành chính
• Xem thành phần hồ sơ cần chuẩn bị
• Tìm kiếm biểu mẫu cần thiết
• Theo dõi hướng dẫn xử lý hồ sơ
• Xem thông tin tuyên truyền hành chính công

Việc tích hợp kiosk tra cứu giúp giảm đáng kể áp lực tư vấn trực tiếp cho cán bộ, đồng thời hỗ trợ người dân tiếp cận thông tin nhanh chóng và chính xác hơn.

Đây cũng là một trong những giải pháp quan trọng giúp xây dựng mô hình hành chính công thông minh theo định hướng chuyển đổi số hiện nay.

Hệ thống đánh giá chất lượng phục vụ nâng cao trải nghiệm người dân

Một điểm nổi bật trong dự án tại TTHCC thành phố Tam Điệp là hệ thống đánh giá mức độ hài lòng của người dân sau giao dịch.

Sau khi hoàn tất thủ tục, công dân có thể thực hiện đánh giá trực tiếp trên thiết bị cảm ứng với nhiều tiêu chí khác nhau như:

• Thái độ phục vụ của cán bộ
• Thời gian xử lý hồ sơ
• Chất lượng hỗ trợ hướng dẫn
• Mức độ hài lòng chung
• Góp ý phản hồi trực tiếp

Dữ liệu đánh giá được phần mềm tổng hợp và thống kê tự động, giúp đơn vị quản lý dễ dàng theo dõi chất lượng phục vụ theo từng quầy, từng cán bộ hoặc từng khoảng thời gian cụ thể.

Việc triển khai hệ thống đánh giá không chỉ giúp nâng cao tính minh bạch mà còn tạo động lực cải thiện chất lượng phục vụ người dân ngày càng tốt hơn.

Lợi ích thực tế của hệ thống tại Bộ phận Một Cửa TP Tam Điệp

Sau khi đưa vào vận hành, hệ thống mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho cả đơn vị quản lý và người dân:

Đối với người dân

• Giảm thời gian chờ đợi
• Không còn tình trạng chen lấn xếp hàng
• Dễ dàng theo dõi lượt giao dịch
• Tra cứu thông tin thủ tục nhanh chóng
• Được phục vụ chuyên nghiệp và minh bạch hơn

Đối với đơn vị quản lý

• Tự động hóa quy trình tiếp dân
• Thống kê dữ liệu giao dịch chính xác
• Dễ dàng quản lý hiệu suất làm việc
• Theo dõi mức độ hài lòng của công dân
• Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của cơ quan hành chính

Việc ứng dụng đồng bộ các giải pháp công nghệ như hệ thống xếp hàng tự động, kiosk tra cứu thông tin và đánh giá chất lượng phục vụ đang trở thành xu hướng tất yếu trong quá trình xây dựng chính quyền điện tử hiện đại.

VNCTEL – đơn vị triển khai giải pháp hành chính công thông minh

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ hành chính công, VNCTEL hiện là một trong những đơn vị triển khai mạnh mẽ các giải pháp như:

• Hệ thống xếp hàng tự động
• Kiosk tra cứu thông tin
• Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng
• Màn hình hiển thị gọi số trung tâm
• Phần mềm quản lý điều phối giao dịch

Các giải pháp của VNCTEL được thiết kế linh hoạt, dễ dàng tùy biến theo nhu cầu thực tế của từng đơn vị hành chính, bệnh viện, ngân hàng hoặc trung tâm dịch vụ công.

Dự án triển khai tại Bộ phận Một Cửa TTHCC thành phố Tam Điệp tiếp tục khẳng định năng lực sản xuất, cung cấp và triển khai hệ thống công nghệ hiện đại của VNCTEL trong lĩnh vực hành chính công thông minh tại Việt Nam.