VNC QMS SOFT triển khai hệ thống xếp hàng tự động & Kiosk tra cứu tại Bộ phận Một cửa Quận Ba Đình – Hà Nội

Giải pháp hiện đại hóa hành chính công bằng hệ thống xếp hàng tự động

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam, việc nâng cao chất lượng phục vụ người dân tại các cơ quan hành chính công đang trở thành ưu tiên hàng đầu. Một trong những giải pháp nổi bật chính là hệ thống xếp hàng tự động kết hợp kiosk tra cứu thông tin và đánh giá mức độ hài lòng.

Mới đây, VNC QMS SOFT đã hoàn thiện việc sản xuất – cung cấp – lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động tại Bộ phận Một cửa Quận Ba Đình, TP. Hà Nội. Dự án không chỉ giúp tối ưu quy trình tiếp nhận hồ sơ mà còn nâng cao trải nghiệm người dân khi đến giao dịch.

Tổng quan hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT

Hệ thống được thiết kế đồng bộ giữa phần cứng và phần mềm, đảm bảo hoạt động ổn định, linh hoạt và dễ mở rộng.

Thành phần chính của hệ thống

Hệ thống bao gồm:

• Kiosk lấy số thứ tự tự động
• Kiosk tra cứu thông tin tích hợp đánh giá hài lòng
• Màn hình hiển thị số thứ tự trung tâm
• Màn hình hiển thị tại quầy
• Phần mềm xếp hàng tự động VNC QMS SOFT
• Máy in nhiệt in số thứ tự
• Hệ thống âm thanh gọi số

Các thành phần này được kết nối đồng bộ, vận hành theo mô hình mạng nội bộ hoặc cloud, đảm bảo dữ liệu được quản lý tập trung và bảo mật cao.

Kiosk lấy số thứ tự – Trải nghiệm nhanh chóng, tiện lợi

Kiosk lấy số là điểm tiếp xúc đầu tiên giữa người dân và hệ thống.

Thiết kế hiện đại, thân thiện

• Màn hình cảm ứng kích thước lớn (15–24 inch)
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng
• Hỗ trợ nhiều dịch vụ khác nhau trên cùng một thiết bị

Người dân chỉ cần chạm nhẹ vào màn hình để chọn dịch vụ và nhận số thứ tự ngay lập tức.

Tích hợp máy in nhiệt tốc độ cao

• In phiếu nhanh (≥ 260mm/s)
• Khổ giấy 80mm phổ biến
• Tự động cắt giấy
• Hỗ trợ tiếng Việt

Điều này giúp giảm thời gian chờ đợi và tăng hiệu suất phục vụ.

Kiosk tra cứu thông tin & đánh giá mức độ hài lòng

Một điểm nổi bật của hệ thống tại Quận Ba Đình là tích hợp 2 trong 1:

1. Tra cứu thông tin hành chính

Người dân có thể:

• Xem quy trình thủ tục
• Tra cứu hồ sơ
• Tìm kiếm thông tin dịch vụ

2. Đánh giá chất lượng phục vụ

Hệ thống cho phép:

• Đánh giá theo nhiều tiêu chí
• Gửi ý kiến góp ý trực tiếp
• Hiển thị thông tin cán bộ phục vụ

Các tiêu chí đánh giá có thể tùy chỉnh như:

• Thái độ phục vụ
• Nghiệp vụ chuyên môn
• Thời gian xử lý
• Mức độ hài lòng tổng thể

Dữ liệu đánh giá được lưu trữ và tổng hợp tự động để phục vụ công tác quản lý.

Phần mềm xếp hàng tự động – “Trái tim” của hệ thống

Phần mềm VNC QMS SOFT đóng vai trò trung tâm điều khiển toàn bộ hệ thống.

Tính năng nổi bật

• Quản lý số thứ tự theo thời gian thực
• Hiển thị danh sách chờ và số đang phục vụ
• Thống kê chi tiết theo ngày/tháng/năm
• Gọi số tự động bằng công nghệ Text-to-Speech
• Cho phép gọi lại, chuyển quầy, ưu tiên

Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ:

• Gọi số từ trình duyệt web (không cần cài đặt)
• Lưu dữ liệu khi mất điện
• Truy xuất báo cáo từ xa

Điều này giúp cán bộ xử lý công việc nhanh chóng, giảm sai sót và nâng cao hiệu suất.

Màn hình hiển thị & hệ thống âm thanh

Màn hình hiển thị trung tâm

• Hiển thị số đang phục vụ
• Hiển thị quầy giao dịch
• Kết nối với TV, LCD, Tablet

Màn hình tại quầy

• Hiển thị thông tin cán bộ
• Hiển thị số thứ tự
• Hiển thị thông báo

Hệ thống âm thanh thông minh

• Gọi số tự động
• Phát âm thanh rõ ràng
• Tùy chỉnh nội dung thông báo

Công nghệ Text-to-Speech giúp hệ thống linh hoạt thay đổi nội dung mà không cần thu âm thủ công.

Lợi ích khi triển khai tại Bộ phận Một cửa Quận Ba Đình

Việc ứng dụng hệ thống mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:

Đối với người dân

• Không cần xếp hàng thủ công
• Minh bạch thứ tự phục vụ
• Giảm thời gian chờ đợi
• Trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp

Đối với cơ quan quản lý

• Tăng hiệu quả vận hành
• Dễ dàng thống kê – báo cáo
• Nâng cao chất lượng phục vụ
• Cải thiện hình ảnh cơ quan hành chính

Khả năng mở rộng và tùy biến linh hoạt

Hệ thống VNC QMS SOFT có thể:

• Mở rộng không giới hạn số quầy
• Tùy chỉnh số lượng dịch vụ
• Tích hợp với hệ thống khác
• Hỗ trợ lấy số từ smartphone

Điều này đặc biệt phù hợp với các đơn vị có quy mô lớn hoặc nhu cầu thay đổi thường xuyên.

Ứng dụng thực tế rộng rãi

Không chỉ tại Quận Ba Đình, hệ thống còn được triển khai tại nhiều lĩnh vực:

• Trung tâm hành chính công
• UBND các cấp
• Bệnh viện, trung tâm y tế
• Ngân hàng
• Doanh nghiệp dịch vụ

Với hơn 16 năm kinh nghiệm, VNC đã cung cấp giải pháp cho hàng trăm đơn vị trên toàn quốc.

Vì sao nên chọn VNC QMS SOFT?

1. Đồng bộ phần cứng & phần mềm

VNC tự sản xuất và phát triển toàn bộ hệ thống, đảm bảo:

• Tương thích tuyệt đối
• Dễ bảo trì
• Chi phí tối ưu

2. Công nghệ hiện đại

• Cloud computing
• Text-to-Speech
• Giao diện web

3. Hỗ trợ chuyên nghiệp

• Tư vấn tận nơi
• Lắp đặt nhanh chóng
• Hỗ trợ kỹ thuật từ xa

Kết luận

Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động kết hợp kiosk tra cứu thông tin và đánh giá hài lòng tại Bộ phận Một cửa Quận Ba Đình là một bước tiến quan trọng trong công cuộc chuyển đổi số hành chính công.

Giải pháp của VNC QMS SOFT không chỉ giúp tối ưu quy trình vận hành mà còn nâng cao trải nghiệm người dân, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại – minh bạch – hiệu quả.