VNC QMS SOFT hoàn thiện lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động và đánh giá hài lòng tại bộ phận một cửa phường Cổ Nhuế 1

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại các cơ quan hành chính, việc nâng cao chất lượng phục vụ người dân trở thành yêu cầu cấp thiết. Một trong những giải pháp hiệu quả nhất hiện nay chính là triển khai hệ thống xếp hàng tự động kết hợp đánh giá mức độ hài lòng.

Mới đây, Công ty TNHH VNC đã hoàn thiện việc sản xuất, cung cấp và lắp đặt hệ thống VNC QMS SOFT tại bộ phận một cửa phường Cổ Nhuế 1. Đây là bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa quy trình tiếp dân, góp phần xây dựng nền hành chính công minh bạch, chuyên nghiệp và hiệu quả.

Tổng quan dự án triển khai tại phường Cổ Nhuế 1

Dự án được triển khai nhằm giải quyết những vấn đề phổ biến tại bộ phận một cửa như:

• Tình trạng xếp hàng lộn xộn, thiếu trật tự
• Khó kiểm soát số lượng người chờ
• Không đánh giá được chất lượng phục vụ
• Gây áp lực cho cán bộ và người dân

Hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT được lắp đặt đã giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ, mang lại trải nghiệm thuận tiện, nhanh chóng và công bằng cho người dân.

Theo đó, toàn bộ hệ thống bao gồm phần mềm và phần cứng đồng bộ, giúp tự động hóa quy trình từ lúc người dân đến giao dịch cho đến khi hoàn tất thủ tục.

Hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT là gì?

VNC QMS SOFT là phần mềm quản lý xếp hàng thông minh do VNC phát triển, đóng vai trò trung tâm điều phối toàn bộ hoạt động của hệ thống.

Hệ thống hoạt động theo nguyên lý:

1. Người dân lấy số thứ tự tại kiosk hoặc thiết bị di động
2. Hệ thống tự động phân luồng dịch vụ
3. Nhân viên gọi số qua phần mềm hoặc thiết bị
4. Màn hình hiển thị và âm thanh hướng dẫn đến quầy
5. Sau khi giao dịch, khách hàng đánh giá mức độ hài lòng

Giải pháp này được ứng dụng rộng rãi trong:

• Trung tâm hành chính công
• UBND cấp quận/huyện/phường
• Bệnh viện, trung tâm y tế
• Ngân hàng, doanh nghiệp dịch vụ

Nhờ khả năng tích hợp linh hoạt, hệ thống giúp tối ưu hóa quy trình phục vụ và giảm thiểu thời gian chờ đợi đáng kể.

Cấu hình hệ thống triển khai thực tế

Tại bộ phận một cửa phường Cổ Nhuế 1, hệ thống được triển khai với đầy đủ các thành phần hiện đại:

1. Kiosk lấy số thứ tự

• Màn hình cảm ứng trực quan
• In phiếu tự động bằng máy in nhiệt
• Cho phép lựa chọn dịch vụ nhanh chóng
• Thiết kế thân thiện, dễ sử dụng

Người dân chỉ cần thao tác chạm để lấy số, giảm tối đa thời gian tiếp xúc trực tiếp ban đầu.

2. Phần mềm điều khiển trung tâm

Đây là “bộ não” của hệ thống, với các tính năng:

• Quản lý danh mục dịch vụ linh hoạt
• Phân bổ quầy giao dịch thông minh
• Theo dõi trạng thái xử lý theo thời gian thực
• Thống kê dữ liệu chi tiết

Phần mềm hoạt động trên nền tảng Web Cloud, giúp dễ dàng quản lý từ xa và không cần cài đặt phức tạp.

3. Hệ thống gọi số tại quầy

• Gọi số bằng máy tính, tablet hoặc smartphone
• Có thể gọi lại, chuyển số linh hoạt
• Hiển thị số lượng khách đang chờ

Điều này giúp cán bộ chủ động hơn trong quá trình phục vụ.

4. Màn hình hiển thị trung tâm

• Hiển thị số thứ tự và quầy giao dịch
• Có thể tích hợp video, thông báo
• Kết nối với TV hoặc màn LCD

Nhờ đó, người dân dễ dàng theo dõi lượt gọi mà không cần hỏi trực tiếp.

5. Hệ thống âm thanh thông minh

Sử dụng công nghệ Text-to-Speech, hệ thống tự động phát âm thanh gọi số:

• Rõ ràng, chính xác
• Giảm tải cho nhân viên
• Tăng tính chuyên nghiệp

6. Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng

Đây là điểm nổi bật của dự án:

• Người dân đánh giá ngay sau khi giao dịch
• Ghi nhận phản hồi theo thời gian thực
• Thống kê báo cáo chi tiết

Giúp lãnh đạo dễ dàng kiểm soát chất lượng phục vụ và cải tiến quy trình.

Lợi ích khi triển khai hệ thống tại bộ phận một cửa

Đối với người dân

• Không cần xếp hàng chờ đợi
• Được phục vụ công bằng theo thứ tự
• Tiết kiệm thời gian
• Trải nghiệm dịch vụ hiện đại

Đối với cơ quan hành chính

• Tăng hiệu suất xử lý hồ sơ
• Giảm áp lực cho cán bộ
• Kiểm soát tốt quy trình làm việc
• Có dữ liệu phân tích, báo cáo rõ ràng

Đối với quản lý cấp trên

• Theo dõi hoạt động theo thời gian thực
• Đánh giá chất lượng phục vụ
• Đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu

Ưu điểm nổi bật của VNC QMS SOFT

So với các giải pháp truyền thống, hệ thống của VNC sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội:

1. Hoạt động ổn định, lâu dài

Hệ thống được thiết kế đồng bộ phần mềm và phần cứng, đảm bảo độ bền và tính ổn định cao.

2. Dễ dàng mở rộng

Có thể mở rộng số lượng quầy, dịch vụ mà không giới hạn.

3. Tích hợp linh hoạt

Kết nối với nhiều thiết bị như:

• Smartphone
• Tablet
• Smart TV
• Máy tính

4. Không phụ thuộc thiết bị

Hoạt động trên nền tảng web, không cần cài đặt phức tạp.

5. Báo cáo chi tiết

Xuất dữ liệu theo nhiều định dạng như Excel, PDF…

Vai trò của hệ thống trong chuyển đổi số hành chính

Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động tại Bắc Từ Liêm nói chung và phường Cổ Nhuế 1 nói riêng là minh chứng rõ ràng cho quá trình:

• Hiện đại hóa nền hành chính
• Nâng cao trải nghiệm người dân
• Minh bạch hóa quy trình làm việc

Đây cũng là mô hình có thể nhân rộng tại nhiều địa phương khác, đặc biệt trong bối cảnh chính phủ đang đẩy mạnh xây dựng chính quyền điện tử.

VNC – Đơn vị tiên phong trong giải pháp xếp hàng tự động

VNCTEL là thương hiệu thuộc Công ty TNHH VNC, với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực:

• Hệ thống xếp hàng tự động
• Hệ thống đánh giá hài lòng
• Giải pháp chuyển đổi số

Các sản phẩm của VNC đã được triển khai rộng rãi tại:

• Ngân hàng
• Bệnh viện
• Trung tâm hành chính công
• UBND các cấp

Khẳng định vị thế là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam.

Kết luận

Việc hoàn thiện triển khai hệ thống VNC QMS SOFT tại phường Cổ Nhuế 1 không chỉ giúp nâng cao hiệu quả phục vụ người dân mà còn góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính công.

Đây là minh chứng rõ ràng cho xu hướng tất yếu: Tự động hóa – Minh bạch – Lấy người dân làm trung tâm

Trong tương lai, những hệ thống như vậy sẽ không còn là lựa chọn, mà trở thành tiêu chuẩn bắt buộc trong mọi cơ quan hành chính hiện đại.