Giới thiệu tổng quan dự án

Trong xu hướng chuyển đổi số và hiện đại hóa nền hành chính công hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho người dân đang trở thành yêu cầu quan trọng đối với các cơ quan nhà nước. Nhằm nâng cao chất lượng phục vụ công dân, tối ưu quy trình làm việc và xây dựng môi trường giao dịch văn minh, chuyên nghiệp, VNC QMS SOFT đã hoàn thiện triển khai hệ thống xếp hàng tự động kết hợp hệ thống đánh giá chất lượng phục vụ tại UBND TX Trảng Bàng – Tây Ninh.

Dự án được triển khai đồng bộ từ phần mềm đến phần cứng, giúp bộ phận một cửa vận hành khoa học hơn, giảm thời gian chờ đợi của người dân và tăng hiệu quả xử lý hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận. Đây cũng là một trong những mô hình ứng dụng công nghệ hiện đại vào cải cách hành chính đang được nhiều địa phương trên cả nước quan tâm triển khai.

Hệ thống xếp hàng tự động là gì?

Hệ thống xếp hàng tự động (Queue Management System – QMS) là giải pháp công nghệ hỗ trợ cấp số thứ tự, quản lý luồng giao dịch và gọi số tự động tại các cơ quan hành chính công, bệnh viện, ngân hàng, trung tâm dịch vụ khách hàng…

Thay vì người dân phải xếp hàng thủ công như trước đây, hệ thống sẽ tự động:

• Cấp phát số thứ tự
• Phân luồng theo từng dịch vụ
• Hiển thị thông tin giao dịch trên màn hình
• Hỗ trợ gọi số tự động bằng âm thanh
• Theo dõi số lượng người đang chờ
• Thống kê dữ liệu phục vụ quản lý

Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động tại UBND TX Trảng Bàng giúp nâng cao tính minh bạch, công bằng trong phục vụ công dân, đồng thời giảm áp lực cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

Mục tiêu triển khai hệ thống tại UBND TX Trảng Bàng

Dự án được triển khai với nhiều mục tiêu quan trọng nhằm nâng cao chất lượng cải cách hành chính và trải nghiệm của người dân khi đến giao dịch.

Nâng cao chất lượng phục vụ công dân

Hệ thống giúp người dân dễ dàng lấy số, theo dõi lượt giao dịch và biết chính xác thời gian đến lượt, hạn chế tình trạng chen lấn hoặc mất trật tự tại khu vực tiếp dân.

Tối ưu quy trình tiếp nhận hồ sơ

Cán bộ tại bộ phận một cửa có thể chủ động quản lý số lượng công dân đang chờ, từ đó phân bổ công việc hiệu quả hơn.

Tăng tính minh bạch trong giao dịch

Toàn bộ quy trình gọi số và phục vụ được hiển thị công khai trên màn hình trung tâm, giúp đảm bảo công bằng trong tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Hỗ trợ đánh giá chất lượng phục vụ

Sau khi hoàn thành giao dịch, người dân có thể trực tiếp đánh giá thái độ phục vụ, chất lượng hỗ trợ của cán bộ thông qua hệ thống đánh giá mức độ hài lòng.

Cấu hình hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT

Hệ thống triển khai tại UBND TX Trảng Bàng được thiết kế hiện đại, đồng bộ và phù hợp với mô hình bộ phận một cửa hành chính công.

Kiosk lấy số thứ tự thông minh

Hệ thống sử dụng trụ Kiosk lấy số thứ tự tích hợp màn hình cảm ứng hiện đại giúp người dân thao tác nhanh chóng và dễ sử dụng.

Một số ưu điểm nổi bật:

• Thiết kế hiện đại, chuyên nghiệp
• Màn hình cảm ứng độ nhạy cao
• Giao diện thân thiện
• Hỗ trợ nhiều dịch vụ khác nhau
• In phiếu số thứ tự nhanh chóng

Kiosk được tích hợp máy in nhiệt tốc độ cao giúp cấp phát số thứ tự nhanh, hạn chế ùn tắc tại khu vực tiếp dân.

Màn hình hiển thị số thứ tự trung tâm

Hệ thống sử dụng màn hình LCD trung tâm hiển thị:

• Số thứ tự đang phục vụ
• Tên quầy giao dịch
• Nội dung hướng dẫn công dân
• Thông báo hành chính

Màn hình được cập nhật dữ liệu theo thời gian thực giúp người dân dễ dàng theo dõi và di chuyển đến đúng quầy khi được gọi.

Hệ thống âm thanh gọi số tự động

Giải pháp VNC QMS SOFT sử dụng công nghệ Text To Speech giúp đọc số thứ tự tự động bằng giọng nói rõ ràng, chuyên nghiệp.

Ưu điểm nổi bật:

• Âm thanh rõ ràng
• Dễ nghe trong môi trường đông người
• Tự động hóa hoàn toàn
• Hạn chế sai sót trong quá trình gọi số

Phần mềm điều khiển trung tâm VNC QMS SOFT

Phần mềm là “trái tim” của toàn bộ hệ thống, giúp đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị và hỗ trợ quản lý hiệu quả.

Các tính năng nổi bật gồm:

• Quản lý số thứ tự theo thời gian thực
• Gọi số trực tiếp tại quầy
• Chuyển số linh hoạt giữa các quầy
• Gọi lại số khi công dân vắng mặt
• Theo dõi số lượng người đang chờ
• Xuất báo cáo thống kê theo ngày/tháng
• Lưu trữ lịch sử giao dịch
• Hoạt động trên nền tảng mạng LAN hoặc Internet

Phần mềm được thiết kế tối ưu cho cơ quan hành chính công với giao diện đơn giản, dễ sử dụng và dễ mở rộng trong tương lai.

Hệ thống đánh giá chất lượng phục vụ

Ngoài hệ thống xếp hàng tự động, UBND TX Trảng Bàng còn triển khai hệ thống đánh giá mức độ hài lòng của người dân sau giao dịch.

Thông qua Tablet hoặc màn hình cảm ứng đặt tại quầy, công dân có thể:

• Đánh giá thái độ phục vụ
• Đánh giá thời gian xử lý
• Đánh giá chất lượng hỗ trợ
• Gửi góp ý trực tiếp

Toàn bộ dữ liệu đánh giá được lưu trữ và tổng hợp tự động giúp đơn vị quản lý dễ dàng theo dõi chất lượng phục vụ của từng bộ phận và cán bộ.

Đây là giải pháp quan trọng góp phần xây dựng môi trường hành chính công minh bạch, chuyên nghiệp và lấy người dân làm trung tâm phục vụ.

Lợi ích khi triển khai hệ thống tại bộ phận một cửa

Giảm thời gian chờ đợi

Người dân không cần xếp hàng thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm khi giao dịch.

Tăng hiệu quả làm việc cho cán bộ

Cán bộ dễ dàng quản lý lượng công dân đang chờ và chủ động điều phối công việc.

Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp

Việc ứng dụng công nghệ hiện đại giúp bộ phận một cửa trở nên chuyên nghiệp, văn minh và hiện đại hơn.

Hỗ trợ chuyển đổi số hành chính công

Hệ thống là một phần quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số và cải cách hành chính tại địa phương.

VNC QMS SOFT – Giải pháp xếp hàng tự động cho cơ quan hành chính công

Với nhiều năm kinh nghiệm triển khai hệ thống xếp hàng tự động trên toàn quốc, VNC QMS SOFT hiện đang cung cấp giải pháp cho:

• Trung tâm hành chính công
• UBND xã/phường/thị xã
• Bệnh viện và trung tâm y tế
• Ngân hàng
• Trung tâm chăm sóc khách hàng
• Bộ phận một cửa các cơ quan nhà nước

Hệ thống được thiết kế linh hoạt theo từng mô hình thực tế, dễ mở rộng, dễ nâng cấp và đáp ứng tốt yêu cầu vận hành lâu dài.

Kết luận

Việc hoàn thiện lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động và đánh giá chất lượng phục vụ tại UBND TX Trảng Bàng Tây Ninh là bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa nền hành chính công.

Giải pháp VNC QMS SOFT không chỉ giúp tối ưu quy trình tiếp nhận hồ sơ mà còn nâng cao chất lượng phục vụ người dân, tăng tính minh bạch và góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước.

Trong tương lai, các hệ thống quản lý thông minh như VNC QMS SOFT sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mô hình hành chính công hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.