Giới thiệu chi tiết về phần mềm tính cước quản lý cuộc gọi

17/05/2012 21:05 | VNC QMS - VNC QMS SOFT

Pabx Billing Manager là phần mềm quản lý khách sạn kết hợp với tính cước tổng đài. Pabx Billing Manager là một giải pháp tổng thể, kinh tế và toàn diện cho các khách sạn, nhà hàng, các công ty, văn phòng, doanh nghiệp... đã và đang được sử dụng tại nhiều khách sạn và doanh nghiệp trên cả nước.

Phần mềm tính cước tổng đài điện thoại nội bộ Billing Manager là sự lựa chọn hoàn hảo, thuận tiện cho Quý Khách sạn , Công Ty , Văn phòng về việc Quản lý chí phí điện thoại đến từng cán bộ , nhân viên của minh là một giải Pháp tiễt kiểm và hiệu quả nhất, mang lại ý thức cao cho toàn bộ cán bộ, nhân viên khi sử dụng điện thoại vv…

Chương trình quản lý các nghiệp vụ của khách sạn như buồng, khách..., đồng thời kết hợp với phần tính cước tổng đài nội bộ, hỗ trợ nhiều loại tổng đài, chạy ổn định và cho phép truy cập dữ liệu qua mạng; giao diện thân thiện, dễ sử dụng và có nhiều đặc tính nổi bật như sau:

Giao diện trực quan với mô hình phòng, thông qua đó, người dùng có thể dễ dàng nhận biết các phòng đang có khách, phòng trống.. và các thông tin về cuộc gọi điện thoại được tính cước tức thời.

Quản lý hoàn toàn các nghiệp vụ từ khâu khách vào, khách nghỉ tại khách sạn, chi tiêu của khách.. cho tới khi khách thanh toán.

Nhận cước liên tục, ổn định không sai sót. Tự động nhận và tính cước gọi ra khỏi tổng đài liên tục, online. Khi có cuộc gọi kết thúc, chương trình sẽ thể hiện ngay trên màn hình các thông tin về tiền cước, số máy chủ gọi, bị gọi ..

Lưu trữ số liệu cước trong thời gian dài. Tất cả các cuộc gọi của khách đều được lưu giữ vào cơ sở dữ liệu để phục vụ cho việc thanh toán với khách hàng sau này.

Tính cước theo bảng cước và cách tính cước của Bưu điện, sau đó cộng thêm % dịch vụ. người sử dụng có thể thay đổi số % dịch vụ tuỳ ý. Lập thêm bảng cước mới , định dạng lại cách tính cước Block theo Bưu điện, Block trước = bao nhiêu , Block sau = bao nhiêu phần này rất mềm dẻo

Các rất nhiều báo cáo, hoá đơn đa dạng, rất thuận tiện và đáp ứng được hoàn toàn các yêu cầu quản lý bằng tiếng Anh và tiếng Việt.:

· In theo số máy ( chi tiết , tổng hợp ) .

· In theo Account Code hoặc theo Họ và Tên người gọi ( Nhiều Người cùng lúc chi tiết hay tổng hợp, In báo cáo công việc chung, công việc riêng, tiền cước lớn, thời gian gọi lớn, tới một số máy nào đó, trên đường trung kế bao nhiêu vvv... )

· In theo nhóm Account Code : ( In theo phòng (ban) làm việc chi tiết hay tổng hợp In báo cáo công việc chung, công việc riêng, tiền cước lớn, thời gian gọi lớn, tới một số máy nào đó, trên đường trung kế bao nhiêu vvv... )

· In theo Pin code & Họ và Tên người gọi ( In từng PinCode, nhiều PinCode, In theo nhóm pincode, phòng ban , in chi tiết hay tổng hợp ) Về PinCode nay rất phù hợp nhiều tổng đài Panasonic, tổng đài Siemens, Phillip. Nec, Acatel...vv ( Chạy bất kỳ một loại tổng đài nào ) là loại tổng đài Ip của Panasonic KXTDA30 , tổng đài Panasonic KXTDA100D, KXTDA200, Tổng đài Panasonic KXTDA600 hộ trợ lên 1000 Account code

· In báo cáo công việc chung, công việc riêng

· In theo mục đích cần in

· In báo cáo số gọi đến

· In thời gian gọi lớn

· In báo cáo hai ngôn ngữ tiếng Anh hay tiếng Việt

- Có nhiều chế độ lựa chọn mềm dẻo, phù hợp đối với chính sách của các khách sạn khác nhau như : tuỳ chọn tính cước nội hạt, tỷ giá, phòng-số máy, miễn cước...

- Có các chức năng cho phép cập nhật thay đổi bảng cước: nội địa, quốc tế, định ngưỡng giảm giá ban đêm, ngày lễ...

- Có chức năng tính cước Online, Off-line

- Có các chức năng bảo mật, phân quyền (không thể tự ý sửa đổi số liệu, đổi bảng cước...).

- Có các chức năng sao lưu dự phòng –khôi phục dữ liệu đề phòng sự cố.

- Tuân thủ các vấn đề năm 2008.

A- TRẠNG THÁI HOẠT ĐỘNG

Chương trình phải được đảm bảo luôn hoạt động 24/24 để tránh mất cước

- Khi kết thúc mỗi cuộc gọi ra, sẽ xuất hiện 1 bản tin cước chi tiết trên màn hình: chủ gọi, bị gọi, nơi gọi, thành tiền... quá trình này diễn ra tức thời, on-line.

- Một số chức năng quan trọng được bảo mật, đòi hỏi phải nhập đúng Username và Password. Tên đăng ký ngầm định khi mới cài đặt là Admin, mật khẩu là amin. User Admin có toàn quyền đối với mọi chức năng của chương trình, và sẽ dùng để phân quyền cho các User khác.

Trong khi chương trình đang hoạt động, bạn có thể hoàn toàn sử dụng các chương trình khác như Word, Exel... .

B- CÁC CHỨC NĂNG KHAI THÁC TẠI LỄ TÂN:

1- Xem điện thoại chi tiết

+ Truy cập vào chức năng Xem điện thoại

+ Sử dụng Menu Báo cáo/Xem chi tiết cuộc gọi

2- Xem báo cáo điện thoại

Chế độ xem báo cáo trên màn hình cho phép định dạng khổ giấy, phóng to/thu nhỏ (Zoom) toàn bộ báo cáo và có thể kết xuất ra rất nhiều loại định dạng khác nhau để phục vụ cho việc quản lý, các kiểu khuôn dạng có thể kết xuất ra là:

* Màn hình, Máy in, Bảng tính Excel (nhiều version), Winwords, Rich Text Format -RTF File, Text File, HTML, Crystal Report, Vào CSDL thông qua ODBC....

* Truy nhập vào chức năng báo cáo về điện thoại: chọn trên menu Báo cáo/Hoá đơn điện thoại.

* Chương trình cung cấp chức năng báo cáo rất mềm dẻo, đa dạng và tiện lợi phục vụ hữu hiệu cho người quản lý; cho phép in báo cáo về các chỉ tiêu cước phí với các tuỳ chọn như sau:

+ In báo cáo chi tiết, tổng hợp.

+ In báo cáo công việc chung, công việc riêng

+ In báo cáo theo m• pin ( chi tiết hay tổng hợp, phân theo nhóm, phòng ban, In báo cáo công việc chung, công việc riêng )

+ In theo Account Code hoặc theo Họ và Tên người gọi ( Nhiều Người cùng lúc chi tiết hay tổng hợp, In báo cáo công việc chung, công việc riêng )

+ In báo cáo theo số gọi vào cho từng máy lẽ, hay tất cả

+ In theo tất cả các máy nhánh hoặc theo từng máy nhánh.

+ In theo khoảng thời gian tuỳ chọn

+ In theo nhóm ( Phòng ban ) theo tên từng bộ phận

+ In tất cả các loại cuộc gọi, hoặc chỉ lựa chọn một số loại như chỉ in quốc tế, quốc tế + liên tỉnh, di động... ( phân từng loại cho từng loại cước )

+ In các cuộc gọi ra một số máy nào đó bên ngoài.

+ In các cuộc gọi có thời gian gọi dài.

+ In các cuộc gọi có tiền cước lớn.

+ In các cuộc gọi ra theo một trung kế nào đó.

+ In báo cáo theo một loại tiền nào đó (VND hoặc USD) hoặc kết hợp cả 2 loại.

+ In báo cáo bằng ngôn ngữ tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

+ Tuỳ chọn in thẳng ra máy in hoặc xem trên mà hình trước khi in.

Tất cả các điều kiện tuỳ chọn trên có thể kết hợp với nhau tạo ra rất nhiều loại báo cáo khác nhau.

C. CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ

I. Phòng và số điện thoại (Menu Room & Extension)

* Truy nhập vào chức năng này: Click vào Phòng trên thanh công cụ hoặc chọn trên menu Hệ thống/Phòng & Máy nhánh.

* Khai báo danh sách các phòng và số máy nhánh thuộc khách sạn.

+ Cập nhật số phòng, số máy nhánh, tên phòng, tên nhóm,... và nhân nút Cập nhật.

+ Trường hợp sửa lại, chọn số phòng cần sửa trong danh sách, các thông tin cũ sẽ hiện ra để cho phép sửa lại.

II- Bảng giá cước điện thoại

* Truy nhập vào chức năng này: Click vào Bảng giá trên thanh công cụ hoặc chọn trên menu Hệ thống/Các bảng cước.

* Để sửa đổi bảng cước phải vào mật khẩu quản trị, nếu không bạn chỉ được quyền xem dữ liệu.

Các thao tác với bảng cước nội địa (domestic) và bảng cước quốc tế (International) tương tự như nhau, tuy nhiên bảng cước nội địa tính theo đơn vị phút đầu/block sau bằng tiền VND; bảng cước quốc tế tính theo đơn vị phút đầu/block sau bằng tiền USD theo đúng quy định.

Các thao tác thực hiện như sắp xếp theo m• Code, theo tên vùng (bằng cách nháy vào tên cột) hoặc có thể tìm kiếm m• code, tên vùng bằng cách gõ điều kiện tìm vào mục Tìm nhanh và ấn Enter.

Để thêm mục cước mới, vào bằng quyền quản trị (admin), di chuyển tới cuối bảng và gõ bản tin cước mới vào.

- Bạn có thể cập nhật hàng loạt những vùng cước có cùng vùng giá bằng chức năng Cập nhật giá cước mới theo Group.

- Có thể in bảng cước ra giấy bằng nút Print.

+ Bạn có thể thay đổi luật tinh cước theo bưu điện thay đổi theo block trược và block sau , và lập thêm bảng cước mói , thêm phần % cước dịch vụ cho từng loại cước, rất mềm dẻo cho quý khách sử dụng

III- Khai báo giảm giá cước

Cho phép định nghĩa các điều kiện giảm giá cước; ví dụ những cuộc gọi trong những ngày lễ, vào ban đêm... có thể được giảm giá theo một tỷ lệ nào đó.

+ Định nghĩa các ngày lễ (cả chủ nhật) để giảm giá trong năm.

+ Định nghĩa khoảng thời gian giảm giá về ban đêm (theo quy định), ngầm định là 23h00 hôm trước tới 7h00 hôm sau.

Với những điều kiện về thời gian như trên, các cuộc gọi sẽ được giảm giá theo tỷ lệ được định nghĩa như sau:

+ Các cuộc gọi liên tỉnh, di động được giảm giá theo tỷ lệ “Discount for Domestic”.

+ Các cuộc gọi quốc tế được giảm giá theo tỷ lệ “Discount for International call”.

Nếu tỷ lệ =0 có nghĩa không thực hiện giảm giá.

IV- Miễn cước nội hạt

Một số trường hợp khách sạn có chính sách vẫn tính cả cước điện thoại nội hạt bình thường; nhưng áp dụng miễn giảm cho một số khách quen. Trong trường hợp này có thể chọn mục miễn cước nội hạt (menu Hệ thốn/Miễn giảm điện thoại nội hạt).

Thao tác miễn cước nội hạt cần thực hiện với từng phòng (chọn trong danh sách), chọn thời gian miễn giảm ....

Hỏi đáp/bình luận

Hoặc đăng nhập qua

Bài viết khác

Giải pháp tổng đài: Backup tổng đài khi mất điện

Hệ thống tổng đài IP

Tổng đài điện thoại 400.000 đồng

Công nghệ mạng không dây – 9 nghĩ suy cho năm 2009

Thiết bị khuếch đại truyền tín hiệu không dây 10 Gb/giây

S-Fone không nằm ngoài “cuộc chơi” 3G

Google tiết lộ bí mật về máy chủ

Thị trường viễn thông Việt Nam sẽ mở cửa hoàn toàn

Ba mạng di động chất lượng vượt chuẩn

“Dạo quanh” thế giới công nghệ

Xem thêm