Triển khai hệ thống Kiosk tra cứu thông tin & đánh giá hài lòng tại Bộ phận Một cửa UBND huyện Kiến Thụy – Giải pháp VNC QMS SOFT

1. Tổng quan dự án triển khai tại UBND huyện Kiến Thụy

Trong xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ tại các cơ quan hành chính nhà nước, việc ứng dụng công nghệ vào quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ đang trở thành yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả phục vụ người dân. Dự án triển khai hệ thống kiosk tra cứu thông tin, đánh giá mức độ hài lòng kết hợp hệ thống xếp hàng tự động tại Bộ phận Một cửa UBND huyện Kiến Thụy – Hải Phòng là một minh chứng tiêu biểu cho sự đổi mới này.

Dự án được thực hiện bởi Công ty TNHH VNC – đơn vị tiên phong với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp xếp hàng tự động và đánh giá chất lượng phục vụ tại Việt Nam. Hệ thống sử dụng nền tảng phần mềm VNC QMS SOFT – một giải pháp “Make in Vietnam” đã được triển khai rộng rãi tại nhiều cơ quan hành chính, bệnh viện và ngân hàng trên toàn quốc.

Việc triển khai hệ thống tại UBND huyện Kiến Thụy không chỉ giúp hiện đại hóa quy trình tiếp nhận hồ sơ mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm người dân, giảm tải áp lực cho cán bộ và tăng tính minh bạch trong hoạt động hành chính công.

2. Mục tiêu triển khai hệ thống

Dự án được triển khai với các mục tiêu chính:

• Tối ưu quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ hành chính
• Giảm thời gian chờ đợi của người dân
• Nâng cao chất lượng phục vụ tại Bộ phận Một cửa
• Tăng cường minh bạch và khả năng giám sát dịch vụ công
• Thu thập dữ liệu đánh giá để cải thiện hiệu suất làm việc

Thông qua việc tích hợp đồng bộ các thiết bị và phần mềm, hệ thống giúp chuyển đổi hoàn toàn từ phương thức phục vụ truyền thống sang mô hình hiện đại, tự động hóa và chuyên nghiệp hơn.

3. Cấu hình và thành phần hệ thống triển khai

Hệ thống được lắp đặt tại UBND huyện Kiến Thụy bao gồm đầy đủ các thiết bị và phần mềm hiện đại, đảm bảo vận hành ổn định và hiệu quả.

3.1 Kiosk lấy số thứ tự, tra cứu thông tin & đánh giá hài lòng

Kiosk đóng vai trò trung tâm trong việc tương tác trực tiếp với người dân. Thiết bị được thiết kế với màn hình cảm ứng hiện đại, giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

Các chức năng chính:

• Tra cứu thông tin thủ tục hành chính
• Đánh giá mức độ hài lòng sau khi giao dịch
• Gửi ý kiến góp ý trực tiếp đến cơ quan
• Hiển thị thông tin cán bộ tiếp nhận hồ sơ

Hệ thống cho phép tùy chỉnh nội dung đánh giá với nhiều tiêu chí khác nhau như: thái độ phục vụ, thời gian xử lý, nghiệp vụ chuyên môn…

3.2 Hệ thống xếp hàng tự động

Hệ thống xếp hàng tự động giúp tổ chức quy trình phục vụ theo thứ tự khoa học, minh bạch.

Chức năng nổi bật:

• Cấp số thứ tự tự động qua kiosk
• Gọi số bằng phần mềm hoặc thiết bị tại quầy
• Hiển thị số thứ tự trên màn hình trung tâm và tại quầy
• Thông báo bằng âm thanh công nghệ Text-to-Speech

Giải pháp này giúp đảm bảo nguyên tắc “đến trước – phục vụ trước”, đồng thời hạn chế tình trạng chen lấn, mất trật tự tại khu vực giao dịch.

3.3 Phần mềm điều khiển trung tâm VNC QMS SOFT

Phần mềm là “trái tim” của toàn bộ hệ thống, quản lý và điều phối mọi hoạt động.

Tính năng chính:

• Quản lý số thứ tự theo từng quầy, từng dịch vụ
• Thống kê số lượng giao dịch theo ngày, tháng
• Lưu trữ dữ liệu và xuất báo cáo chi tiết
• Theo dõi trạng thái phục vụ theo thời gian thực
• Hoạt động trên nền tảng web cloud, không cần cài đặt

Nhờ ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, hệ thống có thể truy cập và quản lý từ xa một cách linh hoạt, đảm bảo tính liên tục trong vận hành.

3.4 Hệ thống hiển thị và âm thanh

Hệ thống hiển thị được triển khai đồng bộ gồm:

• Màn hình LCD/TV hiển thị số thứ tự trung tâm
• Tablet hoặc màn hình tại từng quầy giao dịch
• Hệ thống loa thông báo tự động

Các thông tin hiển thị bao gồm:

• Số thứ tự đang phục vụ
• Danh sách chờ
• Hướng dẫn đến quầy
• Nội dung thông báo

Điều này giúp người dân dễ dàng theo dõi và chủ động trong quá trình giao dịch.

4. Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng – Nâng cao chất lượng dịch vụ công

Một trong những điểm nổi bật của dự án là hệ thống đánh giá mức độ hài lòng được tích hợp trực tiếp vào kiosk.

Chức năng chính:

• Ghi nhận đánh giá của người dân theo từng cán bộ
• Thu thập ý kiến phản hồi và góp ý
• Phân tích dữ liệu theo nhiều tiêu chí
• Xuất báo cáo phục vụ công tác quản lý

Hệ thống cho phép tùy chỉnh số lượng tiêu chí đánh giá, phù hợp với từng đơn vị và từng giai đoạn triển khai.

Đây là công cụ quan trọng giúp lãnh đạo đơn vị:

• Đánh giá hiệu quả làm việc của cán bộ
• Phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình
• Cải thiện chất lượng dịch vụ một cách liên tục

5. Lợi ích thực tế mang lại từ dự án

Sau khi đưa vào vận hành, hệ thống đã mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:

Đối với người dân

• Giảm thời gian chờ đợi
• Dễ dàng tra cứu thông tin
• Được phục vụ công bằng, minh bạch
• Có kênh phản hồi trực tiếp

Đối với cơ quan

• Tăng hiệu suất làm việc
• Quản lý dữ liệu tập trung
• Giảm áp lực cho cán bộ tiếp nhận
• Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp

Đối với quản lý

• Có dữ liệu phân tích chi tiết
• Đưa ra quyết định dựa trên số liệu
• Giám sát chất lượng phục vụ theo thời gian thực

6. Vai trò của VNC trong dự án

Công ty TNHH VNC không chỉ cung cấp thiết bị mà còn đảm nhận toàn bộ quy trình:

• Tư vấn giải pháp phù hợp
• Sản xuất thiết bị kiosk
• Cung cấp phần mềm
• Lắp đặt và cấu hình hệ thống
• Đào tạo vận hành
• Bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật

Với kinh nghiệm triển khai tại hàng trăm đơn vị trên toàn quốc, VNC đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, hiệu quả và phù hợp với đặc thù của từng cơ quan.

7. Kết luận

Dự án triển khai hệ thống kiosk tra cứu thông tin, đánh giá mức độ hài lòng và xếp hàng tự động tại UBND huyện Kiến Thụy là bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa hành chính công tại địa phương.

Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp nâng cao chất lượng phục vụ mà còn tạo nền tảng cho quá trình chuyển đổi số toàn diện trong tương lai. Đây là mô hình tiêu biểu có thể nhân rộng tại nhiều địa phương khác trên cả nước.