VNC QMS hoàn thiện triển khai hệ thống xếp hàng tự động và đánh giá mức độ hài lòng tại UBND TP. Thủ Dầu Một – Bình Dương

Trong xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ của các cơ quan hành chính công hiện nay, việc đầu tư các giải pháp công nghệ nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dân đang trở thành yêu cầu quan trọng tại nhiều tỉnh thành trên cả nước. Đặc biệt tại các trung tâm hành chính có lượng công dân đến giao dịch lớn mỗi ngày, việc tối ưu quy trình tiếp nhận hồ sơ, giảm thời gian chờ đợi và nâng cao tính chuyên nghiệp là yếu tố cần thiết.

Nhằm đáp ứng nhu cầu đó, Công ty TNHH VNC đã hoàn thiện cung cấp và lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT kết hợp hệ thống đánh giá mức độ hài lòng tại UBND TP. Thủ Dầu Một – tỉnh Bình Dương. Đây là một trong những dự án tiêu biểu trong lĩnh vực chuyển đổi số hành chính công mà VNC triển khai trong thời gian gần đây.

Giải pháp hiện đại hóa quy trình tiếp dân tại UBND TP. Thủ Dầu Một

Tại các bộ phận một cửa cấp thành phố, số lượng người dân đến thực hiện thủ tục hành chính mỗi ngày thường rất lớn. Nếu vẫn áp dụng hình thức xếp hàng truyền thống sẽ dễ xảy ra tình trạng chen lấn, khó kiểm soát lượt giao dịch, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến trải nghiệm của người dân.

Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động giúp toàn bộ quy trình tiếp dân trở nên chuyên nghiệp, khoa học và minh bạch hơn. Người dân có thể chủ động lựa chọn dịch vụ cần thực hiện, lấy số thứ tự nhanh chóng và theo dõi lượt gọi ngay trên màn hình hiển thị trung tâm.

Không chỉ giúp giảm áp lực cho cán bộ tiếp dân, giải pháp còn góp phần xây dựng hình ảnh cơ quan hành chính hiện đại, thân thiện và chuyên nghiệp hơn trong mắt người dân.

Hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT gồm những gì?

Dự án triển khai tại UBND TP. Thủ Dầu Một được VNC xây dựng theo mô hình đồng bộ giữa phần cứng và phần mềm nhằm đảm bảo khả năng vận hành ổn định, dễ sử dụng và phù hợp với môi trường hành chính công.

Hệ thống bao gồm nhiều hạng mục quan trọng như:

• Trụ kiosk lấy số thứ tự cảm ứng
• Màn hình hiển thị số thứ tự trung tâm
• Máy in nhiệt in phiếu số thứ tự
• Bộ điều khiển trung tâm cấu hình ổn định
• Phần mềm quản lý xếp hàng tự động VNC QMS SOFT
• Hệ thống âm thanh gọi số tự động
• Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng tại quầy giao dịch
• Tablet đánh giá chất lượng phục vụ dành cho công dân

Toàn bộ thiết bị được đồng bộ nhằm tạo thành một quy trình phục vụ khép kín từ lúc người dân đến giao dịch cho tới khi hoàn tất thủ tục hành chính.

Kiosk lấy số thứ tự – giải pháp giảm ùn tắc tại khu vực tiếp dân

Một trong những thiết bị quan trọng nhất của hệ thống là kiosk lấy số thứ tự cảm ứng. Thiết bị được thiết kế hiện đại với màn hình cảm ứng trực quan, giao diện thân thiện và dễ thao tác đối với mọi đối tượng sử dụng.

Người dân chỉ cần lựa chọn đúng lĩnh vực cần giao dịch, hệ thống sẽ tự động in phiếu số thứ tự tương ứng. Điều này giúp phân luồng công dân hiệu quả, hạn chế việc tập trung đông người tại một quầy giao dịch.

Ngoài ra, kiosk còn hỗ trợ hiển thị thông tin hướng dẫn giúp người dân dễ dàng tiếp cận các thủ tục hành chính cần thiết mà không cần hỏi trực tiếp cán bộ hỗ trợ.

Màn hình hiển thị trung tâm giúp quản lý giao dịch hiệu quả

Bên cạnh kiosk lấy số, hệ thống còn tích hợp màn hình hiển thị số thứ tự trung tâm nhằm thông báo lượt phục vụ theo thời gian thực.

Màn hình có khả năng hiển thị nhiều quầy giao dịch cùng lúc, giúp người dân dễ dàng theo dõi số thứ tự của mình đang được phục vụ tại quầy nào. Kết hợp cùng hệ thống âm thanh gọi số tự động, toàn bộ quá trình tiếp dân trở nên chuyên nghiệp và đồng bộ hơn.

Việc ứng dụng công nghệ hiển thị tập trung cũng giúp giảm đáng kể tình trạng bỏ sót lượt giao dịch hoặc nhầm lẫn trong quá trình gọi số.

Phần mềm VNC QMS SOFT – trung tâm vận hành toàn bộ hệ thống

Điểm nổi bật của dự án nằm ở phần mềm quản lý xếp hàng tự động VNC QMS SOFT do VNC trực tiếp phát triển và triển khai.

Phần mềm cho phép:

• Quản lý số lượng giao dịch theo từng quầy
• Thống kê lượt phục vụ theo ngày, tháng, năm
• Theo dõi số lượng công dân đang chờ
• Gọi số tự động tại từng quầy
• Quản lý dữ liệu tập trung
• Kết xuất báo cáo nhanh chóng
• Đồng bộ hiển thị giữa các thiết bị

Ngoài ra, hệ thống còn có khả năng mở rộng linh hoạt để phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế tại từng đơn vị hành chính.

Đây là yếu tố quan trọng giúp nhiều cơ quan nhà nước lựa chọn VNC QMS SOFT như một giải pháp chuyển đổi số hiệu quả trong lĩnh vực hành chính công.

Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng nâng cao chất lượng phục vụ

Một trong những điểm nổi bật của dự án triển khai tại UBND TP. Thủ Dầu Một là tích hợp hệ thống đánh giá mức độ hài lòng ngay tại quầy giao dịch.

Sau khi hoàn tất thủ tục, người dân có thể trực tiếp đánh giá chất lượng phục vụ thông qua tablet cảm ứng được đặt tại từng quầy. Nội dung đánh giá có thể bao gồm:

• Thái độ phục vụ
• Tác phong làm việc
• Thời gian xử lý hồ sơ
• Chất lượng hỗ trợ
• Mức độ hài lòng tổng thể

Toàn bộ dữ liệu đánh giá sẽ được lưu trữ và tổng hợp trên phần mềm quản trị, giúp lãnh đạo đơn vị dễ dàng theo dõi chất lượng phục vụ của từng cán bộ cũng như đưa ra các giải pháp cải thiện phù hợp.

Giải pháp này không chỉ giúp nâng cao tính minh bạch mà còn góp phần xây dựng hình ảnh cơ quan hành chính thân thiện, chuyên nghiệp và lấy người dân làm trung tâm.

VNC – đơn vị triển khai giải pháp xếp hàng tự động cho cơ quan hành chính

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp hệ thống xếp hàng tự động, kiosk tra cứu thông tin và hệ thống đánh giá mức độ hài lòng, Công ty TNHH VNC đã triển khai thành công nhiều dự án cho:

• UBND các cấp
• Trung tâm hành chính công
• Bộ phận một cửa
• Bệnh viện
• Ngân hàng
• Trung tâm y tế
• Cơ quan nhà nước

Các giải pháp của VNC được đánh giá cao nhờ khả năng vận hành ổn định, dễ sử dụng, giao diện thân thiện và khả năng tùy biến theo nhu cầu thực tế của từng đơn vị.

Thông qua dự án tại UBND TP. Thủ Dầu Một – Bình Dương, VNC tiếp tục khẳng định năng lực triển khai các giải pháp công nghệ phục vụ chuyển đổi số hành chính công hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả.