3 cách lựa chọn tổng đài điện thoại có cần thiết không

TƯ VẤN CHỌN MUA TỔNG ĐÀI

I. Bạn có ý định sử dụng lắp mới tổng đài hay thay tổng đài mới, các thông tin sau có thể cần và đủ để bạn có thể quyết định chọn dòng tổng đài nào?

1.  Loại càng rẻ càng tốt, kinh phí là quan trọng => Với yêu cầu này thì bạn có thể sử dụng tổng đài trung quốc, có thể đáp ứng hầu hết các yêu cầu cơ bản và giá tính thành hợp lý, bạn có tham khảo tổng đài dòng này tại: Tổng đài giá rẻ

Các dòng tổng đài này đầy đủ các tính năng:

- Hiện số gọi đến,

- Lời chào gọi vào dài lên đến 60 giây đảm bảo đầy đủ hết cho các câu chào,

- Lắp đặt sử dụng đơn giản

- Bảo hành dài hạn,

=> Rất phù hợp cho các công ty vừa và nhỏ, các nhà hàng khách sạn, nhà nghỉ..

2. Loại có chất lượng cao hơn

-      Loại dùng không bị lỗi thời, có thể sau này bạn thay đổi nhu cầu sử dụng nhưng tổng đài vẫn đáp ứng được các yêu cầu đó

-      Tính ổn định cao, độ bền tốt

-      Có tính mở, dễ dàng nâng cấp mở rộng về sau không bị lỗi thời

-      Dễ dàng chuyển đổi dịch chuyển thay đổi vị trí văn phòng đến địa chỉ mới

-      Dễ dàng quản lý, có thể giám sát hệ thống ở bất kỳ đâu, từ bất kỳ chỗ nào miễn là có mạng

-      …

Chúng tôi đề xuất quý khách hàng sử dụng Tổng đài IP Grandstream hoặc tổng đài IP mềm cài trên PC, có thể đáp ứng hết các yêu cầu của khách hàng hiện tại cũng như tương lai cũng như đảm bảo phần giá thành tối ưu nhất so với các tổng đài truyền thống như Panasonic, Siemens, LG, Cisco…

 II.  Các tính năng ưu việt của hệ thống tổng đài IP

1.   Kết nối được mọi đầu số đường vào  như: Đường điện thoại Analog, đường truyền E1-ISDN, đầu số Siptrunk công nghệ mới, đầu số 1800…, đầu số 1900, thẻ gọi quốc tế giá rẻ…

2.   Cho phép ghi âm nội dung cuộc gọi vào và ra,

3.   Cho phép kết nối các phần mềm chăm sóc khách hàng CRM, Vtiger,… cho phép quản lý thông tin khách hàng gọi đến và gọi đi, cho phép quản lý từng máy lẻ.

4.   Giải pháp giảm cước phí gọi di động lên tới 90% cước phí hàng tháng phải trả, nếu thông thường cước phí của bạn trên 5 triệu/ tháng, giải pháp chúng tôi có thể đảm bảo chỉ cần trả 1/5 số tiền đó (1 triệu) hàng tháng. Cước gọi càng lớn chi phí càng tiết kiệm.

5.   Tính năng hiển thị số: Tất cả được tích hợp sẵn gọi nội bộ và gọi từ ngoài vào,

6.   Hoạt động như 1 tổng đài chăm sóc khách hàng

Cuộc gọi vào cho nhóm call center sẽ được phân phối đều cho các máy trả lời, cho phép login/logout khỏi nhóm.

-      Cho phép chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi khi đang đàm thoại và khách nghe nhạc chờ tùy chọn

-      Cho phép phát thông báo khi đi ra ngoài hoặc hết giờ, ngoài giờ làm việc

-      Cho phép chuyển cuộc gọi ra di động…

-      Thiết lập đường dây nóng cho khách hàng than phiền, thông báo các sự cố, dịch vụ….

7.   Tính năng thoại hội nghị

Tong dai dien thoai IP cho phép nhiều người tham gia họp hội nghị đồng thời, cho phép từ vài bên lên tới 45 bên tham gia họp cùng đàm thoại hội nghị qua PSTN hay miễn phí qua mạng LAN/IP/Internet… Các cuộc họp quan trọng cho phép ghi âm lưu lại,

8.   Tính năng fax: Bạn không cần phải thiết kế riêng 1 máy fax, các bản fax đến sẽ được tự động lưu trên tổng đài và gửi vào email của bạn.

9.   Tích hợp sẵn lời chào IVR đa cấp: Tính năng này cho phép người dùng gọi vào truy cập từng cấp dịch vụ như dịch vụ (Tương tự 1800/1900)

   ví dụ: Cảm ơn quý khách gọi đến số hỗ trợ dịch vụ Thiên An, xin vui lòng bấm số máy cần phục vụ

Số 1: Các chương trình khuyến mãi

Số 11: Tư vấn tổng đài Panasonic

Số 12: Tư vấn tổng đài IP

Số 13: Tư vấn về camera quan sát

....

Số 2: Chương trình hỗ trợ bảo hành cho khách hàng

Số 3: Tư vấn về dịch vụ lắp đặt thiết bị viễn thông (khi khách bấm số 3 thì truy cập lời chào tiếp theo)

Số 4: Tham gia phòng họp hội nghị trực tuyến

...

Số 9: Nhân viên hỗ trợ trực tuyến

10.  Không phải chạy dây cho hệ thống mạng điện thoại riêng nếu sử dụng điện thoại IP: Sử dụng trên nền mạng LAN có sẵn là bạn đã tiết kiệm được 50% chi phí cho tổng đài nếu sử dụng điện thoại IP

11.  Mở rộng thật đơn giản không giới hạn:

- Chi cần mua điện thoại IP cắm vào mạng là dùng được ngay,

- Đối với điện thoại analog thì mua card analog để mở rộng,

12. Sử dụng điện thoại IP không dây qua wifi ở mọi lúc mọi nơi: Như tại văn phòng, ở quán cafe, siêu thị, nhà xưởng, bạn có thể thoại mọi nơi mọi lúc như nội bộ

13. Sử dụng phần mềm cài trên máy tính hay trên smartphone (Samsung, Apple…) để sử dụng như 1 máy lẻ của tổng đài mọi lúc mọi nơi không giới hạn vị trí không gian và khoảng cách từ bất kỳ đâu trên internet.

14. Đơn giản khi thay đổi vị trí người sử dụng, di chuyển văn phòng: Không cần thiết lập lại, cắm vào là chạy như cũ.

15. Tính năng mạng tổng đài IP:

- Thông thường các tổng đài analog như Panasonic KX-TDA100D, siemens hipath 1150, 1190 việc kết nối các hệ thống tổng đài này với nhau là rất khó khăn, phức tạp và tốn kém nhưng đối với tổng đài IP thì bạn không phải thêm 1 chi phí nào cả, tất cả đã được tích hợp sẵn bạn chỉ cần thiết lập kết nối là được.

- Công ty bạn nhiều chi nhánh, việc kết nối các tổng đài IP thành hệ thống mạng nội bộ thật đơn giản mà không phải đầu tư thêm bất kỳ 1 khoản chi phí về phần cứng và phần mềm nào cả

- Công ty bạn trong tương lai sẽ mở rộng về dung lượng, việc mở rộng tổng đài IP cũng tương đối đơn giản và dễ trong việc quản lý.

16. Tính năng remote extension: Bạn là người thường xuyên di chuyển, hay đi công tác xa, bạn muốn thoại nội bộ thật đơn giản chỉ cần đăng ký 1 tài khoản trên tổng đài IP và sử dụng với phần mềm softphone là được.

17. Nhạc nền, nhạc chờ: Để giúp khách hàng thật thoải mái khi gọi tới công ty bạn, bạn kích hoạt chế độ nhạc chờ bằng những bản nhạc tùy chọn. Bạn muốn thử nghe gọi ngay số điện thoại 1900.6050 để test thử xem nhé.

18. Chặn cuộc gọi đến: Bạn thường xuyên bị 1 số điện thoại khác gọi đến chào hàng mời sử dụng dịch vụ trong khi bạn đang rất bận, bạn có thể cho các số điện thoại đó vào danh sách đen, khi số đó gọi đến thì báo bận.

19. Công ty bạn là công ty thương mại phân phối sản phẩm, khách hàng đại lý lớn, vì vậy khi đại lý gọi đến để tránh qua nhiều khâu trung gian bạn có thể định tuyến cuộc gọi của đại lý đó vào thẳng phòng quản lý đại lý và trước khi chuông reng bạn có thể nhìn thấy thông tin về cuộc gọi đó là ai đang gọi tới 1 cách đơn giản (thêm phần mềm)

20. Nhận cuộc gọi ở xa: Bạn hay di chuyển, công tác để tránh mất cuộc gọi thì bạn sử dụng tổng đài IP bạn có thể nhận được cuộc gọi bất kỳ đâu hoặc chuyển các cuộc gọi của bạn vào voicemail và bạn có thể check được voicemail bất kỳ thời gian nào.

21. Bạn muốn thoại Video thì tổng đài VoIP cũng hỗ trợ luôn rồi nhé và cũng không phải thêm chi phí gì cả

22. Tính năng Video intercom: Đây là giải pháp ưu việt tối ưu cho việc quản lý các tòa nhà cao cấp, cho phép giám sát 24/24 mọi hoạt động vào ra của tòa nhà

23. Log chi tiết các cuộc gọi được lưu ngay trên tổng đài, không cần thêm PC để kết nối lưu trữ, cần lúc nào thì export dữ liệu ra excel với chi tiết các cuộc gọi

18 trường hợp chọn tổng đài điện thoại IP

 III. So sánh cơ bản tổng đài IP so với các tổng đài truyền thống như tổng đài Panasonic, Siemens, LG, Nec, Acatel