VNC QMS hoàn thiện nâng cấp hệ thống xếp hàng tự động tại Trung tâm Hành chính công huyện Gia Bình, Bắc Ninh

Trong bối cảnh chuyển đổi số và cải cách hành chính đang được triển khai mạnh mẽ tại nhiều địa phương, việc ứng dụng công nghệ vào quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ cho người dân ngày càng trở nên cần thiết. Một trong những giải pháp được nhiều trung tâm hành chính công lựa chọn hiện nay chính là hệ thống xếp hàng tự động thông minh, giúp tối ưu quy trình tiếp dân, giảm thời gian chờ đợi và nâng cao tính chuyên nghiệp trong vận hành.

Mới đây, VNC QMS SOFT đã hoàn thiện nâng cấp hệ thống xếp hàng tự động tại Trung tâm Hành chính công huyện Gia Bình với quy mô 14 quầy giao dịch. Dự án là một trong những bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa mô hình tiếp dân, hỗ trợ nâng cao hiệu quả phục vụ công dân và xây dựng môi trường hành chính công văn minh, hiện đại.

Giải pháp xếp hàng tự động hiện đại cho trung tâm hành chính công

Hệ thống được VNC QMS triển khai đồng bộ với nhiều thiết bị chuyên dụng, đáp ứng nhu cầu vận hành thực tế tại trung tâm hành chính công có lưu lượng giao dịch lớn mỗi ngày. Toàn bộ giải pháp được thiết kế nhằm giúp việc tiếp nhận hồ sơ, phân luồng công dân và gọi số thứ tự diễn ra nhanh chóng, chính xác và minh bạch hơn.

Theo thông tin từ dự án, hệ thống sử dụng kiosk lấy số thứ tự màn hình cảm ứng Mica 15 inch, hỗ trợ cấp số cho 14 quầy tiếp dân khác nhau. Thiết bị được tích hợp phần mềm quản lý xếp hàng thông minh VNC QMS SOFT cùng giao diện thân thiện, dễ sử dụng đối với mọi đối tượng người dân.

Không chỉ đơn thuần là thiết bị lấy số, hệ thống còn hỗ trợ nhiều tính năng nâng cao như:

• Tự động in phiếu số thứ tự
• Quản lý số lượng phiếu phát ra theo từng ngày
• Tự động reset hệ thống khi sang ngày mới
• Tùy chỉnh số lượng dịch vụ linh hoạt
• Hỗ trợ khóa dịch vụ theo thời gian hoặc số lượng hồ sơ
• In nhiều liên phiếu theo nhu cầu thực tế

Những tính năng này giúp trung tâm hành chính công kiểm soát quy trình tiếp dân hiệu quả hơn, đồng thời giảm áp lực cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ trong các khung giờ cao điểm.

Hệ thống đồng bộ cho 14 quầy giao dịch

Một trong những điểm nổi bật của dự án lần này là khả năng triển khai đồng bộ cho toàn bộ 14 quầy giao dịch tại trung tâm. Mỗi quầy đều được trang bị bàn gọi số chuyên dụng cùng màn hình LED hiển thị số thứ tự rõ ràng, giúp người dân dễ dàng theo dõi lượt giao dịch của mình.

Các thiết bị gọi số tại quầy sử dụng chuẩn kết nối RS485 và RJ45 giúp tín hiệu ổn định, tốc độ phản hồi nhanh và dễ dàng mở rộng hệ thống trong tương lai. Ngoài ra, màn hình LED độ sáng cao giúp hiển thị rõ nét ngay cả trong môi trường có ánh sáng mạnh.

Hệ thống còn tích hợp màn hình hiển thị trung tâm 3 dòng LED, cho phép hiển thị nhiều số thứ tự gần nhất cùng thông tin quầy giao dịch tương ứng. Điều này giúp công dân dễ dàng theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ mà không cần tập trung tại một khu vực nhất định, góp phần tạo không gian giao dịch trật tự và chuyên nghiệp hơn.

Bộ xử lý trung tâm giúp vận hành ổn định và dễ mở rộng

Để đảm bảo toàn bộ hệ thống hoạt động ổn định, VNC QMS sử dụng bộ xử lý trung tâm 20 cổng chuyên dụng. Thiết bị đóng vai trò cấp nguồn và điều phối hoạt động cho tất cả các thành phần trong hệ thống.

Ưu điểm lớn của giải pháp này là khả năng kết nối tập trung, giúp việc kiểm tra, bảo trì và nâng cấp hệ thống trở nên đơn giản hơn. Bộ điều khiển còn hỗ trợ mở rộng lên tới 60 thiết bị thông qua các cổng chia nhánh, đáp ứng nhu cầu nâng cấp trong tương lai khi số lượng quầy giao dịch tăng lên.

Ngoài ra, hệ thống còn được tích hợp tính năng bảo vệ dữ liệu và sao lưu tự động, giúp hạn chế tối đa rủi ro mất dữ liệu trong quá trình vận hành.

Nâng cao trải nghiệm người dân khi thực hiện thủ tục hành chính

Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động không chỉ giúp tối ưu quy trình vận hành nội bộ mà còn mang lại trải nghiệm thuận tiện hơn cho người dân khi đến làm thủ tục hành chính.

Thay vì phải xếp hàng thủ công hoặc chen lấn chờ đợi như trước đây, người dân chỉ cần thao tác trực tiếp trên kiosk cảm ứng để nhận số thứ tự. Toàn bộ quy trình được hiển thị công khai, minh bạch thông qua màn hình LED trung tâm và màn hình tại từng quầy giao dịch.

Đây là giải pháp đang được nhiều trung tâm hành chính công, bệnh viện, ngân hàng và các đơn vị tiếp dân hiện nay ưu tiên triển khai nhằm hướng đến mô hình phục vụ chuyên nghiệp, hiện đại và chuẩn chuyển đổi số.

VNC QMS – Đơn vị triển khai hệ thống xếp hàng tự động chuyên nghiệp

Trong nhiều năm qua, VNC QMS SOFT đã triển khai nhiều dự án hệ thống xếp hàng tự động, kiosk tra cứu thông tin và hệ thống đánh giá mức độ hài lòng cho các trung tâm hành chính công, bệnh viện, ngân hàng và doanh nghiệp trên toàn quốc.

Một số dự án tiêu biểu có thể kể đến như triển khai hệ thống xếp hàng tự động cho HONDA Ô TÔ Bắc Ninh hay cung cấp giải pháp xếp hàng kết hợp kiosk tra cứu và đánh giá hài lòng tại các đơn vị hành chính công ở Bắc Ninh.

Với lợi thế tự nghiên cứu phần mềm, chủ động sản xuất thiết bị và hỗ trợ triển khai trực tiếp, VNC QMS có khả năng tùy biến hệ thống theo nhu cầu thực tế của từng đơn vị, từ quy mô nhỏ đến các trung tâm giao dịch lớn.

Xu hướng tất yếu trong cải cách hành chính và chuyển đổi số

Hiện nay, nhiều cơ quan hành chính nhà nước đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ và cải thiện chất lượng xử lý thủ tục hành chính. Việc áp dụng hệ thống quản lý quy trình và tiêu chuẩn hóa hoạt động theo mô hình hiện đại đang trở thành xu hướng tất yếu.

Hệ thống xếp hàng tự động không chỉ giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của cơ quan hành chính mà còn góp phần giảm áp lực cho cán bộ, tăng tính minh bạch và tối ưu thời gian phục vụ người dân.

Dự án nâng cấp hệ thống xếp hàng tự động tại Trung tâm Hành chính công huyện Gia Bình, Bắc Ninh tiếp tục khẳng định năng lực triển khai thực tế của VNC QMS trong lĩnh vực giải pháp công nghệ phục vụ hành chính công và chuyển đổi số. Với hệ thống vận hành đồng bộ, hiện đại và dễ mở rộng, giải pháp hứa hẹn sẽ góp phần nâng cao chất lượng phục vụ công dân, đồng thời xây dựng môi trường giao dịch văn minh, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn trong thời gian tới.