Phần mềm điều khiển hệ thống xếp hàng tự động VNC QMS SOFT

1. GIỚI THIỆU NHỮNG TIỆN ÍCH MÀ HỆ THỐNG XẾP HÀNG TỰ ĐỘNG (HỆ THỐNG LẤY SỐ THỨ TỰ GIAO DỊCH TỰ ĐỘNG) MANG LẠI:

1.1. Đối với cơ quan sử dụng:

- Cấp số và gọi khách hàng vào quầy giao dịch theo thứ tự (Vào trước - Ra trước).

- Tự động hướng dẫn khách hàng đến đúng quầy giao dịch bẳng bằng hệ thống bảng hiển thị thông tin số thứ tự trên màn LCD, Tablet, Smart phone và âm thanh mời gọi số thứ tự đến từng quầy, cửa...

- Thống kê tổng hợp và chi tiết khách hàng vào giao dịch theo ngày, tháng, năm, theo quầy, theo nhân viên, theo nghiệp vụ, theo chức năng, theo cơ quan, . . .

- Đánh giá năng lực của nhân viên phục vụ khách hàng qua số lượng khách hàng mỗi nhân viên giải quyết được và thời gian trung bình cho mỗi khách hàng theo ngày, tháng

- Hiển thị chi tiết số lượng phiếu phát ra cho mỗi giao dịch trên một ngày là bao nhiêu trên màn cảm ứng lấy số thứ tự và có tổng hợp báo cáo trên phần mềm

- Biết được có bao nhiêu số thứ tự đang chờ được đón tiếp, phục vụ trên giao diện gọi số thứ tự của nhân viên

- Hiển thị trên màn hình LCD danh sách các số thứ tự tiếp theo chuẩn bị được phục vụ, đón tiếp

- Hiển thị các số thứ tự đã bỏ qua trên giao diện gọi số thứ tự nếu không đến giao dịch để có thể gọi lại số đó trên giao diện gọi số

- Chuyển số thứ tự đã giao dịch xong ở quầy này sang quầy khác để thực hiện các giao dịch tiếp theo mà không phải lấy lại số thứ tự.

- Gọi hộ số thứ tự cho quầy giao dịch khác nếu quầy đó bận hoặc vắng mặt

- Hệ thống có khả năng lưu dữ liệu khi mất điện hoặc gặp sự cố để không bị mất thông tin về các số thứ tự đang xếp hàng.

- Hệ thống tự động Reset khi qua ngày mới

- Có thể sử dụng máy Smart phone để lấy số thứ tự khi có quyền truy cập, có thể lấy hộ số thứ tự cho khách hàng- Không sử dụng các thiết bị như mạch điều khiển điều này giúp tiết kiệm chi phí và dễ dàng sửa chữa sau này- Hệ thống có thể sử dụng hoàn toàn không dây qua hệ thống wifi của đơn vị

- Ban lãnh đạo có thể theo dõi, kiểm tra, giám sát trực tuyến tình hình giao dịch của tất cả các cơ quan qua mạng internet từ bất kỳ thiết bị nào có nối mạng internet (máy vi tính, máy tính bảng, điện thoại smartphone) mà không cần phải chờ nhận báo cáo từ các chi nhánh/ PGD như trước đây. Đồng thời là cơ sở để xuất ra file làm báo cáo.

- Sử dụng công nghệ âm thanh chuyển đổi giọng nói bằng file text " Text too speech"

- Có thể dễ dàng đưa âm thanh bên ngoài vào phần mềm theo yêu cầu của khách hàng

- Tạo mỹ quan khu vực giao dịch (khách hàng sẽ không tập trung đứng trước quầy giao dịch để chờ).

- Tiết kiệm thời gian và nhân lực cho công tác quản lý, giúp tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm góp phần tăng khả năng cạnh tranh.

- Nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý, kinh doanh.

- Nâng cao uy tín của tổ chức đối với khách hàng.

- Đảm bảo tính khách quan, công bằng, thuận tiện cho mọi khách hàng.

1.2. Đối với nhân viên giao dịch:

- Thuận lợi hơn trong giao dịch.

- Giảm áp lực cho nhân viên giao dịch.

- Tạo lập tính chuyên nghiệp cho nhân viên giao dịch.

- Tăng năng xuất làm việc hơn do rút ngắn thời gian chờ đợi, không phải mệt mỏi vì áp lực từ khách hàng

1.3. Đối với khách hàng:

- Ước lượng được thời gian chờ đến lượt mình vào giao dịch.

- Dễ dàng lựa chọn các sản phẩm, dịch vụ để giao dịch.

- An toàn trong giao dịch (không chen lấn để tránh tình trạng kẻ gian lợi dụng trộm cắp tài sản).

- Biết được chính xác quầy giao dịch sẽ giải quyết công việc cho mình thông qua bảng hiển thị thông tin số thứ tự bằng LCD hoặc Tablet tại mỗi quầy giao dịch và âm thanh mời gọi.

2. QUY TRÌNH THỰC HIỆN GIAO DỊCH QUA HỆ THỐNG XẾP HÀNG TỰ ĐỘNG:

2.1. Bước 1: Khi khách hàng đến giao dịch, lấy số thứ tự tại điểm cấp phiếu theo nghiệp vụ mà mình cần giao dịch, và ngồi đợi tại khu vực chờ của khách hàng.

Kiosk lấy số thứ tự

Lấy số thứ tự dạng để bàn

2.2. Bước 2: Nhân viên giao dịch sẽ nhấn nút trên bàn phím của máy PC người đó ngồi, thậm chí sử dụng Smart phone của người đó làm máy gọi số hoặc bất kỳ thiết bị nào có sử dụng hệ điều hành và kết nối internet đều có thể làm bàn gọi số

2.3. Bước 3: Sau khi thực hiện xong công việc thứ nhất, nếu khách hàng không có giao dịch gì khác thì ra về, nếu khách hàng có giao dịch khác thì nhân viên giao dịch sẽ căn cứ vào chứng từ mà khách hàng nộp sẽ chuyển số thứ tự đó sang quầy có chức năng tương ứng để thực hiện tiếp, số thứ tự của quý khách sẽ được xếp ngay sau số thứ tự đang giao dịch của quầy có chức năng đó.

2.4. Bước 4: Việc thực hiện các giao dịch thứ 2, thứ 3, … sẽ thực hiện lại như Bước 2 và Bước3 cho đến khi hoàn thành tất cả các công việc cần thực hiện cho khách hàng.

2.5. Bước 5: Quy trình thực hiện tương tự như vậy cho các khách hàng tiếp theo.

3. TÍNH NĂNG NỔI BẬT CỦA HỆ THỐNG XẾP HÀNG TỰ ĐỘNG CỦA CÔNG TY VNC-QMS

3.1. Phần cứng:

+ Ứng dụng công nghệ cảm ứng cho tất cả các thiết bị có tiếp xúc trực tiếp với bàn tay người sử dụng (bàn phím sử dụng bàn phím máy tính hoặc smartphone, tablet để gọi, màn hình cảm ứng dùng để khách hàng đến giao dịch lấy số thứ tự). Vì vậy, sẽ khắc phục được hao mòn trong quá trình sử dụng, tăng độ bền thiết bị và tính thẩm mỹ của công trình.

- Dùng công nghệ HTML5 để hiển thị và vì thế tân dụng tất cả các tinh hoa công nghệ internet ngày nay.

3.2. Phần mềm:

+ Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: giúp chỉnh sửa, cài đặt, truy suất dữ liệu để làm báo cáo, gọi số thứ tự giao dịch, chat giữa các quầy giao dịch, . . . . từ bất kỳ thiết bị nào có nối mạng Internet và password của hệ thống (gồm PC, Laptop, Tablet, Smartphone).

+ Hoạt động trên hệ điều hành Windows 7 hoặc Windows 10 64 BIT+ Thống kê chi tiết số lượng từng quầy giao dịch được bao nhiêu số thứ tự theo ngày, tháng+ Hiển thị các số thứ tự đã bỏ qua nếu không đến giao dịch trên giao diện nhân viên gọi số+ Trên giao diện gọi số thứ tự hiển thị số lượng các số thứ tự đang chờ được phục vụ, đón tiếp để nhân viên biết được mình cần đón tiếp phục vụ bao nhiêu người tiện sắp xếp công việc+ Giao diện lấy số thân thiện+ Tất cả dữ liệu hoạt động được lưu lại chi tiết trong database và có thể truy xuất để in báo cáo theo nhiều hình thức khác nhau (word, excel, .pdf,...)+ Tổng hợp và báo cáo thống kê kết quả giao dịch có thể xem báo cáo từ xa+ Chuyển số thứ tự đã giao dịch xong ở quầy này sang quầy khác để thực hiện các giao dịch tiếp theo mà không phải lấy lại số thứ tự.+ Gọi hộ số thứ tự cho quầy giao dịch khác nếu quầy đó bận hoặc vắng mặt+ Có chức năng trợ giúp : giúp các quầy giao dịch có thể hỗ trợ nhau để giải quyết công việc khi một hoặc một số quầy giao dịch có quá đông khách hàng.+ Hệ thống có khả năng lưu dữ liệu khi mất điện hoặc gặp sự cố để không bị mất thông tin về các số thứ tự đang xếp hàng.+ Có chức năng gọi lại khách hàng mà trước đó không có mặt kịp thời để giao dịch.+ Chức năng gọi số thứ tự giao dịch từ trình duyệt Web, không cần cài phần mềm điều khiển (tại mỗi máy tính của giao dịch viên), nhằm giúp giao dịch không bị gián đoạn nếu bàn phím điều khiển tại quầy bị lỗi.+ Hệ thống có khả năng lưu dữ liệu khi mất điện hoặc gặp sự cố để không bị mất thông tin về các số thứ tự đang xếp hàng.+ Gọi khách hàng theo thứ tự thời gian hoặc ưu tiên hoặc bất kỳ số nào.+ Chọn in số thứ tự ra một hoặc nhiều liên khi khách hàng lấy số thứ tự.+ Có thể sử dụng máy Smart phone để lấy số thứ tự khi có quyền truy cập, có thể lấy hộ số thứ tự cho khách hàng+ Không sử dụng các thiết bị như mạch điều khiển điều này giúp tiết kiệm chi phí và dễ dàng sửa chữa sau này+ Hệ thống có thể sử dụng hoàn toàn không dây

+ Tổng hợp và báo cáo thống kê kết quả giao dịch của tất cả các cơ quan có lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động qua mạng Internet: Xem và xuất ra file làm báo cáo toàn bộ trạng thái giao dịch của tất cả các cơ quan có lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động (nội dung báo cáo đúng với nội dung cáo tại mỗi đơn vị sử dụng) từ bất kỳ thiết bị nào (gồm: PC, Laptop, Tablet, Smartphone) và từ bất kỳ nơi nào có mạng Internet (và có password hệ thống xếp hàng tự động). Điều này sẽ giúp ban lãnh đạo có thể kiểm tra,đánh giá tình hình hoạt động của tất cả các cơ quan có lắp đặt hệ thống vào bất kỳ lúc nào mà không cần phải đợi cấp dưới báo cáo như trước đây.

+ In số thứ tự và Đọc mời gọi số thứ tự vào giao dịch bằng nhiều ngôn ngữ: Việt, Anh.... In số thứ tự và đọc gọi số thứ tự từng ngôn ngữ riêng biệt cho từng số thứ tự tương ứng với từng đối tượng khách hàng (đọc mời gọi bằng tiếng Việt cho khách hàng nói tiếng Việt, tiếng Anh cho khách hàng nói tiếng Anh, tiếng Hoa cho khách hàng nói tiếng Hoa, . . .), nhằm vừa tránh gây ồn nếu như phải đọc mời 1 số thứ tự với nhiều ngôn ngữ cùng lúc, vừa phục vụ tốt cho nhiều đối tượng khách hàng có sử dụng ngôn ngữ khác nhau. (Số lượng ngôn ngữ sử dụng có thể thay đổi theo nhu cầu sử dụng của mỗi cơ quan).

+ Kết hợp chung với phần mềm điều khiển hệ thống đánh giá sự hài lòng để xác định công dân đã đánh giá, góp ý là của số thứ tự giao dịch nào đã giao dịch (khắc phục được tình trạng cán bộ tự đánh giá tốt cho chính mình). Mỗi số thứ tự giao dịch chỉ được đánh giá, góp ý 1 lần (không có số thứ tự giao dịch thì phần mềm không cho phép đánh giá, góp ý).

+ Sử dụng công nghệ "Text to Speech" để hoàn toàn động chuyển đổi giọng nói từ file Text, xem video dưới

+ Có thể đưa âm thanh vào phần mềm theo yêu cầu của khách hàng

+ Thống kê chi tiết các giao dịch viên thực hiện đón tiếp số thứ tự trong bao lâu, thống kê theo ngày, theo tháng để dễ dàng đánh giá chất lượng làm việc của từng nhân viên