xin hướng dẫn sử dụng Card ghi âm tansonic được không

Chào bạn!

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CARD GHI ÂM TANSONIC

1.      Đăng nhập phần mềm:

2. Trạng thái khi thực hiện cuộc gọi

- Khi thực hiện cuộc gọi đi ra ngoài cổng ghi âm sẽ báo giao diện màu xanh:

- Sau khi kết thúc cuộc gọi đi sẽ xuất hiện fine ghi âm trên phần mềm :

- Cuộc gọi đến cổng ghi âm sẽ báo màu vàng và hiển thị số gọi đến.

Chú ý: muốn hiện thị số gọi đến đc thì đuờng line của bạn phải đáng ký dịch vụ hiển thị

số với bưu điện:

- Sau khi kết thúc cuộc gọi đến sẽ xuất hiện fine ghi âm trên phần mềm

3. Cài đặt cách thức làm việc cho card ghi âm:

a. Recordset

Trong đó:

+ Channel: Kênh điện thoại tương ứng (Tức là line máy lẻ được dùng để ghi âm).

+ UserNumber: Tên hoặc đặt số điện thoại cho người dùng cho line điện thoại đó

+ Monitor: Trạng thái giám sát line ghi âm

+ Record: Chế độ ghi âm (Ghi âm tất cả: full; Gọi đến hay chỉ gọi đi).

+ 24Hr.Record: Chọn ghi âm 24/24 giờ.

+ Chọn thời gian ghi âm

- StartTime1: Thời gian ghi thứ nhất trong ngày.

- EndTime1: Thời gian kết thúc ghi thứ nhất trong ngày.

…..

+ BootMode:

- Votage: Ghi âm theo điện áp (nhấc máy/ đặt máy)

- Voice: Ghi âm theo âm thanh (Voice) tức là có âm thanh thì ghi.

- Digit: Ghi âm tùy chọn, tức là muốn ghi âm thì bấm phím bắt đầu ghi âm

(*) và thôi ghi âm thì bấm phím kết thúc (#)

+ Sau đó lựa chon Return để chấp nhận những thong số vừa nhập.

b. Parameter:

Nơi mà bạn có thể thiết lập được nơi lưu giữ những bản ghi âm, thiết lập những

phương pháp quản trị, ngôn ngữ dung và các thiết lập cần thiết khác.

Phần lựa chọn RecordOption nơi thiết lập:

* Tab: Record Option

- Record storage space :

+ Record Save to Disk: Dung lượng bộ nhớ cho phần lưu trữ(500MB).

+ Automatic clearance when the space use up: Phần mền sẽ tự động xóa đi các bản

ghi cũ khi dung lượng phần lưu trữ vượt quá (100 MBdata).

- Recording file storage station: Chọn ổ đĩa nào để ghi file ghi âm

- Start record seconds : Chọn thời gian bao lâu sau khi nhâc máy thì bắt đầu ghi âm

- By the folder/ By the chanel: Chọn file ghi âm sẽ được lưu vào 1 thư mục hay mỗi

line ghi âm sẽ được lưu vào 1 thư mục riêng.

- Compressibility: Chọn chế độ nén cho file ghi âm

* Tab: Number Option

Chọn các số điện thoại không được ghi âm. Tính năng này dùng loại bỏ các số điện

thoại đặc biệt không được phép ghi âm như điện thoại của giám đốc….

* Tab: Password Option

Chọn chế độ password khi đăng nhập hệ thống ghi âm

* Tab: Language Option

Chọn ngôn ngữ hiển thị cho phần mềm

* Tab: Seat Option

Chọn máy tính hiển thị POPUP, hiển thị số gọi đến trên nhiều máy tính. Tính năng

quản lý danh bạ khách hàng khi gọi đến.

Để hiện thị được danh bạ khách hàng các bạn phải điền đầy đủ địa chỉ IP của các máy

tính trong nội bộ mạng LAN vào bảng sau .

- Lunch IP: Phải tích vào nếu muốn hiển thị số trên máy tính

- Specified seat ID (Bỏ qua)

- Name: Tên máy tính của người cần hiển thị số gọi đến (Tên tùy chọn)

- IP: Địa chỉ IP của máy tính muốn hiển thị số gọi đến (Chú ý: Phải đặt IP

tĩnh cho máy tính đó).

- Department: Tên phòng ban (tên tùy chọn)

- Passage set: Kênh (line) muốn hiển thị trên máy tính đó.

Ví dụ: các bạn muốn các cuộc gọi đến trên đường line số 01, 02,03,04 hiển thị

hết trên máy tính A và máy tính A có địa chỉ IP tương ứng là 192.168.1.101 thì các

bạn điền thông tin như bảng trên, khi ấy tất cả các số điện thoại gọi đến trên Line 01

và Line 02,03,04 sẽ được hiển thị.

c. Play

Phần trên chúng ta đã biết cách thiết lập chế độ làm việc của phần mềm, bây

giờ để có thể nghe lại các cuộc gọi ra, vào mà phần mềm đã lưu bạn hãy lựa chọn

biểu tượng Play ở trên thanh công cụ:

Trên cửa sổ Play chúng ta có thể thấy được đầy đủ thông tin về một cuộc gọi: chỉ

báo, kênh gọi, thời gian cuộc gọi, gọi đến hay gọi đi, thời gian gọi, thư mục lưu cuộc gọi,

mức độ quan trọng của cuộc goi, ghi chú liên quan đến cuộc gọi…

- Để nghe lại một cuộc gọi bạn hãy nhấp chuột vào biểu tượng Play trên giao diện

dùng, nội dung cuộc gọi bạn có thể nghe được khi jac cắm loa chắc chắn đã được cắm

vào đúng chỗ trên card ghi âm.

Trên cửa sổ Play chúng ta có thể thấy những thông tin về một cuộc gọi bao gồm:

kênh gọi(Channel), tên người dùng hoặc số điện thoại(User/number), số trung kế(TRK),

thời điểm gọi(CallTime), thời gian gọi(Duration), số đã gọi(DialNumber, nếu cuộc gọi đi

thì sẽ hiện số gọi, cuộc gọi đến sẽ hiện số khi số máy của bạ đăng ký với nhà dịch vụ),

hướng cuộc gọi(Direction, cuộc gọi đến- incoming, cuộc gọi đi- DialOut), nơi lưu cuộc

gọi đ ã ghi(RecordFile),…

- Để tạm dừng nghe lại một cuộc gọi bạn hãy lựa chọn Pause.

- Để kết thúc nghe lại một cuộc gọi bạn hãy lựa chọn Stop.

- Lựa chọn Circularly broadcast để nghe lại lần lượt các cuộc gọi trong một Bill.

- Để xóa một cuộc gọi hãy lựa chọn cuộc gọi đó và lựa chọn nút lệnh: Delete

- Để xoá toàn bộ các bản gi bạn hãy lựa chọn DeleteBill.

- Để xác nhân một cuộc gọi là quan trọng bạn hãy lựa chọn nút lệnh importance,

nếu lệnh này được lựa chọn thì phần mềm sẽ không xoá được khi bạn lựa chọn xoá.

- Để xuất ra một tệp định dạng Excel thuận tiện cho việc xử lý thông tin liên quan

bạn có thể lựa chọn nút lệnh ExportExcel.

- Để in ra những thông tin lien quan bạn hãy lựa chọn PrintResult.

d. Unanswer.

List các cuộc gọi nhỡ (Khi gọi đến không có người nhấc máy)

e. Popup

Bật chương trình quản lý danh bạ khách hàng trên các máy tính.

Sau khi bật chương trình Popup sẽ ra biểu tượng sau :

Hướng dẫn sử dụng chương trình hiện số gọi đến quản lý danh bạ khách hàng.

Binh thường khi bật chương trình lên sẽ có màn hình sau hiên ra.

- Log incoming: Tất cả các cuộc gọi đến sẽ được lưu trong mục này:

- Customer và Books: Tất cả các danh bạ khách hàng được lưu lại tại đây.

- Setting: Cài đặt thông số hiển thị cuộc gọi đến

- About: Liên hệ nhà phần phối

- Message: Chat nội bộ trong mạng LAN

- Incoming: Hiển thị thông số cuộc gọi đến tức thời

- Exit Popup: Thoát khỏi chương trình

Lưu cuộc gọi đến vào danh bạ.

Sau khi bật chương trình lên cuộc gọi đến sẽ hiển thị như 1 POPUP nhỏ bên góc phải

màn hình theo hình dưới đây, các bạn có thể thêm cuộc gọi đó vào danh bạ khách

hàng hoặc bỏ qua cuộc gọi đó bằng cách ấn trực tiếp vào biểu tượng đó

Sau khi add sẽ ra biểu tượng các bạn kích vào YES nó sẽ ra biểu tượng

các bạn có thể điền đầy đủ thông tin khách hàng vào hình trên .Lần sau khi khách

hàng gọi đến sẽ hiển thị thông tin các bạn đã add vào danh bạ.

Xem thông tin danh bạ khách hàng.

Tại đây các bạn có thể thấy hết danh bạ khách hàng hiển thị trên màn hình, trong

trường hợp các bạn muốn tìm người nào thì chỉ cần đánh tên hoặc số điện thoại vào

mục search là có thể thấy được thông tin về người đó hiện ra.

- Edit: Sửa danh bạ khách hàng đã được lưu

- Add: Thêm khách hàng vào danh bạ

- Delete row: Xóa khách hàng đó khỏi danh bạ

- ExportExcel: kết xuất danh bạ khách hàng sang excel

- Outputbackup: Lưu lại danh bạ khách hàng

- Inputbackup: Khôi phục lại danh bạ khách hàng đã lưu

- Return: Thoát khỏi danh bạ khách hàng.

Trân trọng!

Tái bút: Bạn Click vào "Like" ở dưới để hỗ trợ chúng tôi chăm sóc khác hàng tốt hơn bạn nhé

VNCTEL